Üretim takibinin Excel’deki hali genellikle şudur: bir tablo, renkli satırlar ve “bu iş ne durumda?” diye soran birinin ekrana bakan patronu. Bu düzeni doğru kurmak mümkündür ve küçük bir atölyede uzun süre iş görür. Bu yazıda o tabloyu kuruyor, sonra da nerede tıkandığını dürüstçe söylüyoruz.
Tek tablo, on sütun
| Sütun | İçerik | Not |
|---|---|---|
| A | Sipariş no | Sıra numarası yeter: 2026-0412 |
| B | Müşteri | Açılır liste |
| C | Ürün / iş tanımı | Serbest metin |
| D | Adet / ölçü | Birim ayrı sütun olsun |
| E | Sipariş tarihi | |
| F | Termin | Gün değil, tarih |
| G | Aşama | Açılır liste — asıl sütun |
| H | Sorumlu | Açılır liste |
| I | Teslim tarihi | Bitince yazılır |
| J | Tutar | Tahsilat için |
Aşama sütununu mutlaka Veri > Veri Doğrulama > Liste ile sabitleyin. Kendi akışınızı yazın: Sipariş alındı, Malzeme bekliyor, Kesim, Montaj, Boya, Hazır, Teslim. Serbest metin bırakılırsa bir hafta içinde “boya”, “Boya”, “boyada” yan yana durur ve hiçbir sayım doğru çıkmaz.
Termin ve gecikme hesabı
| Sütun | Formül | Verdiği |
|---|---|---|
| K — Kalan gün | =EĞER(I2<>"";"";F2-BUGÜN()) | Teslim edilmemiş işler için termine kalan gün; eksi ise gecikme |
| L — Durum | =EĞER(I2<>"";"Teslim";EĞER(K2<0;"GECİKTİ";EĞER(K2<=2;"ACİL";"Normal"))) | Tek bakışta öncelik |
| M — Termin tuttu mu | =EĞER(I2="";"";EĞER(I2<=F2;"Zamanında";"Geç")) | Sonradan performans ölçmek için |
| N — İş günü kaldı | =EĞER(I2<>"";"";TAMİŞGÜNÜ(BUGÜN();F2)-1) | Hafta sonunu saymayan gerçekçi süre |
N sütunu çoğu tabloda eksiktir ve en çok hatayı orada yaparsınız: cuma günü “3 gün sonra teslim” demek, gerçekte 1 iş günü demektir. Termin sözü verirken bu ayrımı yapmanın önemini termin yönetimi yazısında anlattık.
Geciken işi otomatik kırmızıya boyama
A2:N500 aralığını seçin, Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural > formül kullan:
- Kırmızı:
=VE($I2="";$F2<BUGÜN()) - Turuncu:
=VE($I2="";$F2-BUGÜN()>=0;$F2-BUGÜN()<=2) - Yeşil (teslim):
=$I2<>"" - Gri (malzeme bekleyen):
=$G2="Malzeme bekliyor"
Sütun harfinin önündeki tek dolar ($I2) satırın tamamının boyanmasını sağlar. Kuralların sırası önemlidir: üstteki kural önce uygulanır. Ayrıntı koşullu biçimlendirme yazısında.
Aşama bazlı iş yükü
Boş bir alana aşama adlarını alt alta yazın, yanına:
=ÇOKEĞERSAY($G:$G;P2;$I:$I;"")
Bu, o aşamada bekleyen ve henüz teslim edilmemiş iş sayısını verir. Tutar bazında görmek isterseniz:
=ÇOKETOPLA($J:$J;$G:$G;P2;$I:$I;"")
Bu iki sütun, atölyenin nefes alıp almadığını gösteren en basit göstergedir. Bir aşamada iş birikiyorsa darboğaz oradadır — üretim planlama ve kapasite yazısı bu okumayı ayrıntılandırır.
Termin performansınızı ölçün
Zamanında teslim oranı, zamanında teslim edilen iş sayısının teslim edilen toplam iş sayısına bölünmesidir. M sütunundaki “Termin tuttu mu” sonucunu kullanın; henüz teslim edilmeyen işleri paydaya katmayın:
=EĞER(EĞERSAY($M$2:$M$500;"Zamanında")+EĞERSAY($M$2:$M$500;"Geç")=0;"Teslim edilen iş yok";EĞERSAY($M$2:$M$500;"Zamanında")/(EĞERSAY($M$2:$M$500;"Zamanında")+EĞERSAY($M$2:$M$500;"Geç")))
Formülü M sütunu dışındaki boş bir özet hücresine yazıp yüzde biçimini seçin. Örneğin 8 iş zamanında, 2 iş geç teslim edildiyse sonuç %80’dir. Henüz teslim edilen iş yoksa “Teslim edilen iş yok” yazar; bu durum %0 başarıyla aynı şey değildir. Boş görünen ancak formül içeren satırlar bu oranı düşürmez.
Hesap M2:M500 aralığındaki 499 kaydı kapsar; yalnız belirli bir ayı değil, bu aralıktaki bütün teslimleri ölçer. 501. satırdan itibaren kayıt eklediğinizde formüldeki bütün aralıkları aynı son satıra uzatın. Gecikme nedenlerini de malzeme, kapasite, müşteri onayı veya tekrar üretim olarak kaydederseniz hangi soruna müdahale edeceğinizi görebilirsiniz.
Excel bu işte nerede biter?
Bu tablo tek kişinin yönettiği, günde 5-10 iş açan bir atölyede gerçekten çalışır. Şu üç noktada durur:
- Atölye tabloyu güncelleyemez. Aşamayı ilerletmek için bilgisayara oturmak gerekir; usta oturmaz, aşama akşama kalır, tablo bir gün geriden gelir. Bir gün geriden gelen üretim takibi, takip değildir.
- Müşteri bilgilendirmesi elle yapılır. Aşama değişince müşteriye haber gitmez; “siparişim nerede?” telefonları devam eder. Sipariş takip sistemi yazısı bu tarafı anlatıyor.
- Maliyet bağlanamaz. Hangi işe ne kadar malzeme ve saat gittiği bu tabloda yoktur; kâr ay sonunda topluca tahmin edilir.
krkbos bu tablonun yaptığı işi pano olarak yapar: her sipariş bir karttır, aşama telefondan ya da QR okutarak ilerletilir, geciken iş kendiliğinden öne çıkar, müşteriye otomatik bilgi gider ve harcanan malzeme-saat işin üstüne yazılır. Mobilya, metal imalat, matbaa ve 100’den fazla iş kolu için hazır şablonla gelir. 14 gün ücretsiz deneyin.
