Atölyenin rafında aynı türden iki malzeme bulunabilir: biri işletmenin satın aldığı, diğeri müşterinin işlenmek üzere getirdiği malzeme. Görünüşleri aynı olsa da hangi işe ait oldukları ve kalanlarının ne yapılacağı farklıdır. Yalnız ürün adına bakılarak yapılan takip bu ayrımı kaybettirebilir.
Müşteri malzemesi takibinde amaç, teslim alınan malzemenin hangi müşteriye ve işe bağlı olduğunu; ne kadarının kullanıldığını, ne kadarının kaldığını ve ne kadarının geri verildiğini açık tutmaktır. Aşağıdaki düzen fiziksel miktar takibini anlatır; hukuki sahiplik ve muhasebeleştirme uygulamalarının yerini tutmaz.
Teslim alırken miktarı ve iş bağlantısını belirleyin
Malzeme geldiğinde yalnız taşıma belgesindeki miktarı kopyalamayın. İşletmenin uygun sayım veya ölçüm yöntemiyle teslim alınan miktarı doğrulayın. Bildirilen miktarla bulunan miktar farklıysa farkı kaydedip ilgili tarafla açıklığa kavuşturun.
Kayıtta müşteri, sipariş veya iş referansı, malzeme tanımı, birim, teslim tarihi ve doğrulanan miktar bulunmalıdır. Varsa parti bilgisi ve malzemenin ayırt edici özellikleri de aynı bağlamda tutulabilir. Mal kabul süreci, girişte yapılacak karşılaştırmaları düzenlemek için başlangıç sağlar.
Kullanıma uygunluk kararı ile teslim alma kaydını birbirine karıştırmayın. Malzemeyi teslim almak, her iş için uygun olduğunu kabul etmek anlamına gelmez.
Benzer malzemeleri fiziksel olarak ayırın
Kayıt doğru olsa bile sahada hangi malzemenin kullanıldığı anlaşılmıyorsa takip eksik kalır. Ayrılmış alan, anlaşılır etiket ve işe bağlı malzeme referansı birlikte kullanılabilir. Uygulanacak yöntem malzemenin yapısına ve atölyenin çalışma koşullarına uygun olmalıdır.
Aynı müşterinin farklı tarihlerde getirdiği malzemeleri de ihtiyaç varsa ayrı izleyin. Eski teslimatla yeni teslimatın karışması, kalan miktarın hangi işe ait olduğunun anlaşılmasını zorlaştırabilir.
Parti bazında izleme gereken işlerde parti ve lot izlenebilirliği yaklaşımı yardımcı olur. Ancak yalnız parti numarası yazmak, malzemenin gerçek kullanım hareketlerini kaydetmenin yerine geçmez.
Üretime ayırmak ile tüketmek farklıdır
Bir iş için malzeme ayırdığınızda malzeme henüz fiziksel olarak tüketilmiş olmayabilir. “Bu işe kullanılacak” bilgisi bir planlama kararıdır. Gerçek tüketim ise işin uygulanması sırasında oluşur.
Ayrılan miktarı doğrudan tüketim sayarsanız iş iptal olduğunda veya daha az malzeme kullanıldığında kayıt ile saha ayrışır. Benzer biçimde üretim alanına taşınmış ama kullanılmamış malzeme de yalnız yer değiştirdiği için tüketilmiş kabul edilmemelidir.
Takipteki her miktarın anlamını baştan tanımlayın. Giriş, ayırma, gerçek kullanım, geri dönüş ve müşteriye iade aynı olayın farklı isimleri değildir. Kullandığınız yazılım veya tabloda bu ayrımların nasıl tutulacağını uygulamadan önce netleştirin.
Örnek: 100 kilogramlık müşteri malzemesi
Varsayımsal bir işte müşteriden 100 kg malzeme teslim alınsın. Bunun 60 kg'ı belirli bir işe ayrılsın. Ayırma anında atölyedeki fiziksel miktar hâlâ 100 kg'dır; 60 kg tüketim gerçekleşmiş değildir.
İş tamamlandığında gerçekte 55 kg tüketildiği kaydedilsin. Başlangıçta ayrılan fakat kullanılmayan 5 kg üzerindeki iş tahsisi kaldırılsın. Böylece kullanılmamış toplam miktar 45 kg olur.
Müşteriyle kararlaştırılan teslim doğrultusunda bu miktarın 20 kg'ı müşteriye geri verilsin, 25 kg'ı atölyede kalsın:
100 kg teslim alınan = 55 kg tüketilen + 20 kg iade edilen + 25 kg kalan
Bu örnek başka giriş, kayıp veya fark bulunmadığını varsayar. Tüketilen 55 kg, ortaya çıkan ürünün ağırlığı anlamına gelmez; burada yalnız giriş malzemesinin hareketleri izlenmektedir. İşlemden ayrıca geri verilebilir artık malzeme çıkıyorsa bu da ayrı ölçülüp izlenmelidir; örnek bunu içermemektedir.
Kalanı ve açıklanamayan farkı birlikte kapatmayın
İş tamamlandığında kalan malzemenin miktarını ve konumunu doğrulayın. Müşteriye geri verildiyse teslim kaydını aynı iş referansıyla ilişkilendirin. Atölyede tutulacaksa hangi iş veya karar kapsamında beklediği açık olsun.
Kayıt ile sayım arasında fark varsa kalan miktarı sessizce değiştirerek eşitlemeyin. Önce kaydedilmemiş kullanım, yer değişikliği, iade veya ölçüm farkı olup olmadığını araştırın. Stok sayımı ve fire yönetimi bu incelemenin düzenlenmesine yardımcı olur. Açıklanamayan farkı doğrudan fire kabul etmeyin.
Müşteri malzemesini sipariş ve üretim kayıtlarıyla birlikte değerlendirmek için imalat takip programı sayfasını inceleyebilirsiniz. Özel müşteri malzemesi veya miktar hareketi ihtiyaçlarınızı, otomatik bir modül bulunduğunu varsaymadan gerçek iş örneğiniz üzerinden kontrol edin.
Sık sorulan sorular
İşe ayrılan malzeme stoktan tüketilmiş sayılır mı?
Hayır. Ayırma bir kullanım planıdır. Fiziksel tüketim gerçekleştiğinde ilgili hareket ayrıca doğrulanmalıdır.
Müşteriden gelen aynı tür malzemeler birleştirilebilir mi?
Takip ihtiyacı değerlendirilmeden birleştirilmemelidir. Müşteri, iş, parti veya teknik özellik ayrımı kaybolacaksa ayrı tutulmaları gerekir.
