Depoda “beyaz panel”, satışta “18 mm beyaz levha”, satın almada ise tedarikçinin ürün koduyla tanınan bir malzeme düşünün. Üç kayıt aynı ürünü anlatıyor olabilir. Fakat bir ERP programı, bu isimlerin aynı şeyi ifade ettiğini kendiliğinden bilmek zorunda değildir.
ERP’ye geçişte ana veri hazırlığı, işletmenin ortak kullandığı kayıtları anlaşılır ve tutarlı hâle getirmektir. Veri kalitesi ve aktarım kontrolleri, ERP kurulumunun temel parçaları arasında yer alır. Oracle ERP uygulama rehberi de bu kontrolleri ele alır.
Ana veri ile günlük işlemleri ayırın
Ürün kartı, müşteri kartı, tedarikçi kartı ve ölçü birimi tekrar tekrar kullanılan temel kayıtlardır. Sipariş, tahsilat ve stok hareketi ise bu kayıtlarla ilişkilendirilen işlemlerdir.
Bu ayrım önemlidir: Ürün kartının adını düzeltmek ile geçmiş bir siparişin miktarını değiştirmek aynı iş değildir. Veri temizliği yapılırken eski hareketlerin anlamı korunmalıdır.
İlk adımda hangi kayıt grubundan kimin sorumlu olduğunu belirleyin. Ürün tanımını üretim ve depo birlikte doğrulayabilir; cari kartların kontrolü ise ilgili satış veya satın alma sorumlusuyla yapılabilir.
Ürün adını değil, ürün kimliğini netleştirin
Aynı ürüne farklı isimler verilmesi kadar, farklı ürünlere aynı ismin verilmesi de sorun yaratır. Ölçü, malzeme, renk veya teknik özellik değiştiğinde ayrı takip gerekip gerekmediğini belirleyin.
Varsayımsal bir örnekte aynı model kulpun siyah ve krom seçenekleri depoda ayrı tutuluyor olsun. İkisini yalnız “dolap kulpu” adıyla kaydetmek, sipariş hazırlarken yanlış ürün seçilmesine yol açabilir.
Ürün kodları tutarlı olsun; değişebilen fiyat veya geçici tedarikçi bilgilerini ürünün kalıcı kimliği yerine kullanmayın. Eski kodları da yeni kayıtla eşleştirecek bir referans listesinde koruyun. Kod düzeninin ayrıntıları için stok kodu rehberini inceleyebilirsiniz.
Ölçü birimlerini eşitlemeden miktarları taşımayın
“10 kutu” ile “10 adet” aynı miktar değildir. Varsayımsal olarak her kutuda 12 adet bulunan bir ürünün 10 kutusu, 120 adede karşılık gelir.
Ancak bu dönüşümü bütün ürünlere uygulayamazsınız. Başka bir ürünün kutusunda farklı miktar bulunabilir. Alış birimi, stok birimi ve varsa dönüşüm oranı ürün bazında doğrulanmalıdır.
Yeni sistem birim dönüşümünü desteklemiyorsa destekliyormuş gibi veri aktarmayın. Kullanılacak temel birimi ve giriş yöntemini kurulum sırasında netleştirin. Buradaki hazırlık yöntemi, her ERP veya işletme yönetim programının aynı dönüşüm özelliklerine sahip olduğu anlamına gelmez.
Benzer cari adlarını otomatik birleştirmeyin
Benzer isimli iki firma farklı işletmeler olabilir. Aynı firmanın farklı yazılmış kayıtları da bulunabilir. Yalnız isim benzerliğine bakarak karar vermek yerine güvenilir firma bilgilerini ve ilişkili hareketleri kontrol edin.
Birleştirme yapılacaksa hangi kaydın korunacağı, eski referansların nasıl bulunacağı ve işlemlerin doğru kartta kalıp kalmadığı belli olmalıdır. Belirsiz kayıtları zorla birleştirmek yerine inceleme listesine ayırın.
Küçük bir deneme aktarımıyla başlayın
Önce farklı özellikte birkaç kayıt seçin: varyantlı ürün, farklı birimli malzeme, müşteri ve tedarikçi gibi. Aktarım sonrası yalnız kayıt sayısına bakmayın; alanların doğru yere geldiğini ve kayıtların kullanılabildiğini de kontrol edin.
Kaynak dosyanın değiştirilmemiş kopyasını saklayın. Deneme doğrulanmadan toplu aktarıma geçmeyin. Açık işlerin ve geçiş tarihinin nasıl ele alınacağı ayrı bir konudur; üretim programına geçişte veri taşıma rehberinde bu adımları bulabilirsiniz.
ERP’ye düzgün başlamak, bütün eski veriyi hızlıca taşımaktan önce hangi bilginin doğru olduğunu bilmektir.
