Müşteriden ödeme geldiğinde ilk soru “Ne kadar gönderdi?” olur. Birden fazla açık fatura varsa ikinci soru da gerekir: “Bu ödeme hangi borcu kapatıyor?” Toplam müşteri bakiyesi doğru görünse bile ödeme yanlış faturayla eşleştirilmiş olabilir.
Bu yazı tahsilatın genel tanımını değil, kısmi ödeme sonrasında fatura kalanlarını kontrol etme yöntemini anlatır. Ön muhasebe programındaki toplamı tek başına yeterli saymadan hangi kaydın ne kadar açık kaldığını doğrulayabilirsiniz.
Kontrol çizelgesini aynı tarih için hazırlayın
Önce kontrolün hangi tarih ve saate kadar olan hareketleri kapsadığını belirtin. Sabah alınan ekstreyle öğleden sonra güncellenmiş fatura listesini karşılaştırmak, gerçekte olmayan bir fark yaratabilir. Para birimlerini de ayrı değerlendirin; farklı para birimlerindeki tutarları dönüşüm kuralı olmadan toplamayın.
Fatura referansı, ilk tutar, bu faturaya bağlanan tahsilat, varsa doğrulanmış düzeltme ve kalan tutar aynı satırda olsun. Kullanılan yazılım bu eşleştirmeyi göstermiyorsa otomatik yaptığını varsaymayın; kayıtların hangi yöntemle ilişkilendirildiğini netleştirin.
Örnek: iki fatura ve tek kısmi ödeme
Aşağıdaki örnek varsayımsaldır. Müşterinin iki açık faturası vardır; gelen 15.000 TL'nin A faturasına ait olduğu teyit edilmiştir. Açılış bakiyesi, iade, iskonto, mahsup veya başka hareket bulunmamaktadır.
| Kayıt | Fatura tutarı | Bağlanan tahsilat | Kalan alacak |
|---|---|---|---|
| A faturası | 24.000 TL | 15.000 TL | 9.000 TL |
| B faturası | 16.000 TL | 0 TL | 16.000 TL |
| Toplam | 40.000 TL | 15.000 TL | 25.000 TL |
İlk kontrol 40.000 − 15.000 = 25.000 TL işlemidir. İkinci kontrol fatura kalanlarının toplamıdır: 9.000 + 16.000 = 25.000 TL. Bu örnekte iki sonuç eşittir. Ancak toplamın tutması, ödemenin doğru faturaya bağlandığını tek başına kanıtlamaz; ödeme referansı ayrıca kontrol edilmelidir.
Toplam tuttuğu hâlde hangi hata gizlenebilir?
Aynı 15.000 TL yanlışlıkla B faturasına bağlansaydı A'da 24.000 TL, B'de 1.000 TL kalırdı. Toplam yine 25.000 TL olurdu. Buna rağmen fatura bazındaki takip yanlış olur; vadeler farklıysa hangi tutarın geciktiği de yanlış yorumlanabilir.
Bu nedenle kontrolü üç soruyla tamamlayın: Para gerçekten geldi mi, doğru müşteriye işlendi mi, doğru faturayla ilişkilendirildi mi? Kısmi ödemede yalnız ödenen tutarın kaydedilip kalan bakiyenin açık izlenmesi temel yaklaşımdır. Intuit ödeme kayıt rehberi bu ayrımı örnekler.
Eşleşmeyen tutarı zorla kapatmayın
Ödemenin hangi faturaya ait olduğu belirsizse gerçek banka hareketini kaydedin; fatura eşleştirmesini sorumlu kişi veya müşteriyle açıklığa kavuşturun. Farkı sıfırlamak için gerçekte olmayan tahsilat, iskonto ya da gider oluşturmayın.
Bir cari hesapta açılış bakiyesi, faturasız hareket veya henüz faturaya dağıtılmamış ödeme varsa açık fatura toplamı müşteri bakiyesine doğrudan eşit olmayabilir. Farkın bu kalemlerden kaynaklanıp kaynaklanmadığını inceleyin; örnekteki basit eşitliği her hesaba koşulsuz uygulamayın.
Kontrol sonucunu takip edilebilir biçimde bırakın
Uyuşmayan kaydın referansını, fark tutarını, açıklamayı ve kontrol edecek kişiyi not edin. Sonraki kişi aynı hesabı baştan araştırmak zorunda kalmasın. Düzeltme yapıldığında önceki kaydın nasıl değiştiği mevcut sistemin kayıt düzeninde izlenebilir kalmalıdır.
Ödeme belgesinin iki kez işlenmesini önlemek için banka dekontu eşleştirme rehberini; fatura vadesi ile yeni ödeme sözünü ayırmak için tahsilat sözü takibini inceleyebilirsiniz. Başlangıç için birkaç kısmi ödemeli hesabı seçip bu çizelgeyle kontrol edin.
