“Ali Bey aradı, fiyatı pahalı buldu. Sonra konuşuruz.” Bu cümle bir görüşme notu gibi görünür; fakat ertesi gün kaydı açan kişi ne teklif edildiğini, kimin döneceğini ve “sonra”nın hangi tarih olduğunu bilemez. Not vardır, takip yoktur.
İyi müşteri görüşme notu konuşmanın tamamını yazıya dökmez. Kararı etkileyen bilgiyi, verilen sözü ve bir sonraki adımı başka bir ekip üyesinin anlayacağı kadar açık kaydeder.
Müşteri görüşme notu neden tutulur?
Görüşme notunun amacı çalışanı denetlemek veya müşterinin her cümlesini arşivlemek değildir. Üç sorunun cevabını korur:
- Müşteri ne istedi veya hangi itirazı bildirdi?
- Görüşmede hangi karar ya da söz verildi?
- Şimdi kim, neyi, hangi tarihe kadar yapacak?
Bu cevaplar yalnız görüşmeyi yapan kişinin telefonunda veya hafızasında kalırsa izin, yoğunluk ya da personel değişiminde müşteri yeniden baştan anlatmak zorunda kalır. Müşteri kartındaki kısa fakat düzenli not, bilgi sahipliğini kişiden işletmeye taşır.
CRM görüşme notunda bulunması gereken 8 alan
| # | Alan | Ne yazılır? |
|---|---|---|
| 1 | Tarih, saat ve kanal | 28.08.2026 10.30 · telefon / WhatsApp / yüz yüze |
| 2 | Görüşülen kişi ve rolü | Ali Yılmaz · satın alma sorumlusu |
| 3 | Görüşmenin amacı | TKL-184 teklifinin teslim tarihi ve fiyat itirazı |
| 4 | Doğrulanmış ihtiyaç | 120 adet, iki parti teslim, ilk parti 15 Eylül |
| 5 | İtiraz / engel | Toplam fiyat bütçenin %8 üzerinde |
| 6 | Karar ve verilen söz | Alternatif malzeme etkisi hesaplanacak; fiyat sözü verilmedi |
| 7 | Sonraki adım, sorumlu ve tarih | İbrahim · revize seçenek · 29.08 saat 15.00 |
| 8 | Bağlı kayıt ve erişim notu | TKL-184 · teknik çizim iş ekinde; yetkili ekip görür |
Bu sekiz alanın her biri ayrı özel CRM alanı olmak zorunda değildir. Küçük işletme, aynı başlıkları serbest not içinde düzenli bir şablon olarak kullanabilir.
Not ile konuşma dökümü aynı şey değildir
Görüşmedeki her cümleyi yazmak notu daha güvenilir yapmaz. Uzun döküm içinde karar ve takip adımı kaybolabilir. Not; yorumu, duyumu ve doğrulanmış bilgiyi ayırmalıdır.
| Belirsiz ifade | Daha kullanılabilir kayıt |
|---|---|
| “Fiyat pahalı geldi.” | “TKL-184 toplamı bütçesinin yaklaşık %8 üzerinde olduğunu söyledi; rakam müşteri beyanıdır.” |
| “Acil istiyor.” | “İlk 40 adedi 15 Eylül, kalan 80 adedi 25 Eylül istedi.” |
| “Döneceğiz.” | “Alternatif malzeme ve termin etkisini Ayşe, 29 Ağustos 15.00'e kadar iletecek.” |
| “Müşteri zor biri.” | “Teklifte üç ayrı teslim senaryosu ve yazılı fiyat geçerlilik süresi istedi.” |
| “İndirim yaptık.” | “Yetkili onayıyla TKL-184'te %3 iskonto uygulandı; yeni toplam teklifte görülebilir.” |
Kişilik etiketi yerine gözlemlenebilir talep ve karar yazın. “Zor”, “güvenilmez” veya “sürekli sorun çıkarıyor” gibi ifadeler takip edilebilir bilgi üretmez ve gereksiz kişisel değerlendirme oluşturur.
Kopyalanabilir görüşme notu şablonu
Tarih / kanal: [gg.aa.yyyy ss:dd · telefon / WhatsApp / yüz yüze]
Görüşülen kişi / rol: [ad soyad · görev]
Bağlı kayıt: [müşteri · teklif / sipariş / iş numarası]
Amaç: [görüşmenin tek cümlelik konusu]
İhtiyaç / doğrulanan bilgi: [miktar, tarih, ürün, bütçe veya teknik şart]
İtiraz / engel: [müşterinin kendi ifadesinin kısa özeti]
Karar / verilen söz: [ne kabul edildi, ne edilmedi; fiyat veya termin sözü verildiyse açıkça]
Sonraki adım: [iş] · Sorumlu: [kişi] · Tarih: [gg.aa.yyyy ss:dd]
“Verilen söz” alanı özellikle önemlidir. Ekip henüz maliyet veya kapasite kontrolü yapmadıysa “20 Eylül teslim sözü verildi” yazılmamalı; “20 Eylül talebi alındı, üretim teyidi bekleniyor” denmelidir.
Görüşme notu ne zaman yazılmalı?
Not görüşme sırasında kısa maddeler hâlinde alınabilir; nihai kayıt görüşmeden hemen sonra tamamlanmalıdır. Saatler sonra yazılan not, karar ile yorumun birbirine karışmasına yol açar.
- Görüşmeden önce müşteri, açık teklif ve son notu okuyun.
- Konuşma sırasında yalnız karar, sayı, tarih ve itirazı işaretleyin.
- Görüşme biter bitmez sekiz alanı tamamlayın.
- Verilen fiyat ve tarih sözünü ilgili teklif veya iş kaydıyla karşılaştırın.
- Sonraki adımı tek sorumlu ve kesin tarihle yazın.
- Müşteriye gönderilecek teyit gerekiyorsa notla aynı içeriği kullanın.
Bir görüşmede üç farklı iş çıktıysa tek bir “aranacak” notu yerine her işin sahibini ayırın. Ortak sorumluluk çoğu zaman sahipsiz sorumluluk demektir.
Teklif görüşmesi için örnek
Kötü not: “Ali Bey fiyatı yüksek buldu. Müdürle konuşup döneceğiz.”
Yapılandırılmış not:
28.08.2026 10.30 · telefon · Ali Yılmaz / satın alma
Bağlı kayıt: TKL-184
Amaç: Teklif toplamı ve iki partili teslim talebi.
İhtiyaç: 120 adet; 40 adet 15 Eylül, 80 adet 25 Eylül.
İtiraz: Mevcut teklifin kendi bütçesinin yaklaşık %8 üzerinde olduğunu söyledi.
Karar: Henüz indirim veya teslim sözü verilmedi. Alternatif malzemenin fiyat ve kalite etkisi hazırlanacak.
Sonraki adım: Ayşe, üretim ve maliyet teyidinden sonra iki seçeneği 29.08.2026 saat 15.00'e kadar gönderecek.
Bu kaydı ertesi gün başka bir satış çalışanı açtığında müşteriye neyin söylenip neyin söylenmediğini anlayabilir. Tekliflerin sonraki durumunu ölçmek için teklif takibi ve dönüşüm oranı rehberini inceleyebilirsiniz.
WhatsApp görüşmesi nasıl notlanmalı?
Bütün mesaj dizisini müşteri notuna kopyalamak yerine kararı özetleyin ve gerekli dosyayı ilgili işe bağlayın. Fiyat, ölçü veya termin değişikliği gibi önemli bir karar varsa hangi mesaj ve tarihe dayandığını belirtin.
- “WhatsApp'ta konuşuldu” yerine kararın kendisini yazın.
- Sesli mesajdaki teknik talebi yazılı olarak müşteriye teyit ettirin.
- Kişisel sohbeti ve işle ilgisiz bilgiyi CRM notuna taşımayın.
- Dosya yalnız ilgili işte gerekiyorsa müşteri kartına tekrar tekrar yüklemeyin.
İzinli ve düzenli iletişim için WhatsApp ile müşteri takibi rehberine bakabilirsiniz.
Gereksiz kişisel bilgi yazmayın
Müşteri görüşme notu iş amacına hizmet edecek kadar bilgi içermelidir. Kişinin sağlık durumu, aile hayatı, siyasi görüşü veya işle ilgisiz özel konuşmaları “ileride lazım olur” düşüncesiyle kaydedilmemelidir.
Kişisel Verileri Koruma Kurumunun kişisel verilerin işlenmesine ilişkin rehberi, verilerin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması gerektiğini açıklar. Not erişimi de görev gereği görmesi gereken kullanıcılarla sınırlandırılmalıdır.
Ses kaydı ayrı bir konudur. Görüşme notu tutmak, telefon konuşmasını gizlice kaydetme yetkisi vermez. Ses kaydı düşünülüyorsa hukuki dayanak, aydınlatma ve saklama süreci uzman görüşüyle ayrıca değerlendirilmelidir.
Takibin çalışıp çalışmadığı nasıl ölçülür?
Not sayısını artırmak hedef değildir. Önemli olan, vadesi gelen sonraki adımların tamamlanmasıdır:
Takip tamamlama oranı = Zamanında tamamlanan takip adımı ÷ O dönemde vadesi gelen takip adımı × 100
Bir haftada 20 takip adımının vadesi gelmiş ve 16'sı zamanında tamamlanmışsa oran:
16 ÷ 20 × 100 = %80
Kalan dört adımın neden geciktiği incelenmelidir: sorumlu yok, tarih belirsiz, müşteri dönüşü bekleniyor veya iş kapasite teyidinde mi? “Müşteri dönüşü bekleniyor” da sonsuz açık durum olmamalı; bir sonraki kontrol tarihi yazılmalıdır.
| Gösterge | Soru |
|---|---|
| Vadesi gelen takip | Bu hafta kaç geri dönüş sözü vardı? |
| Zamanında tamamlanan | Kaçı söz verilen tarihte yapıldı? |
| Sahipsiz kayıt | Sorumlusu yazılmayan kaç adım var? |
| Tarihsiz kayıt | “Sonra aranacak” denilen kaç not var? |
| Sonuçsuz teklif | Kabul, ret veya yeni tarih almadan açık kalan kaç teklif var? |
Not kalitesini kontrol eden beş soru
- Başka bir çalışan müşteriyi aramadan önce ne konuşulduğunu anlayabilir mi?
- Talep ile işletmenin verdiği söz açıkça ayrılmış mı?
- Bir sonraki işin tek bir sorumlusu var mı?
- Kesin tarih ve saat yazılmış mı?
- İş için gereksiz kişisel değerlendirme çıkarılmış mı?
Beş sorudan biri “hayır” ise not tamamlanmış sayılmamalıdır.
krkbos görüşme notunda ne sağlar?
Müşteri takip programı sayfasında açıklandığı gibi iletişim bilgileri, müşteriye bağlı işler, teklifler, cari bilgiler ve konuşma notları yetkili kullanıcılar için aynı müşteri kaydında görülebilir. “Pazartesi aranacak” veya “renk değişikliği istedi” gibi ekip notları müşteri kartında tutulabilir.
Açık sınır: krkbos görüşmeyi otomatik yazıya dökmez, duygu analizi yapmaz, nottan kendiliğinden satış skoru üretmez ve işletmeye özel yeni yapılandırılmış alanlar oluşturmaz. Serbest not alanında ortak şablon kullanılabilir; takip disiplini ve notun doğruluğu kullanıcıya aittir.
İlk hafta nasıl başlanır?
- Sekiz alanlı not şablonunu ekiple paylaşın.
- Sonraki adım için sorumlu ve tarih yazmayı zorunlu çalışma kuralı yapın.
- Eski bütün konuşmaları taşımayın; açık teklif ve aktif müşterilerden başlayın.
- Bir hafta sonra tarihsiz ve sahipsiz notları birlikte gözden geçirin.
- Kullanılmayan alanı çıkarın, sürekli eksik kalan alanın nedenini sorun.
CRM'e geçiş sırasını daha geniş biçimde görmek için CRM kurulumunda ilk hafta rehberini inceleyebilirsiniz.
Müşteri görüşme notu hakkında sık sorulan sorular
Her telefon görüşmesi için not gerekir mi?
İş, teklif, ödeme, teslim veya müşteri ilişkisini etkileyen karar ve sözler kaydedilmelidir. Yalnız selamlaşma veya işlem sonucu doğurmayan kısa konuşmayı arşivlemek gerekmez.
Görüşmenin tamamını yazmalı mıyım?
Hayır. Amaç konuşma dökümü değil; ihtiyaç, itiraz, karar, verilen söz ve sonraki adımı korumaktır.
Müşterinin söylediği her bilgi doğru kabul edilmeli mi?
Hayır. Müşteri beyanı ile doğrulanmış kayıt ayrılmalıdır. Örneğin “bütçesinin %8 üzerinde olduğunu söyledi” ifadesi, bütçenin tarafınızdan doğrulandığı anlamına gelmez.
Bir sonraki adımın iki sorumlusu olabilir mi?
Katkı veren birden fazla kişi olabilir; fakat tamamlamadan sorumlu tek kişi belirlenmesi takip belirsizliğini azaltır.
WhatsApp ekran görüntüsünü müşteri kartına eklemek yeterli mi?
Tek başına yeterli olmayabilir. Karar ve sonraki adım kısa notla yazılmalı; gerekli dosya doğru teklif veya işe bağlanmalıdır.
krkbos görüşmeleri otomatik özetler mi?
Hayır. Serbest müşteri notu tutulabilir; otomatik konuşma dökümü, özet, duygu analizi veya satış skoru yoktur.
