İnternetten indirdiğiniz hazır stok takip şablonlarının çoğu ya sizin malzemelerinize uymaz ya da formülleri kilitlidir. Kendi tablonuzu kurmak yarım saat sürer, tam olarak sizin işinize oturur ve nasıl çalıştığını bildiğiniz için bozulduğunda tamir edebilirsiniz. Aşağıda üç sayfalık, gerçekten çalışan bir stok tablosunu formülleriyle kuruyoruz — sonunda da bu tablonun nerede tıkandığını dürüstçe yazıyoruz.
Yalnız güncel stok özeti gerekiyorsa 30 ürünlük ücretsiz stok takip tablosunu indirebilirsiniz. Bu dosya birikimli giriş-çıkış toplamlarından kalanı hesaplar; aşağıda kurulan hareket defterinden farklı olarak tarihli hareket geçmişi tutmaz.
Tek kural: stok miktarını yazmayın, hesaplatın
Amatör tabloların ortak hatası, mevcut stok miktarını elle güncellenen tek bir hücrede tutmaktır. Biri 40’ı silip 35 yazar; bir hafta sonra o 5’in nereye gittiğini kimse bilemez. Doğrusu şudur: miktarı hiç yazmayın. Siz yalnızca giriş ve çıkışları bir deftere satır satır yazarsınız, mevcut stok bu defterin toplamı olarak hesaplanır. Böylece geçmiş kaybolmaz ve “bu rakam nereden geldi?” sorusunun cevabı her zaman tablodadır.
Üç sayfa, üç ayrı iş
| Sayfa | Ne tutar | Zamanla ne olur |
|---|---|---|
| Ürünler | Her malzemenin değişmeyen bilgisi: kod, ad, birim, kritik seviye | Ürün sayınız kadar satır — genelde 100-500 arası, yavaş büyür |
| Hareketler | Her giriş ve çıkış için tek satır. Asla silinmez, düzeltme de yeni satırdır | En hızlı büyüyen sayfa; yılda binlerce satır olabilir |
| Panel | Ürün başına mevcut stok, kritik seviye kıyası ve uyarı | Ürün sayısı kadar formül satırı; her açılışta kendini günceller |
Ürünler sayfası
Sütunlar sırasıyla: A Ürün Kodu · B Ürün Adı · C Birim (adet, metre, kg) · D Kritik Seviye · E Tedarikçi · F Son Alış Fiyatı.
Ürün kodu tablonun omurgasıdır. Bütün formüller koda göre çalışır. “18mm suntalam beyaz” gibi serbest metin yerine SNT-18-BYZ gibi kısa ve sabit bir kod kullanın. Kod bir kez konur, bir daha değiştirilmez — kodu değiştirdiğiniz gün geçmiş hareketlerin bağı kopar.
Hareketler sayfası
Sütunlar: A Tarih · B Ürün Kodu · C Tür · D Miktar · E Belge/İş No · F Açıklama.
Tür sütununda yalnızca dört değer olsun: Giriş, Çıkış, Fire, Sayım Farkı. Bu sütunu serbest bırakmayın — biri “giris”, biri “GİRİŞ” yazdığı gün formüller sessizce yanlış toplamaya başlar. Excel’de Veri > Veri Doğrulama > Liste ile bu dört seçeneği açılır menü yapın. Aynısını B sütunundaki ürün kodu için de yapın; kodu elle yazdırmak tablonun bir numaralı bozulma sebebidir.
Panel sayfası ve asıl formül
A sütununa ürün kodlarını alın, B sütununa mevcut stok formülünü yazın:
| Hücre | Formül | Ne yapar |
|---|---|---|
| B2 — Mevcut stok | =ÇOKETOPLA(Hareketler!D:D;Hareketler!B:B;A2;Hareketler!C:C;"Giriş") - ÇOKETOPLA(Hareketler!D:D;Hareketler!B:B;A2;Hareketler!C:C;"Çıkış") - ÇOKETOPLA(Hareketler!D:D;Hareketler!B:B;A2;Hareketler!C:C;"Fire") + ÇOKETOPLA(Hareketler!D:D;Hareketler!B:B;A2;Hareketler!C:C;"Sayım Farkı") | Bu ürünün girişlerini toplar; çıkış ve fireyi düşer, sayım farkını (eksi de olabilir) ekler |
| C2 — Ürün adı | =DÜŞEYARA(A2;Ürünler!A:F;2;YANLIŞ) | Kodun karşılığındaki adı getirir; adı iki yerde yazmaktan kurtarır |
| D2 — Kritik seviye | =DÜŞEYARA(A2;Ürünler!A:F;4;YANLIŞ) | Ürünler sayfasındaki eşiği çeker |
| E2 — Uyarı | =EĞER(B2<=D2;"SİPARİŞ VER";"") | Stok eşiğe indiyse satırı işaretler |
Son adım görsel: E sütununu seçip Koşullu Biçimlendirme > Hücre Kurallarını Vurgula > Eşittir > SİPARİŞ VER deyin ve kırmızı dolgu verin. Artık tabloyu her açtığınızda hangi malzemenin sipariş edilmesi gerektiği ilk bakışta görünür.
Kritik seviyeyi tahminle değil formülle koyun
Kritik seviye sütununa “bu kadar olsun” diye rakam yazmak, tablonun en çok emek isteyen kısmını boşa harcamaktır. Basit formül şudur:
Kritik seviye = tedarik süresi (gün) × günlük ortalama tüketim + emniyet payı
18 mm suntalamınız tedarikçiden ortalama 6 günde geliyorsa ve günde ortalama 8 levha harcıyorsanız, siz sipariş verdiğiniz anda elinizde en az 48 levha olmalı. Üstüne yaklaşık %20 emniyet payı koyun: kritik seviye 58. Stok 58’e indiği gün sipariş verilir — “bitince alırız” denmez. Bu tek alışkanlık, atölyelerdeki “malzeme yok, iş bekliyor” krizlerinin büyük bölümünü ortadan kaldırır. Konunun tamamı için atölyeler için stok takibi rehberimize bakabilirsiniz.
Sayım ve fire bu tabloda nasıl işlenir?
Sayım yaptınız, sistemde 58 görünen malzemeden depoda 54 çıktı. Panel’deki rakamı elle düzeltmeyin — Hareketler sayfasına Sayım Farkı türünde −4’lük bir satır girin, açıklamasına da tarihi ve sayımı yapanı yazın. Böylece hem rakam tutar hem de fark kaydı kalır; yıl sonunda “biz bu üründe ne kadar kayıp verdik?” sorusunun cevabı tablodan çıkar.
Üretim sırasında kesilen fazlalık, hatalı parça ve testere payı ise Fire türüyle işlenir. Fireyi çıkışla karıştırmayın: çıkış işe giden malzemedir, fire ise işe giremeden kaybolan malzemedir. İkisini ayırmak, fire oranınızı ölçebilmenizin tek yoludur. Ayrıntı için stok sayımı ve fire yönetimi yazısına ve fire tanımına göz atın.
Bu tablo nerede tıkanır?
Bu şablonun işletmenize yetip yetmediğini kayıt düzeni, ekip erişimi ve sahadaki kullanım üzerinden değerlendirin. Aşağıdaki noktalar kullanılan Excel sürümüne, dosyanın kurulumuna ve iş akışınıza bağlıdır:
- Birlikte düzenleme koşullarını kontrol edin: desteklenen Excel sürümleri ve OneDrive veya SharePoint Online’daki uygun dosyalarla aynı dosyada birlikte çalışılabilir. “Salt okunur” veya kilit uyarısını doğrudan programın sınırı saymadan önce sürümü, paylaşım konumunu ve izinleri kontrol edin.
- Mobil giriş mümkündür; tabloyu telefonda deneyin: Excel’in Android ve iOS uygulamalarında düzenleme yapılabilir. Ancak geniş sütunlu bu şablonun atölyede rahat kullanılıp kullanılmadığını gerçek cihazınızda kontrol edin; kayıt akşama kalıyorsa veri girişini sadeleştirin.
- Geçmiş araçları farklı işler yapar: Değişiklikleri Göster desteklenen hücre düzenlemelerinde kişi, zaman ve önceki değeri gösterir. OneDrive veya SharePoint’ta tutulan dosyalarda Sürüm Geçmişi önceki dosya sürümünü açmayı veya geri yüklemeyi sağlar. Bütün işlem türlerinin hücre değişikliği listesinde izlendiğini varsaymayın.
- Gizlilik ile hücre korumasını ayırın: dosyayı açma ve düzenleme izinleri ayarlanabilir; ancak bu şablonun içinde kullanıcıya göre alış fiyatını ayıran bir erişim kuralı yoktur. Sütun gizlemek veya çalışma sayfasını korumak, alış fiyatını yetkisiz kişiden gizlemek için güvenlik sınırı sayılmamalıdır.
- Sipariş, üretim ve cari kopuktur: hangi malzemenin hangi işe gittiği, o işten ne kazandığınız ve müşterinin bakiyesi üç ayrı dosyada durur. Aynı veriyi üç kez girersiniz.
Ne zaman bırakmalı?
Geçiş kararını belirli sayıda soruna bağlamayın. Önce formülleri, veri girişini, paylaşım ayarlarını ve yedekleme düzenini kontrol edin. Buna rağmen kayıt gecikmesi veya aynı bilgiyi farklı dosyalara yeniden yazma işi sürüyorsa, ortak bir takip sistemini değerlendirebilirsiniz. Geçiş adımları için Excel’den CRM’e geçiş yazısını, iki yöntemin karşılaştırması için Excel yerine krkbos sayfasını inceleyebilirsiniz.
krkbos’ta stok, sipariş ve cari aynı kayıttan beslenir: malzeme işe çıktığı anda hem stoktan düşer hem o işin maliyetine yazılır. Girişi depodaki kişi telefondan yapar, alış fiyatını yalnız yetkili görür. 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz — kredi kartı istemiyoruz.
