Stok takibine başlayan her işletme aynı hayal kırıklığını yaşar: sistem 120 metre diyor, depoda 96 metre var. Rakamın tutmaması sistemin bozuk olduğu anlamına gelmez — gerçekte olan bazı şeylerin kaydedilmediği anlamına gelir.
Fark nereden çıkar?
- Fire: kesim payı, hatalı üretim, bozulan malzeme. En büyük sebep genellikle budur.
- Kayıtsız çıkış: "bir metre alıp gittim, sonra yazarım" — yazılmaz.
- Numune ve tamir: müşteriye verilen örnek, garanti kapsamında yapılan işler.
- Birim karışıklığı: metre ile metrekare, adet ile koli. Aynı malzeme iki farklı birimle girilince rakam anlamsızlaşır.
- Giriş atlanması: gelen mal, faturası gelmediği için sisteme hiç girilmemiştir.
Fireyi gizlemeyin, kaydedin
Fire kötü bir şey değildir; ölçülmeyen fire kötüdür. Kesim yapan hiçbir atölyede fire sıfır olmaz. Önemli olan oranını bilmek ve zamanla izlemek: %8 fire normal olabilir, aynı işte %20'ye çıkmışsa ya malzeme kalitesi düşmüştür ya bir usta yanlış kesiyordur ya da makine ayarı bozulmuştur. Kaydetmezseniz bu bilgi hiç oluşmaz ve maliyet hesabınız da eksik kalır — üretim maliyeti hesaplama yazımızda firenin maliyete nasıl girdiğini anlattık.
Sayım nasıl yapılır?
Dönemsel sayım yılda bir ya da iki kez, her şeyin sayıldığı büyük operasyondur. Doğru sonuç verir ama üretimi durdurur ve kimse sevmez.
Döngüsel sayım daha pratiktir: her hafta birkaç kalem sayılır, yıl içinde tüm depo dönmüş olur. Üretim durmaz, hatalar küçükken yakalanır ve sayım bir "olay" olmaktan çıkıp rutine dönüşür.
Hangi yöntemi seçerseniz seçin üç kural aynıdır: sayımı malı kullanan kişi tek başına yapmasın, sayım anında giriş-çıkış durdurulsun, ve fark bulunduğunda rakam sessizce düzeltilmesin — sebebiyle birlikte kaydedilsin. Sebepsiz düzeltme, farkın kaynağını bir daha bulamamak demektir.
Kritik stok seviyesi nasıl belirlenir?
"Az kaldı" hissi yerine basit bir hesap kullanın: Kritik seviye = Günlük ortalama tüketim × Tedarik süresi (gün) + Emniyet payı. Günde 12 metre harcıyorsanız ve tedarikçiniz 10 günde getiriyorsa, en az 120 metre inince sipariş vermelisiniz; tedarik gecikebileceği için üstüne bir pay eklenir.
Bu eşik her malzeme için farklıdır. Yurt dışından gelen özel bir profil ile her köşede bulunan vida aynı emniyet payını gerektirmez.
Her malzemeyi takip etmeyin
Yaygın hata, ilk günden vidalara varana kadar her şeyi sisteme sokmaktır. Sonuç: kimse güncel tutamaz, veri bozulur, sistem terk edilir. Değere göre ayırın — maliyetinizin büyük kısmını oluşturan az sayıda kalem sıkı takip edilir, ucuz sarf malzemeleri gözle kontrol edilir. Az kalemi doğru takip etmek, çok kalemi yanlış takip etmekten iyidir.
Stok üretime bağlanmazsa çalışmaz
Stok düşümü ayrı bir ekranda elle yapılıyorsa er geç unutulur. Doğru kurgu, malzemenin iş emrine bağlanması ve üretim ilerledikçe düşmesidir. Böylece hem stok gerçeği yansıtır hem o işin malzeme maliyeti kendiliğinden oluşur. Stok takibi yazımız temel kurulumu anlatıyor.
krkbos'ta malzemeler birim, birim maliyet ve kritik seviyeyle tanımlanır; kritik seviyenin altına düşen kalem uyarı verir. Malzeme sipariş kalemine bağlandığında o işin malzeme maliyeti kendiliğinden hesaplanır ve kâr raporuna yansır. Sayım farkları ve fire, sebebiyle birlikte kaydedilebilir. 14 gün ücretsiz deneyin.
