Malzeme sertifikası — döküm belgesi, uygunluk beyanı, analiz raporu — imalatçının elindeki en sık istenen ve en sık kaybolan belgedir. Çoğu atölyede aynı yerde durur: bir klasörde, tarih sırasıyla. Sorun şu ki denetçi tarihe göre sormaz, parçaya göre sorar.
Belge malzemeye değil, partiye aittir
Bu tek cümle, arşivin doğru kurulup kurulmadığını belirler. Sertifika “5 mm sac”ın belgesi değildir; şu tarihte, şu tedarikçiden gelen, şu numaralı yüklemenin belgesidir. Aynı malzemenin sonraki alımının sertifikası farklıdır ve değerleri de farklı çıkabilir.
Belgeyi malzeme kartına bağlarsanız iki alımdan hangisinin belgesi olduğu kaybolur. Partiye bağlarsanız soru kendiliğinden cevaplanır. Parti kavramına hiç girmediyseniz önce parti (lot) izlenebilirliği yazısını okuyun — sertifika arşivi onun üstüne kurulur.
Denetimde işe yarayan düzen
| Soru | Klasör düzeninde | Partiye bağlı düzende |
|---|---|---|
| Bu parçanın belgesi nerede? | İrsaliye bulunur, tarihe gidilir, klasör taranır | İşin kaydından tek tıkla açılır |
| Bu partinin belgesi var mı? | Bakılmadan bilinmez | Kayıtta görünür; yoksa işaretlidir |
| Belgesiz üretim yaptık mı? | Fark edilmez | Panel kendiliğinden söyler |
| Belge kimden geldi? | İrsaliyeden bulunur | Parti kaydında yazılıdır |
En pahalı hata: belgesiz partiden üretim
Sertifikası gelmemiş bir malzemeyi “nasılsa sonra gelir” diyerek üretime vermek, atölyede sık görülen ve sonuçları geç ortaya çıkan bir karardır. Belge hiç gelmezse elinizde müşteriye gitmiş ama kaynağı belgelenemeyen parçalar kalır.
Bunun önüne geçmenin yolu yasak koymak değil — iş akar, malzeme beklemez. Yolu görünür kılmaktır: belgesiz partiden üretim yapıldığında bunun bir yerde işaretlenmesi ve haftada bir bakılması yeterlidir. Eksik belge, üretimden bir gün sonra tedarikçiden istendiğinde kolayca gelir; altı ay sonra istendiğinde çoğu zaman gelmez.
Hangi belgeler saklanır?
- Malzeme/döküm sertifikası: malzemenin kimyasal ve mekanik değerleri.
- Uygunluk beyanı: tedarikçinin ürünün şartnameye uyduğuna dair beyanı.
- Analiz veya test raporu: dışarıda yaptırılan ölçümler.
- Sevk irsaliyesi: parti numarasını belgeye bağlayan halka.
Dördünü de aynı parti kaydında tutmak, dördünü dört ayrı yerde tutmaktan hem hızlı hem güvenlidir. Kâğıt asıllarını saklamaya devam edin; dijital kopya aramayı çözer, asıl belgenin yerini tutmaz.
Küçük atölyede pratik kurulum
Tarayıcıya gerek yok: mal kabulde belgenin telefonla fotoğrafını çekip parti kaydına eklemek yeterlidir. Önemli olan çözünürlük değil, belgenin doğru partiye bağlanmış olmasıdır. Ayda bir de şu kontrolü yapın: üretimde kullanılmış ama belgesi olmayan parti var mı? Varsa tedarikçiyi arayın — liste kısaysa iş on dakikadır, uzarsa bir sorun büyümüş demektir.
Sık sorulanlar
Sertifikayı malzeme kartına eklesem olmaz mı?
Olmaz. Aynı malzemenin her alımının sertifikası farklıdır. Karta eklerseniz hangi yüklemenin belgesi olduğu kaybolur ve denetimde “bu parça hangi partiden” sorusuna cevap veremezsiniz.
krkbos hangi dosya türlerini kabul ediyor?
PDF, JPG ve PNG; dosya başına 10 MB. Belge malzeme partisine bağlanır, malzeme kartına değil. DWG, DXF, STEP gibi CAD dosyaları yüklenmez.
Belgesi olmayan partiyi sistem engelliyor mu?
Engellemiyor, işaretliyor. Üretim durmaz; ama o partiden üretim yapılmışsa parti kırmızı görünür ve ana ekranda uyarı çıkar. Kararı siz verirsiniz, sistem yalnız görünmez olmasını engeller.
Ölçü aletlerinin kalibrasyon belgeleri de burada mı durur?
Hayır. Kalibrasyon tarihi ve periyodu demirbaş kaydında tutulur ve süresi yaklaştığında uyarır; ama kalibrasyon sertifikasının dosya alanı yoktur. Sertifika dosyası malzeme partisine bağlanır, demirbaşa değil.
