İyi kurulmuş bir tabloyu okumak için formüllere bakmanız gerekmez — renklere bakarsınız. Kritik seviyeye inen malzeme kırmızıdır, vadesi yaklaşan fatura sarıdır, teslim edilen iş grileşmiştir. Koşullu biçimlendirme, tabloyu “veri deposu” olmaktan çıkarıp “gösterge paneli”ne çeviren özelliktir.
İki tür kural var
Hazır kurallar (Koşullu Biçimlendirme > Hücre Kurallarını Vurgula) tek hücreye bakar: “100’den büyükse yeşil yap”. Hızlıdır ama sınırlıdır.
Formüllü kurallar (Yeni Kural > Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan) işin asıl gücüdür: başka bir sütuna, birden çok koşula ve tarihe bakabilir, satırın tamamını boyayabilir. Aşağıdakilerin hepsi bu türdendir.
Dolar işaretinin mantığı — tek kritik konu
Satırın tamamını boyamak isteyenlerin takıldığı yer burasıdır. Kural, seçtiğiniz aralığın sol üst hücresine göre yazılır ve diğer hücrelere göreli olarak kopyalanır.
| Yazım | Anlamı | Sonuç |
|---|---|---|
=$G2="Teslim" | Sütun sabit, satır serbest | Doğru. Her satır kendi G hücresine bakar; satırın tamamı boyanır |
=G2="Teslim" | İkisi de serbest | Her hücre kendi sağındaki hücreye bakar; tablo alacalı boyanır |
=$G$2="Teslim" | İkisi de sabit | Bütün tablo tek hücreye göre boyanır |
Aralığı seçerken imlecin nerede olduğu da önemlidir: A2:N500 seçtiyseniz kural A2’ye göre yazılır, dolayısıyla formülde satır numarası olarak 2 kullanılır.
İşe yarayan sekiz kural
| Amaç | Formül |
|---|---|
| Kritik seviyeye inen stok | =$D2<=$E2 |
| Stok tükenmiş | =$D2=0 |
| Vadesi geçmiş, tahsil edilmemiş | =VE($G2="";$F2<BUGÜN()) |
| Vadesine 7 gün kalmış | =VE($G2="";$F2-BUGÜN()>=0;$F2-BUGÜN()<=7) |
| Termini geçen sipariş | =VE($I2="";$F2<BUGÜN()) |
| Limitini aşan müşteri | =VE($F2>0;$I2>$F2) |
| Bugünün satırı | =$A2=BUGÜN() |
| Hafta sonuna denk gelen tarih | =HAFTANINGÜNÜ($A2;2)>5 |
Kural sırası ve “Doğruysa dur”
Birden fazla kural aynı hücreye uyduğunda listede üstte olan kazanır. Bu yüzden en özel kural en üstte olmalıdır. Örneğin “teslim edilmiş” kuralı “termini geçmiş” kuralının altında kalırsa, teslim edilmiş ama geç teslim edilmiş işler kırmızı görünmeye devam eder.
Sırayı Koşullu Biçimlendirme > Kuralları Yönet ekranından ok tuşlarıyla değiştirirsiniz. Aynı ekrandaki “Doğruysa dur” kutusu, bir kural eşleştiğinde alttakilerin hiç denenmemesini sağlar — üst üste binen renkleri temizlemenin en kolay yoludur.
Renk seçerken üç kural
- Üçten fazla renk kullanmayın. Her şeyin renkli olduğu tabloda hiçbir şey dikkat çekmez.
- Renge anlam yükleyin, sadece renge güvenmeyin. Erkeklerin yaklaşık %8’i kırmızı-yeşil ayrımında zorlanır. Rengin yanında bir de metin sütunu (“GECİKTİ”) bulunsun.
- Dolgu yerine yazı rengi ve kalınlık daha az yorar; kırmızı dolguyu yalnızca gerçekten acil olan için saklayın.
Veri çubukları, renk ölçekleri, simgeler
Sayısal sütunlarda Veri Çubukları tek bakışta büyüklük kıyası verir — cari bakiye ya da müşteri cirosu listelerinde çok işe yarar; grafik açmadan mini bir grafik elde edersiniz. Renk Ölçekleri ise stok devir hızı gibi “yüksek iyi, düşük kötü” ölçülerde uygundur. Simge Kümeleri genelde gereksiz kalabalık üretir; kaçının.
Yinelenen kayıt bulma
Aynı faturanın iki kez girilmesi, cari bakiyeyi bozan en yaygın hatadır. Fatura no sütununu seçip Hücre Kurallarını Vurgula > Yinelenen Değerler deyin. Daha kesin bir kontrol için (aynı müşteri + aynı tutar + aynı gün):
=ÇOKEĞERSAY($B:$B;$B2;$D:$D;$D2;$A:$A;$A2)>1
Dosyanız yavaşladıysa buraya bakın
Koşullu biçimlendirme, Excel dosyalarını yavaşlatan bir numaralı sebeptir. Sütunun tamamına (A:N) uygulanan kurallar, bir milyondan fazla satır için sürekli yeniden hesaplanır. Ayrıca satır kopyalayıp yapıştırdıkça Excel kuralları sessizce çoğaltır: Kuralları Yönet ekranını açtığınızda aynı kuraldan 40 tane bulmanız hiç şaşırtıcı değildir.
Çözüm: kuralları veri olan aralıkla sınırlayın ($A$2:$N$1000), ara sıra Kuralları Yönet ekranını açıp kopyaları silin, tabloyu Ctrl+T ile tablo haline getirin — tablo büyüdükçe kural da otomatik genişler, tam sütuna ihtiyaç kalmaz.
Bu kuralları uygulayacağınız şablonların kurulumunu stok, vade ve üretim takibi yazılarında bulabilirsiniz.
