“Cuma günü 20.000 TL göndereceğim” diyen müşterinin hesabı o gün kapatılmaz. Bu cümle takip edilecek bir söz oluşturur; para hareketi oluşturmaz. Tahsilat sözü takibinde ilk kural, beklenen tutarı, gerçekten gelen parayı ve hâlâ açık olan alacağı ayrı tutmaktır.
Fatura vadesi ile yeni ödeme sözünü ayrı kaydedin
Faturanın vadesi 15 Eylül olabilir; müşteri görüşmede 18 Eylül’de ödeme yapacağını söyleyebilir. Yalnız yeni söz tarihi görünsün diye eski vade bilgisini değiştirmek, gecikmenin başlangıcını kaybettirir. Gerçek bir vade değişikliği kararlaştırıldıysa bunun kim tarafından, ne zaman ve hangi kapsamda kabul edildiği ayrıca kayıtlı olmalıdır.
Görüşme notunda söz verilen tutarı, para birimini, tarihi, görüşülen kişiyi ve ilgili fatura veya cari hesabı belirtin. “Haftaya hallederiz” gibi bir ifade varsa kesin gün ve tutarı sorarak netleştirin. Müşterinin söylemediği tarihi tahmin edip kesin taahhüt gibi yazmayın.
Kısmi ödeme geldiğinde ne değişir?
Aşağıdaki kurgusal örnekte müşterinin tek açık faturası 30.000 TL’dir. Başka hareket, iskonto, iade veya mahsup yoktur. Müşteri 18 Eylül için 20.000 TL ödeme sözü vermiş, o gün banka hesabına 12.000 TL göndermiştir:
| Takip edilen bilgi | Tutar veya tarih | Anlamı |
|---|---|---|
| Fatura vadesi | 15 Eylül | Borcun kararlaştırılmış ödeme tarihi |
| Ödeme sözü | 18 Eylül / 20.000 TL | Görüşmede belirtilen beklenti |
| Gerçekleşen tahsilat | 12.000 TL | Hesap hareketiyle doğrulanmış para |
| Açık alacak | 18.000 TL | Faturanın kalan tutarı |
| Sözün gerçekleşmeyen kısmı | 8.000 TL | O söz kapsamında henüz gelmeyen tutar |
Açık alacak hesabı: 30.000 − 12.000 = 18.000 TL. Sözün gerçekleşmeyen kısmı: 20.000 − 12.000 = 8.000 TL.
Buradaki 8.000 TL ile 18.000 TL aynı gösterge değildir. Birincisi verilen sözün eksik kalan kısmını, ikincisi toplam açık alacağı anlatır. İkisini toplamak da yanlış olur; sözün eksik kısmı zaten açık alacağın içindedir.
Yeni söz geldiğinde önceki görüşmeyi kaybetmeyin
Müşteri kalan tutar için başka bir gün söylediğinde eski notu silip yalnız son tarihi bırakmayın. Önceki söz, gerçekleşen ödeme ve yeni görüşmenin tarihi anlaşılabilmelidir. Bu kayıt müşteriyi suçlamak için değil, ekibin aynı hesabı farklı beklentilerle takip etmesini önlemek içindir.
- Sorumlu: Sonraki görüşmeyi kim yapacak?
- Kontrol: Görüşmeden önce hangi hesap hareketi incelenecek?
- Kalan: Toplam açık alacak ile son sözün kalan kısmı ayrı mı?
- Sonraki adım: Tekrar aranacak zaman ve müşteriden beklenen bilgi belli mi?
Önce bankayı veya kasayı kontrol edip sonra müşteriye ulaşın. Para gelmişken hatırlatma göndermek gereksiz bir anlaşmazlık yaratabilir. Görüşme sırasında da yalnız güncel ve doğrulanmış tutarı kullanın. Takibin genel düzeni için vadesi geçen alacak rehberini inceleyin.
Nakit planında sözü kesin para gibi göstermeyin
Verilen söz, gelecekteki nakit planına girdi olabilir; mevcut banka bakiyesine eklenmez. Beklenen tahsilatın gecikmesi durumunda hangi ödemenin etkileneceğini ayrıca görün. Aynı tutarı hem açık fatura beklentisi hem ayrı bir söz satırı olarak iki kez toplamayın.
Nakit akışı tahmininde beklenen tarih ile gerçekleşen tarihi ayrı izlemek, sonraki planların hangi varsayımlara dayandığını gösterir. KGK’nin TMS 7 açıklamasındaki nakit giriş-çıkışı ayrımı da söz ile gerçekleşmiş hareketin neden aynı olmadığını anlamaya yardımcıdır.
krkbos’ta bu ayrımı nasıl korursunuz?
Ödeme sözünü müşteriye bağlı bir notta kaydedebilirsiniz. Para gerçekleştiğinde tahsilatı ayrıca doğru müşteri ve hesap altında işleyin. Notun varlığı, otomatik tahsilat veya otomatik bakiye azalması anlamına gelmez; özel bir ödeme sözü otomasyonu varsaymayın.
Sonraki görüşmeyi ekip içinde takip etmek için görev ve hatırlatma düzenini kullanabilirsiniz. Hatırlatma, kontrolü başlatır; banka hareketini kontrol etmenin yerine geçmez.
Sık sorulan sorular
Yeni ödeme sözü faturanın vadesini değiştirir mi?
Görüşmede verilen yeni sözü ayrı takip edin. Vade değişikliği ayrıca kararlaştırılmadıkça eski vade bilgisini sırf gecikmeyi görünmez yapmak için değiştirmeyin.
Kısmi ödeme gelince söz tamamlandı sayılır mı?
Hayır. Gerçekleşen tutarı kaydedin; sözün gerçekleşmeyen kısmı ile toplam açık alacağı ayrı hesaplayın. Sonraki takip, kalan tutar ve yeni görüşme bilgisine dayanmalıdır.
