Türkiye'de KOBİ'lerin nakit hayatı büyük ölçüde çek ve senetle döner. Tahsilatın önemli kısmı vadeli kâğıtla gelir, ödemelerin bir kısmı yine kâğıtla yapılır. Bu kâğıtlar bir çekmecede birikmeye başladığı anda üç soru ortaya çıkar: Elimde ne var? Ne zaman ödenecek? Ödenmezse ne olur?
Önce iki yönü ayırın
Çek takibinin en sık atlanan tarafı, kâğıdın iki yönlü olmasıdır:
- Alınan çek/senet: müşteriden tahsilat olarak aldığınız kâğıt. Sizin için gelecek paradır.
- Verilen çek/senet: tedarikçinize ödeme olarak verdiğiniz kâğıt. Sizin için gidecek paradır.
Çoğu işletme yalnızca aldığı çekleri takip eder. Verdiği çekleri takip etmeyen bir nakit planı ise sistematik olarak iyimserdir: kasada olmayan bir paranın vadesi geldiğinde sürpriz yaşanır. Nakit akışı tahmini ancak iki yön birlikte girildiğinde gerçeği gösterir.
Bir çekin geçebileceği durumlar
Alınan bir kâğıt tipik olarak şu yollardan birini izler:
- Portföyde: elinizde, vadesi bekleniyor.
- Tahsil edildi: vadesinde bankadan tahsil edildi, para kasaya/hesaba girdi.
- Ciro edildi: kâğıdı kendiniz tahsil etmeyip bir tedarikçinize devrettiniz; borcunuz o tutar kadar azaldı.
- Karşılıksız çıktı: vadesinde ödenmedi. Tahsilat geri alınır, müşterinin borcu yeniden doğar.
Verilen kâğıtta ise yol daha kısadır: verildi ve vadesinde ödendi. Ödendiği anda para hesabınızdan çıkar.
Karşılıksız çıkarsa muhasebe ne olmalı?
En çok hata yapılan yer burasıdır. Çek alındığında müşterinin borcu kapanmış gibi işlenir; kâğıt karşılıksız çıktığında ise çoğu zaman yalnızca "karşılıksız" diye not düşülür ve müşterinin borcu açılmaz. Sonuç: cari hesap borçsuz görünür, oysa alacak durmaktadır.
Doğru davranış, karşılıksız işaretlendiğinde tahsilatın ters kaydının otomatik oluşması ve borcun yeniden doğmasıdır. Ayrıca o müşterinin geçmişinde kaç kez karşılıksız çek verdiği görülebilmelidir — bir sonraki satışta vadeli mi peşin mi çalışacağınıza bu bilgi karar verir.
Ciro edilen çekte kim risk taşır?
Ciro ettiğiniz bir çek karşılıksız çıkarsa sorumluluk zincirdeki herkese yayılır; kâğıdı verdiğiniz taraf size dönebilir. Bu yüzden ciro ederken keşidecinin kim olduğu önemlidir: müşterinizin size verdiği kâğıt aslında başka bir firmanın çekiyse, riski tanımadığınız bir firma taşıyor demektir. Kayıtta keşideci ile müşterinin ayrı alanlar olması, bu ayrımı görünür kılar.
Takipte neye bakılmalı?
- Vade takvimi: bu hafta, bu ay ve önümüzdeki üç ayda hangi kâğıtlar ödenecek.
- Net çek pozisyonu: açık alınan çekler eksi açık verilen çekler. Tek başına "elimde 400.000 TL çek var" cümlesi eksiktir; aynı dönemde 350.000 TL çek ödeyecekseniz gerçek pozisyonunuz 50.000 TL'dir.
- Banka dağılımı: aynı bankaya yığılmış kâğıtlar yoğunlaşma riskidir.
- Müşteri bazında geçmiş: kimin kâğıdı zamanında ödeniyor, kimde sorun çıkıyor.
Excel ile takip neden zorlaşır?
Bir tablo, çeki kaydetmeye yeter. Yetmediği yer bağlantılardır: çek tahsil edildiğinde kasa bakiyesi artmalı, ciro edildiğinde tedarikçi borcu azalmalı, karşılıksız çıktığında müşterinin cari hesabı yeniden borçlanmalı. Bunlar ayrı tablolarda elle yapıldığında bir gün mutlaka biri atlanır ve rakamlar birbirini tutmaz. Cari hesap takibi yazımız bu bağlantıların mantığını anlatıyor.
krkbos'ta çek ve senetler iki yönlü tutulur: alınan ve verilen ayrı sekmelerde, net çek pozisyonu tek kartta görünür. Durum değiştikçe muhasebe kendiliğinden işler — tahsil edilen çek kasaya girer, ciro edilen tedarikçi borcunu düşer, karşılıksız çıkan tahsilatı geri alır ve müşterinin borcunu yeniden açar. Vadeler nakit akışı tahmininde kendi tarihlerinde görünür. 14 gün ücretsiz deneyin — kredi kartı gerekmez.
