Aynı gün üç müşteriye fatura düzenlediğinizi düşünün: biri e-Fatura kullanıcısı bir şirket, biri sisteme kayıtlı olmayan işletme, diğeri ise nihai tüketici. Satılan ürün aynı olsa bile belgenin elektronik kanalı alıcının e-Fatura kayıt durumuna ve satıcının uygulama kapsamına göre değişebilir.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark, birinin “gerçek”, diğerinin “basit” fatura olması değildir. İkisi de kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip elektronik fatura biçimleridir. Temel ayrım, faturanın kime ve hangi elektronik kanal üzerinden düzenlendiğidir.
2026 güncellik notu: Bu rehber 19 Ağustos 2026 tarihinde GİB'in 589 Sıra No.lu değişikliği de içeren güncel 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile e-Defter geçiş açıklamalarına göre yenilendi. Ciro, faaliyet ve mükellefiyet yapısı birlikte değerlendirilmelidir; yalnız tek bir rakama bakarak geçiş kararı vermeyin.
e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?
e-Fatura, uygulamaya kayıtlı bir satıcı ile yine uygulamaya kayıtlı bir alıcı arasında GİB'in belirlediği standartta elektronik olarak oluşturulur, iletilir ve muhafaza edilir. Satıcı ve alıcının ikisi de e-Fatura kullanıcısıysa, genel kural faturanın e-Fatura olarak düzenlenmesidir.
e-Arşiv Fatura ise e-Arşiv uygulamasındaki satıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine veya vergi mükellefi olmayan alıcılara düzenlediği elektronik faturadır. Alıcıya mevzuat ve alıcının talebine göre elektronik ortamda veya kâğıt çıktı olarak iletilebilir; düzenleyenin nüshası elektronik ortamda saklanır.
| Durum | Düzenlenecek belge | Temel kanal |
|---|---|---|
| Satıcı ve alıcı e-Fatura kullanıcısı | e-Fatura | Kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik sistem |
| Satıcı e-Arşiv kapsamında, alıcı e-Fatura kullanıcısı değil | e-Arşiv Fatura | Elektronik oluşturma ve arşiv; alıcıya elektronik veya şartlarına göre kâğıt iletim |
| Satıcı e-Fatura/e-Arşiv uygulamasına kayıtlı değil | 2026'daki özel e-Arşiv kuralı ayrıca kontrol edilir. | GİB e-Belge portalı veya izinli özel entegratör |
Güncel tanım ve istisnalar için 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin konsolide metnini kullanın.
2026'da kimler e-Faturaya geçmek zorunda?
Genel ciro ölçütünde, 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler e-Fatura zorunluluğu kapsamındadır. Bu nedenle genel ciro şartını 2025 hesap döneminde sağlayan mükelleflerin geçiş tarihi 1 Temmuz 2026'dır.
Ancak 3 milyon TL bütün işletmeler için tek eşik değildir. Güncel Tebliğ faaliyet türüne göre daha düşük sınır veya cirodan bağımsız zorunluluklar da içerir:
| Örnek kapsam | 2022 ve sonraki dönemlerde temel ölçüt | Dikkat |
|---|---|---|
| Genel brüt satış veya gayrisafi iş hasılatı | 3 milyon TL ve üzeri | 2025'te sağlanırsa 1 Temmuz 2026 geçişi |
| İnternet veya diğer elektronik ortamlarda kendi mal veya hizmetini satanlar | 500 bin TL ve üzeri | Şart ilgili hesap döneminde sağlanırsa izleyen yedinci ayın başına kadar geçilir. |
| Aracı hizmet sağlayıcıları, internet ilan sitesi sahip veya işleticileri ve internet reklamcılığı hizmet aracıları | Hasılat eşiği aranmaz | İşe başlama tarihinden itibaren üç ay içinde geçilir. |
| Gayrimenkul veya motorlu taşıt inşa, imal, alım, satım, kiralama ve aracılığı | 500 bin TL ve üzeri | Faaliyet kapsamı ve toplam hasılat birlikte değerlendirilir. |
| EPDK lisanslı belirli faaliyetler, ÖTV III listedeki mallar, hal kapsamındaki tüccar/komisyoncular, belirli sağlık ve konaklama faaliyetleri | Tebliğ'de özel şart ve tarihler | Genel 3 milyon TL sınırını beklemek yanlış olabilir. |
Bu tablo özet niteliğindedir; 509 Sıra No.lu Tebliğ'in IV.1.4 ve IV.1.5 bölümlerindeki bütün grupların yerine geçmez. Faaliyetiniz birden fazla kapsama giriyorsa en erken doğan geçiş tarihini mali müşavirinizle doğrulayın.
2026'da e-Arşiv için tutar sınırı var mı?
e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olan satıcı bakımından ayrım alıcının kayıt durumuna göre yapılır: e-Fatura kullanıcısına e-Fatura, kayıtlı olmayana e-Arşiv Fatura düzenlenir. Burada her fatura için ayrıca 3.000 TL eşiği aranmaz.
Uygulamaya kayıtlı olmayan mükelleflerin düzenleyeceği faturalar için 2026'da iki ayrı kural vardır:
| Mükellef grubu | 2026 kuralı | Sonraki değişiklik |
|---|---|---|
| Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar | Vergiler dahil toplamı 3.000 TL'yi aşan faturalar e-Arşiv olarak düzenlenir. | 1 Ocak 2027'den itibaren tutara bakılmaksızın |
| Yukarıdaki iki grup dışındaki, e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan mükellefler | 1 Ocak 2026'dan itibaren düzenlenecek faturalar tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir. | Kural 2026'da yürürlüktedir. |
Bu düzenleme “2026'da her satış için mutlaka fatura kesilir” anlamına gelmez. VUK'taki fatura düzenleme zorunluluğu, perakende satış fişi ve ödeme kaydedici cihaz kuralları ayrı konudur. Buradaki hüküm, düzenlenmesi gereken faturanın hangi biçimde düzenleneceğini belirler.
3.000 TL bilgisini herkese uygulamayın. 2026'da bu geçiş hükmü yalnız ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için yıl sonuna kadar devam eder.
Geçiş tarihi nasıl hesaplanır?
Genel ciro şartını ilgili hesap döneminde sağlayanlar, izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren e-Fatura kullanır. Örneğin takvim yılı kullanan bir işletme 2025'te genel 3 milyon TL sınırına ulaştıysa tarih 1 Temmuz 2026'dır.
Kendi mal veya hizmetini elektronik ortamda satanlar ile gayrimenkul/motorlu taşıt faaliyetindeki işletmeler 500 bin TL sınırını 2025'te sağladıysa, ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar geçiş hazırlıklarını tamamlar. Aracı hizmet sağlayıcıları, internet ilan sitesi sahip veya işleticileri ve internet reklamcılığı hizmet aracıları için ise hasılat eşiği beklenmez; işe başlama tarihinden itibaren üç aylık süre uygulanır. EPDK lisansı, belirli üretim/ithalat faaliyeti, SGK sözleşmesi veya GİB'in yazılı bildirimi gibi başka nedenlerde de izleyen dördüncü ay ya da faturaya başlamadan önce gibi farklı takvimler bulunabilir.
- Faaliyet kapsamınızı yazın. Yalnız ana NACE koduna değil, fiilen yapılan satış ve aracılık işlerine bakın.
- Doğru hasılat satırını kullanın. İnternet satışında ölçüt yalnız internet kanalının cirosu değil, Tebliğ'de belirtilen toplam brüt satış veya gayrisafi iş hasılatıdır.
- Özel grupları kontrol edin. Genel 3 milyon TL eşiğinin altında olmanız özel zorunluluğu ortadan kaldırmayabilir.
- Tarihi ilgili maddeye göre hesaplayın. Her zorunluluğa otomatik olarak 1 Temmuz tarihi vermeyin.
- Kayıt durumunu kontrol edin. Fatura kesmeden önce alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını güncel sistemden sorgulayın.
Başvuruda mali mühür mü, e-imza mı kullanılır?
GİB'in güncel tanımına göre tüzel kişiler elektronik belgeleri mali mühürle onaylar. Gerçek kişi mükellefler ise nitelikli elektronik sertifikayla imzalayabilir veya mali mühürle onaylayabilir. Özel entegratör yönteminde mükellefin istemesi hâlinde e-Belge, özel entegratörün mali mührüyle de onaylanabilir. Bu nedenle “şahıs işletmesine yalnız e-imza, şirkete yalnız e-imza sahibi yetkili yeterlidir” şeklindeki iki kestirme ifade de doğru değildir.
Araçların hukuki ve teknik farklarını mali mühür ile e-imza farkı rehberinde ayrıntılı görebilirsiniz. Mali mühür başvuru ve güncel teknik duyurularında KamuSM, NES sağlayıcılarında ise BTK'nın yetkili hizmet sağlayıcı listesi esas alınmalıdır.
Uygulamadan GİB Portal, doğrudan entegrasyon veya izinli özel entegratör yöntemlerinden uygun olanıyla yararlanılabilir. Yöntem seçerken yalnız belge başı ücrete değil; muhasebe bağlantısı, saklama, iptal/itiraz akışı, kullanıcı yetkileri, destek kapsamı ve veri dışa aktarma imkânına bakın.
e-Faturaya geçen herkes e-Deftere geçer mi?
Bu cümle tek başına doğru değildir. e-Defter zorunluluğunda en az iki ayrı yol birlikte kontrol edilmelidir:
| Zorunluluk yolu | Temel takvim | Neden ayrı kontrol edilir? |
|---|---|---|
| e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu | e-Fatura geçiş süresi içinde; yıl içinde zorunlu geçenlerde izleyen yılın başından itibaren | Burada belirleyici olan isteğe bağlı kullanım değil, e-Fatura zorunluluğudur. |
| Bilanço esasına göre defter tutma | 1 Ocak 2025'ten itibaren zorunlu veya ihtiyari bilanço esasını kullananlar; sonradan başlayan veya sınıf değiştirenlerde ilgili tarihten itibaren | e-Fatura tarihinden bağımsız olarak daha erken e-Defter yükümlülüğü doğabilir. |
Örneğin 2025 cirosu nedeniyle 1 Temmuz 2026'da e-Faturaya geçecek bir işletme zaten bilanço esasına göre defter tutuyorsa, e-Defter yükümlülüğünü yalnız “e-Faturadan sonraki yıl” diye erteleyemez; bilanço esası yolu 1 Ocak 2025'ten beri ayrıca yürürlüktedir.
Tersine, işletme hesabı esasında veya Defter-Beyan Sistemi kapsamında bulunan bir gerçek kişinin isteğe bağlı e-Fatura kullanması tek başına onun bilanço esasına geçtiğini kanıtlamaz. Defter türü, e-Fatura zorunluluğu ve geçiş tarihi ayrı ayrı belirlenmelidir. Güncel kapsamı e-Defter nedir, kimler zorunlu rehberinde inceleyebilirsiniz.
Geçiş öncesi iş akışı ve krkbos'un sınırı
Teknik başvurudan önce cari kartlarını temizleyin. Müşteri unvanı, VKN veya TCKN, vergi dairesi, adres ve e-Fatura kayıt durumu yanlışsa elektronik belge hızlı üretilse bile yanlış kişiye veya yanlış senaryoyla düzenlenebilir.
- Müşteri ve tedarikçi kartlarındaki mükerrer kayıtları birleştirin.
- Vergi kimlik ve unvan bilgilerini belge üzerinden doğrulayın.
- Alıcının e-Fatura kayıt durumunu fatura anında sorgulayacak düzeni kurun.
- Temel/ticari senaryo, iptal, itiraz ve iade süreçlerini özel entegratörünüzle yazılı netleştirin.
- Elektronik asıl dosya ile yalnız görüntüleme amaçlı PDF'yi birbirine karıştırmayın.
- Kesinti halinde uygulanacak GİB kurallarını ve sorumlu kişiyi önceden belirleyin.
krkbos ürün sınırı: krkbos resmî e-Fatura veya e-Arşiv düzenleyip GİB'e göndermez, özel entegratör değildir ve e-Defter veya berat oluşturmaz. Sipariş, teklif, cari ve tahsilat kayıtları işletme içindeki operasyonu düzenler; resmî e-Belge ve yasal defter süreçleri mali müşaviriniz ile yetkili sağlayıcınız üzerinden yürütülmelidir.
e-Fatura ve e-Arşiv hakkında sık sorulan sorular
e-Fatura kime, e-Arşiv kime kesilir?
e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcıya e-Fatura; kayıtlı olmayan vergi mükellefi veya nihai tüketiciye, satıcı e-Arşiv kapsamındaysa e-Arşiv Fatura düzenlenir. Alıcının durumu belge düzenleme anında kontrol edilmelidir.
2025 cirom 3 milyon TL olduysa ne zaman e-Faturaya geçerim?
Yalnız genel ciro şartı bakımından, 2025 hesap döneminde 3 milyon TL veya üzeri hasılata ulaşan takvim yılı mükellefi 1 Temmuz 2026'da geçer. Daha erken tarih doğuran özel faaliyetiniz varsa o hüküm ayrıca uygulanır.
İnternetten satış yapan herkes cirodan bağımsız e-Faturaya mı geçer?
Hayır. 2022 ve sonraki hesap dönemleri için Tebliğ'de sayılan elektronik ortam satışlarında 500 bin TL hasılat ölçütü vardır. Aracı hizmet sağlayıcı gibi bazı faaliyetlerin kendi başlangıç ve geçiş kuralları ayrıca kontrol edilmelidir.
2026'da her fatura tutarına bakılmadan e-Arşiv mi?
Genel grupta e-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayanların düzenleyeceği faturalar 1 Ocak 2026'dan itibaren tutardan bağımsız e-Arşivdir. Ancak ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlarda 3.000 TL eşiği 2026 sonuna kadar sürer; onlar için tutardan bağımsız uygulama 1 Ocak 2027'de başlar.
e-Faturaya geçince otomatik olarak e-Deftere de geçilir mi?
Her isteğe bağlı e-Fatura kullanıcısı için böyle bir genelleme yapılamaz. e-Fatura zorunluluğundan doğan takvim ile 1 Ocak 2025'ten beri geçerli bilanço esası zorunluluğu ayrı ayrı kontrol edilmelidir.
krkbos e-Fatura veya e-Arşiv gönderir mi?
Hayır. krkbos resmî e-Belge sağlayıcısı veya özel entegratör değildir. Sipariş, teklif, cari ve tahsilat takibi yapar; resmî faturayı GİB Portalı ya da yetkili sağlayıcınız üzerinden düzenlemeniz gerekir.
