Atölyelerde stok iki şekilde para yakar: bulunmayan malzeme üretimi durdurur, fazla malzeme ise raflarda nakit olarak bekler. İyi bir stok takibi bu ikisinin arasındaki dar şeridi bulmaktır — ve bunun için dev bir sisteme ihtiyaç yoktur.
Önce neyi takip edeceğinize karar verin
Her vidayı saymaya çalışan sistem iki hafta içinde terk edilir. Malzemelerinizi üçe ayırın:
| Grup | Takip biçimi | Neden |
|---|---|---|
| Pahalı ve kritik | Kalemi kalemine, kritik seviyeli | Stok değerinizin büyük kısmı burada durur |
| Orta önemli | Haftalık gözle kontrol, kaba eşik | Takip maliyeti faydasını aşmasın |
| Ucuz sarf | Sadece “azaldı mı” | Vida ve zımpara için formül fazladır |
Kritik seviye formülü basittir — tedarik süresi × günlük tüketim + emniyet payı — ve kendi rakamınızı kritik stok hesaplama aracıyla bulabilirsiniz. Bu tek alışkanlık, “malzeme yok, iş bekliyor” krizlerinin büyük bölümünü bitirir.
Rafta duran stok bedava değil
Stok bir varlıktır ama taşımanın bir bedeli vardır ve bu bedel hiçbir gider kaleminde görünmez:
| Kalem | Yıllık tipik oran |
|---|---|
| Finansman — stoğa bağlanan nakit | %12–20 |
| Yer, raf, ısıtma, sigorta | %3–5 |
| Fire, bozulma, hasar | %2–4 |
| Eskime, modası geçme | %2–5 |
| Toplam taşıma maliyeti | %20–30 |
Stoğun nakit tarafını bütün resimle birlikte görmek için: nakit dönüş süresi hesaplama. Stok günü, işletmenizde bağlı kalan nakdin üç bileşeninden biridir.
Ölü stok: geri gelmeyen para
Her atölyenin rafında bir yerde, aylardır kimsenin dokunmadığı malzeme durur. Ölü stoğu bulmanın yolu sayım değil, son hareket tarihidir — tıpkı alacakları yaşlandırdığınız gibi stoğu da yaşlandırın:
| Son hareket | Durum | Ne yapılır |
|---|---|---|
| 0–3 ay | Aktif | — |
| 3–6 ay | Yavaşlıyor | Sipariş miktarını düşürün, kritik seviyeyi yeniden hesaplayın |
| 6–12 ay | Riskli | İndirimle eritin, kampanyaya koyun, başka işte kullanın |
| 12 ay+ | Ölü | Maliyetin altına da olsa çıkarın |
“Maliyetine satmam, beklerim” en pahalı cümledir. O malzemeye ödediğiniz para zaten gitti — geri getirilemez. Bugünden sonraki tek soru şudur: rafta tutmak mı daha çok kazandırır, elden çıkarmak mı? Tutmanın bedeli yılda %25; ayrıca yer kaplar ve büyük ihtimalle bir yıl sonra daha da değersiz olur. Yarı fiyatına satmak çoğu zaman doğru karardır.
Yarı mamul: atölyedeki en görünmez para
Üretime girmiş ama bitmemiş işler, çoğu atölyede hiç değerlenmez. Oysa içlerinde hem malzeme hem işçilik durur ve o para tahsil edilene kadar sizindir — ama elinizde değildir.
Yarı mamulü ölçmenin pratik yolu: üretim panosundaki açık işlerin her birine o ana kadar giren malzeme ve saati yazmak. Bunu yaptığınızda genelde iki şey görünür:
- Aşamada bekleyen iş sayısı sandığınızdan fazladır — yarı mamul birikmesi darboğazın en net göstergesidir.
- Bağlı para hammadde stoğuna yakın, bazen ondan büyüktür.
Kavramın tanımı: yarı mamul nedir. Maliyetin işe nasıl yazıldığı: üretim maliyeti hesabı.
Giriş ve çıkışı anında kaydedin
Stok kaydının doğruluğu, kaydın ne zaman yapıldığına bağlıdır. Akşam toplu giriş yapılan sistemde rakam hiçbir zaman tutmaz. Malzeme depoya girdiği anda giriş, işe çıktığı anda çıkış işlenmeli.
Belirleyici olan araç değil sürtünme: telefondan yapılabiliyorsa ekip gerçekten yapar, bilgisayara oturmak gerekiyorsa yapmaz. Okutmayla kaydın nasıl kurulduğu: barkod ile stok takibi.
Sayım ve fire
Yıl sonunda yapılan tek büyük sayım hem işi durdurur hem de çıkan farkın sebebini bulmayı imkânsızlaştırır. Bunun yerine döngüsel sayım: her hafta birkaç kalem, yıl boyunca hepsi birkaç kez. Fark küçükken yakalanır ve sebebi hâlâ hatırlanır.
Sayım farkının kaynakları ve fire yönetimi ayrı bir konu: stok sayımı ve fire yönetimi · fire nedir.
Stoku siparişle konuşturun
Asıl kazanç, stok bilgisinin sipariş ekranında görünmesiyle gelir:
- Teklif verirken malzemenin elde olup olmadığını bilmek, terminin gerçekçi olmasını sağlar.
- Sipariş onaylandığında malzemenin ayrılması (rezervasyon), iki işin aynı sacı beklemesini önler. Stokta “var” görünen malzemenin başka bir işe söz verilmiş olması, en sinsi termin sapması sebebidir.
Nereden başlamalı?
Hepsini bir anda kurmayın. Sırası şu:
- Pahalı ve kritik malzemeleri listeleyin — genelde 15–30 kalem.
- Her biri için kritik seviye belirleyin.
- Giriş-çıkışı o kalemler için anında kaydetmeye başlayın.
- Bir ay sonra döngüsel sayıma geçin.
- Üç ay sonra ölü stok yaşlandırmasına bakın.
Excel ile kurmak istiyorsanız formülleriyle birlikte: Excel stok takip şablonu.
Sık sorulan sorular
Küçük bir atölyede stok programı şart mı?
Şart değil — 15–30 kritik kalem Excel’le de yönetilir. Program, stok bilgisinin sipariş ve üretimle aynı yerde olması gerektiğinde anlamlı hale gelir. Ayrı dosyada tutulan stok, sipariş alırken bakılmayan stoktur.
Stok değerini hangi fiyatla hesaplamalıyım?
Uygulamada iki yaygın yöntem var: son alış fiyatı ya da ağırlıklı ortalama maliyet. Küçük atölyelerde ortalama maliyet daha istikrarlı sonuç verir. Hangisini seçerseniz seçin tutarlı kullanın; dönem içinde yöntem değiştirmek kâr tablosunu bozar. Resmî kayıt tarafı için mali müşavirinize danışın.
Ölü stoğu zararına satmak mantıklı mı?
Genelde evet. Ödenen para batmıştır; bugünkü karar “tutmak mı, çıkarmak mı”dır. Tutmanın yıllık bedeli %20–30 ve malzeme çoğu zaman değer kaybeder. Yarı fiyatına satmak, üç yıl rafta tutmaktan iyidir.
Emniyet payını yüksek tutmak güvenli değil mi?
Güvenli görünür, pahalıdır. Her ek birim bağlanmış nakittir. Payı riske göre ayarlayın: tedarikçisi düzenli olan malzemede düşük, ithal ve gecikmeli malzemede yüksek.
Yarı mamulü de saymalı mıyım?
Değerlemesi zordur ama en azından adedini bilin: kaç iş yarım duruyor ve hangi aşamada. Bu sayı artıyorsa üretimde bir yerde birikme var demektir ve stoktan önce oraya bakmak gerekir.
Sayım farkı ne kadar normaldir?
Kalem türüne göre değişir; asıl mesele oran değil eğilimdir. Fark her sayımda aynı yönde çıkıyorsa (hep eksik) sistematik bir sebep vardır: kaydedilmeyen çıkış, fire ya da kayıp.
