Organizasyon Firmaları için İş Takip Programı

Bu dertler tanıdık mı?

krkbos, organizasyon ve davet işletmenizde ne yapar?

• Günlük işler sorumlu ve tarihe göre panodan süzülür
• Saha ekibi telefondan işi görür, tamamlandı işaretler, fotoğraf ekler
• İş tamamlanma bildirimi; yalnız desteklenen WhatsApp olayı, bağlantı, açık olay, Meta onaylı şablon ve kayıtlı telefon koşulları tamamlanmışsa gönderilir
• Ödemesi bekleyen işler cari hesapta; vade uyarısı gelir
• Aylık iş adedi, ciro ve kâr raporu
• Açık işler tarih ve sorumluya göre panoda süzülür; otomatik ekip müsaitliği hesabı yoktur

Organizasyon ve Davet işinde bir sipariş baştan sona nasıl ilerler?

1. Talep: iş kartı açılır

   Telefonla ya da WhatsApp'tan gelen düğün talebi tek bir karta yazılır; açılış gibi farklı kalemler aynı işin altında ayrı satırlar olur. Böylece 'bu işi kim aldı, ne konuşulmuştu' sorusu mesaj geçmişinde aranmaz.

2. Planlama: sorumlusu işi üstlenir

   Planlama aşamasına düşen düğün işi, o aşamadan sorumlu kişinin ekranında görünür. İşi üstlenen kişi tek dokunuşla ilerletir; bilgisayara oturması gerekmez, telefonu yeter. Müşteri mesajı yalnız ilgili aşama desteklenen ve açık bir WhatsApp olayıyla eşleşiyorsa; Meta bağlantısı, onaylı şablon ve kayıtlı telefon koşulları tamamlandığında gönderilir.

3. Kurulum/Etkinlik: maliyet işin üzerine yazılır

   Kurulum/Etkinlik aşamasında etkinliğin bütün kalemleri karta işlenir: kesinleşen kişi sayısı, tedarikçi bedelleri (mekân, catering, ışık-ses, fotoğraf), servis personeli ve nakliye. Böylece etkinlik bittiğinde 'bundan ne kazandık' sorusunun cevabı tahmin değil kayıt olur; kişi başına maliyet buradan çıkar.

4. Tamamlandı: iş ve tahsilat ayrı kayıtlarda izlenir

   Tamamlandı adımında iş kartını tamamlarsınız. Müşteri mesajı yalnız desteklenen bir olay seçilmiş ve açıkken; WhatsApp bağlantısı, Meta onaylı şablon ve kayıtlı telefon koşulları tamamlandığında gönderilir; fiyat ve bakiye göstermeyen takip bağlantısını da paylaşabilirsiniz. Sipariş tutarı cari borç oluşturur; aldığınız ödemeyi Tahsilatlar ekranından ayrıca girersiniz.

Nasıl başlarsınız?

1. Ana sayfadaki formdan başvurun — ekibimiz aynı gün sizi arasın. 2. Üretim aşamalarınızı kendiniz kurun — Organizasyon ve Davet işinde genelde şöyle ilerler: Talep → Planlama → Kurulum/Etkinlik → Tamamlandı. 3. Ekibinizi davet edin, aynı gün kullanmaya başlayın. İlk kurulumu dilerseniz birlikte yaparız.

Organizasyon ve Davet işinde neler değişiyor?

Organizasyonda tek gün için onlarca tedarikçi koordine edilir; birinin gecikmesi tüm etkinliği riske atar.

Panelinizi kurarken atlanmaması gerekenler

• Sipariş kartına düğün detayını ve müşteri notunu yazın
• Planlama aşamasını telefondan ya da QR ile ilerletin
• Tahsilatı iş kartından işleyin, vadesi geçeni panoda görün
• Tamamlandı tamamlandığında; desteklenen WhatsApp olayı, bağlantı, açık olay, Meta onaylı şablon ve kayıtlı telefon koşulları tamamlanmışsa müşteriye bilgi gitsin

Organizasyon ve Davet panelinizi birlikte kuralım

Adınızı ve size nasıl ulaşacağımızı bırakın — aynı gün dönüş yapalım. Kredi kartı istemiyoruz.

Beni Arayın

Talebiniz bize ulaştı.
En geç 1 iş günü içinde size dönüş yapacağız.

Bilgileriniz yalnızca size dönüş yapmak için kullanılır · KVKK uyumlu

Sık sorulan sorular

Periyodik (aylık/haftalık) işleri takip eder mi?

Tekrarlayan görev kurabilirsiniz. Sonraki kayıt takvim tarihi geldiğinde değil, mevcut görev tamamlandığında günlük, haftalık veya aylık seçiminize göre oluşur.

Birden fazla ekibim var, karışmaz mı?

Karışmaz — her ekip kendi işlerini görür; siz tüm tabloyu tek panodan izlersiniz.

Organizasyon ve Davet işinde fiyat teklifi verebilir miyim?

Evet — hizmet kalemlerinizden hızlı teklif oluşturur, onaylananı tek tıkla işe dönüştürürsünüz.

Tedarikçi ve kurulum planını yönetebilir miyim?

Yönetebilirsiniz — her kalem ayrı görev olur, kurulum saatleri planlanır, sorumlusu belli olur.

Organizasyonda tarih, stoktan katıdır

Atölyede geciken iş ertesi gün yapılır. Organizasyonda böyle bir şey yoktur: 14 Haziran Cumartesi bir kez vardır. Bu tek cümle, sektörün bütün operasyon mantığını belirler.

Çifte rezervasyon çoğu zaman kötü niyetten değil, iki kişinin aynı anda söz vermesinden çıkar: biri telefonda, biri WhatsApp’tan. Tarih tek bir yerde bloke edilmiyorsa, ekip büyüdükçe bu kaçınılmazdır.

“Bu pakete dahil değildi”

Organizasyonda anlaşmazlıkların neredeyse tamamı fiyattan değil, paketin sınırının yazılı olmamasından çıkar. Etkinlik günü çıkan “bir de şunu ekleyelim”e hayır demek imkânsıza yakındır — o an müşteri de siz de etkinliğin içindesinizdir.

Sözleşmeye yazılmadığında mutlaka tartışma çıkaran altı kalem:

• Süre. Etkinlik kaç saat? Ek saat ücreti nedir, hangi dakikadan sonra başlar?
• Kurulum ve söküm. Dahil mi? Mekâna giriş saati kaçta, çıkış saati kaçta?
• Kişi sayısı. Fiyat kaç kişiye göre verildi? Aşan kişi başına ne alınır?
• Mekân kirası ve ekstralar. Kime ait — size mi müşteriye mi? Otopark, jeneratör, güvenlik?
• Değişiklik hakkı. Müşteri menüyü/süslemeyi kaç gün öncesine kadar değiştirebilir?
• Kötü hava planı. Açık alan etkinliğinde alternatif nedir, ek maliyeti kimde?

Sözlü onay, onay değildir. Etkinlik günü “konuşmuştuk” tartışmasını bitiren tek şey, değişikliğin işin kartına yazılı ve saatli düşmesidir. Menü değişikliğini telefonda alan kişi ile mutfağa haber veren kişi farklıysa, o değişiklik bir yerde kaybolur.

Kişi başına maliyet — ve misafir sayısı düşünce ne oluyor?

Organizasyon fiyatı kişi başına verilir ama maliyetin önemli bir kısmı kişi sayısından bağımsızdır. Süsleme, ışık-ses, fotoğraf ve nakliye 140 kişide de 200 kişide de aynıdır. Fark buradan çıkar.

200 kişilik bir davet, kişi başı 2.100 TL’ye anlaşılmış olsun:

Bu tablo, sektörde yaygın olan garanti kişi sayısı maddesinin neden var olduğunu tek başına açıklar: “Fiyat en az 180 kişi üzerinden hesaplanır; katılım daha az olursa 180 kişi üzerinden faturalanır.” Bu madde müşteriye haksızlık değil, sabit maliyetlerin karşılığıdır — ve teklif aşamasında açıkça anlatıldığında itiraz da görmez.

Kendi rakamlarınızla marjı görmek için kâr marjı hesaplama, bir etkinliğin kaç kişiden sonra kâra geçtiğini bulmak için başabaş noktası hesaplama aracını kullanın.

Kapora, son ödeme ve iptal: paranın sırası

Organizasyonda nakit akışının kendine has bir tuzağı var: tedarikçilere etkinlikten önce ödersiniz, müşteriden tahsilatı sonraya bırakırsanız aradaki farkı kendi sermayenizden finanse edersiniz. Tek bir büyük etkinlikte bu, aylık nakdinizin tamamı olabilir.

İptal politikası da tarihe bağlı olmalıdır — çünkü iptal ne kadar geç gelirse o tarihi yeniden satma şansınız o kadar azalır. Kaporanın hukuki ve pratik tarafı: kapora nedir.

Tedarikçi zinciri: müşteri sizi görür, DJ’i değil

Bir etkinlikte mekân, catering, müzik, fotoğraf, süsleme, ışık-ses ve nakliye ayrı ayrı firmalardan gelir. Müşteri açısından hepsi sizsiniz: fotoğrafçı geç kalırsa özür dileyen siz olursunuz.

• Teyit haftası. Etkinlikten bir hafta önce her tedarikçiyle tek tek teyitleşin — “biliyordur” varsayımı en sık buradan kırılır.
• Yedek liste. Kritik kalemlerde (müzik, ulaşım) ikinci bir isim olsun. Etkinlik sabahı yedek aranmaz.
• Tedarikçi cari hesabı. Kime ne ödendi, ne kaldı — etkinlik bazında izlenmezse ay sonunda kâr hesabı tutmaz. Tedarikçi cari takibi

Organizasyon firmaları için sık sorulanlar

Aynı güne iki etkinlik alınabilir mi?

Ekip, ekipman ve araç bölünebiliyorsa alınabilir — ama bu bir takvim sorusudur, hafıza sorusu değil. Tarihin tek bir yerde bloke edilmesi ve müsaitliğin ekipman bazında görünmesi şarttır. Aksi hâlde çifte rezervasyon zaman meselesidir.

Garanti kişi sayısı istemek müşteriyi kaçırır mı?

Teklif aşamasında sebebiyle anlatılırsa kaçırmaz. Sabit maliyetlerin misafir sayısından bağımsız olduğunu gösteren bir cümle çoğu zaman yeterlidir. Kaçıran şey, bu maddenin sözleşmede sürpriz olarak çıkmasıdır.

Kapora ne kadar olmalı?

Sektörde yaygın aralık toplam bedelin üçte biri civarındadır, ama doğru ölçü şudur: o tarih için yapacağınız geri alınamaz tedarikçi ön ödemelerini karşılamalı. Kapora, kârınız değil riskinizin karşılığıdır.

Etkinlik kârını nasıl hesaplarım?

Bütün tedarikçi bedelleri ve personel maliyeti o etkinliğin kartına işlenirse kâr kendiliğinden çıkar. Ayrı bir hesap yapmak gerekmez; gereken tek şey, ödemelerin “genel gider” yerine etkinlik bazında kaydedilmesidir.

Teklif verip cevap alamadığım işleri nasıl takip ederim?

Organizasyonda teklif–onay arası uzundur ve unutulan teklif sık görülür. Bekleyen teklifler ayrı bir kolonda durmalı ve hatırlatma kurulmalı. Teklif takibi ve dönüşüm oranı

Yemekli etkinliklerde catering’i kendim mi yapmalıyım?

Ölçeğe bağlı. Kendi mutfağınız varsa maliyet düşer ama risk ve mevzuat yükü size geçer. Dışarıdan alıyorsanız garanti kişi sayısını kendi sözleşmenizle uyumlu tutun — tedarikçiye 180 taahhüt edip müşteriden 140 tahsil etmek doğrudan zarardır.

Organizasyon firmaları için ilgili rehberler

Benzer sektörler için çözümler

Devamını okuyun

krkbos ile her şey tek panelde

Organizasyon ve Davet işletmenizi tek panelden yönetin

14 gün ücretsiz — kredi kartı istemiyoruz.

14 Gün Ücretsiz Deneyin Kurulum yok Kredi kartı gerekmez 14 gün ücretsiz

Kredi kartı gerekmez14 gün boyunca ücretsiz deneyin.

Anında panel erişimiForm gönderilir gönderilmez açılır.

İstediğiniz zaman iptal edinTaahhüt yok, dilediğinizde iptal edin.