İşletmeler alacaklarını yakından izler, borçlarını ise “ödeyince görürüz” diye bırakır. Oysa tedarikçi tarafındaki kayıt en az alacak kadar önemlidir: gerçek borcunuzu bilmeden nakit planı yapılamaz, vade avantajı kullanılamaz ve fazla ödeme fark edilmez.
Cari hesap iki yönlü çalışır
Cari mantığı müşteride ve tedarikçide aynıdır, yalnız yön değişir. Müşteri carisinde siz alacaklısınız; tedarikçi carisinde siz borçlusunuz. Muhasebe dilinde müşteri alacakları 120, tedarikçi borçları 320 hesabında toplanır; ikisinin de kişi bazlı dökümü yardımcı defterde tutulur. Yapının tamamı için reskontra ve yardımcı defter yazısına bakabilirsiniz.
| Hareket | Müşteri carisinde | Tedarikçi carisinde |
|---|---|---|
| Fatura | Borç (alacağınız artar) | Alacak (borcunuz artar) |
| Para hareketi | Alacak (tahsilat) | Borç (ödeme) |
| İade | Alacak | Borç |
| Bakiye ne demek | Borç bakiye = alacaklısınız | Alacak bakiye = borçlusunuz |
Alış faturası kaydında ne bulunmalı?
| Alan | Neden |
|---|---|
| Fatura no ve tarihi | Ödeme eşleştirmesinin ve mutabakatın anahtarı |
| Vade tarihi | Fatura tarihi + vade günü. Ödeme planı buradan çıkar |
| Kalem dökümü | Hangi malzemeden ne kadar, birim fiyatıyla — fiyat değişimini ancak böyle görürsünüz |
| KDV ayrımı | Maliyet hesabı KDV hariç yapılır — KDV hesaplama |
| İrsaliye/sipariş bağlantısı | Gelen mal ile faturanın eşleştiği yer; eksik teslimat burada yakalanır |
| Ödeme durumu | Açık / kısmi / kapandı — “toplam borç” tek başına yetmez |
Ödeme-fatura eşleştirmesi: “toplam tutuyor” yeterli değil
Çoğu işletme yalnız toplam bakiyeye bakar. Toplam doğru olsa bile şu soruların cevabı yoksa borç yönetiliyor sayılmaz: hangi fatura hâlâ açık, hangisi kapandı, hangi ödeme hangi faturaya sayıldı?
Eşleştirme (mahsup) yapılmayan bir caride şu tablo çok yaygındır: vadesi geçmiş üç fatura durur, siz toplam borcu ödediğinizi sanırsınız, tedarikçi ise en eski faturayı kapatmıştır. Sonraki tartışma kaçınılmazdır. Her ödemeyi hangi faturaya karşılık yaptığınızı yazın — açıklamaya fatura numarasını eklemek bile büyük fark yaratır.
Vade: yönetilirse ücretsiz finansmandır
Tedarikçi vadesi, kullanabildiğiniz sürece işletme sermayesidir. Yönetmenin üç kuralı vardır:
- Erken ödemeyin. Vadesinden önce yapılan ödeme, karşılığında iskonto almıyorsanız gereksiz nakit çıkışıdır.
- Erken ödeme iskontosunu hesaplayın. “10 gün içinde öderseniz %2 iskonto, yoksa 60 gün vade” teklifi kulağa küçük gelir ama 50 günlük bir süre için %2 demektir — yıllık karşılığı bankadan alacağınız krediden yüksek olabilir. Nakdiniz varsa bu iskonto genelde alınmalıdır.
- Alacak vadenizle borç vadenizi karşılaştırın. Müşterinizden 60 günde tahsil edip tedarikçinize 30 günde ödüyorsanız, aradaki 30 günü siz finanse ediyorsunuz demektir. Nakit akışı tahmini
Borç yaşlandırma: alacak yaşlandırmanın aynası
Borçlarınızı da 0-30, 31-60, 61-90 ve 90+ gün olarak gruplayın. Bu tablo iki şeyi birden gösterir: önümüzdeki haftalarda kasadan ne çıkacak ve hangi tedarikçiye karşı geciktiniz. İkincisi görünmediğinde tedarik ilişkisi bir gün sizi uyarmadan bozulur — mal gelmez ya da peşin istenir. Yaşlandırma mantığı için alacak yaşlandırma sayfasına bakın; hesap aynı, yön ters.
Kolay atlanan üç kalem
- İade ve fiyat farkı faturaları. İade edilen mal işlenmezse borcunuz olduğundan yüksek görünür; sonradan gelen fiyat farkı faturası işlenmezse düşük.
- Ciro primi ve yıl sonu iskontosu. Yılda bir kez gelir, kayda geçmezse tamamen kaybolur. Sözleşmeye bağlıysa hak edişini siz takip etmelisiniz.
- Fason bedelleri. Dışarı verdiğiniz iş de bir tedarikçi hareketidir; nakliye ve fireyle birlikte işin maliyetine yazılmalıdır. Fason üretim takibi
İki yönlü çalışılan firmalar
Bazı firmalar hem tedarikçiniz hem müşterinizdir — özellikle fason ilişkilerinde. Bu durumda alacak ve borç aynı carinin altında ama ayrı hareketler olarak tutulmalı, netleştirme (takas) yapılacaksa yazılı olarak yapılmalıdır. Zihinden yapılan netleştirme, iki tarafın da farklı rakam hatırlamasıyla biter.
Tedarikçi seçiminde kayıt ne işe yarar?
Bir yıllık kayıt, pazarlıkta elinizdeki en güçlü belgedir. Üç rakamı ölçün:
| Ölçü | Hesabı | Ne söyler |
|---|---|---|
| Zamanında teslim oranı | Söz verilen tarihte gelen sipariş ÷ toplam | Ucuz ama geciken tedarikçi size müşteri kaybettirir |
| Fiyat değişim seyri | Aynı malzemenin 12 aylık birim fiyatı | Zam sıklığı ve büyüklüğü — pazarlığın dayanağı |
| Ret/fire oranı | Geri çevrilen ÷ gelen | “Efektif” fiyat, etiket fiyatından farklıdır |
Mutabakat neden şart?
Tedarikçi tarafında mutabakat, alacak tarafından bile önemlidir: fark çıktığında ödeme yapmış olan siz olursunuz ve ispat yükü sizdedir. Ayda bir ekstre karşılaştırın, yıl sonunda mutlaka yazılı teyitleşin. Sürecin tamamını cari mutabakat nasıl yapılır yazısında, belgenin okunmasını cari hesap ekstresi yazısında anlattık.
Sık yapılan hatalar
- Faturayı ödeme günü kaydetmek. Fatura geldiği gün kaydedilmezse borç raporu hep eksik kalır.
- Ödemeyi faturaya bağlamamak. Toplam tutar tutar, hangi faturanın açık olduğu bilinmez.
- Peşin alışları cariye yazmamak. Kaydı olmayan alış, o malzemenin gerçek maliyetini de görünmez kılar.
- Tek tedarikçiye bağımlılık. Alımınızın büyük kısmı tek firmadaysa fiyat pazarlığı gücünüz yoktur ve o firma durduğunda siz de durursunuz.
krkbos’ta alış faturası, ödeme ve fason bedeli aynı caride durur; vadesi yaklaşan borçlar panoda görünür, ekstre tek dokunuşla çıkar. 14 gün ücretsiz deneyin.
