Kâr eden ama parası olmayan işletme, ders kitabı örneği değil, çok yaygın bir gerçektir. Sebep genellikle tektir: satış yapılmış, fatura kesilmiş, para gelmemiştir. Bu yazıda gecikmiş alacakları müşteri ilişkisini bozmadan toparlamanın yolunu anlatıyoruz.
Önce tabloyu görün: yaşlandırma
"Piyasada 400.000 TL alacağım var" cümlesi tek başına bir bilgi taşımaz. Bu tutarı vade yaşına göre ayırın: 0-30 gün, 31-60, 61-90 ve 90+ gün. Bu tablo iki şey söyler: hangi müşterinin gerçekten sorun olduğunu ve tahsilat performansınızın aylar içinde iyileşip iyileşmediğini.
Genel kural şudur: bir alacak yaşlandıkça tahsil edilme ihtimali düşer. Bu yüzden enerjinizi en büyük alacağa değil, en hızlı yaşlanan alacağa verin.
Hatırlatma bir ritim olmalı, bir tepki değil
Çoğu işletme alacağı ancak kendi nakdi sıkıştığında hatırlar; o noktada da rahatsız bir telefonla başlar. Bunun yerine sabit ve nazik bir ritim kurun:
- Vadeden 3 gün önce: "Yarın vadesi geliyor" bilgisi. Suçlayıcı değil, hatırlatıcıdır ve unutulan ödemelerin çoğunu burada toplarsınız.
- Vade günü: Kısa bir teyit mesajı.
- 7. gün: Telefon. Yazışma değil konuşma — gecikmenin nedenini ancak burada öğrenirsiniz.
- 15. gün: Ekstre ile birlikte yazılı hatırlatma; artık kayıt altına alma aşamasıdır.
- 30. gün: Ödeme planı önerisi ya da yeni iş almayı durdurma kararı.
Gecikmenin nedenini ayırt edin
Üç farklı müşteri vardır ve üçüne aynı davranmak hata olur. Unutan müşteri hatırlatınca öder — sorun sizin takip sisteminizdedir. Nakit sıkışıklığı yaşayan müşteri ödemek ister ama ödeyemez; ona ödeme planı sunmak, hiç ödeme almamaktan iyidir. Ödemeyi geciktirmeyi alışkanlık hâline getirmiş müşteri ise ancak yeni iş durdurulduğunda harekete geçer.
Kredi limiti koyun
Her müşteri için bir üst sınır belirleyin: "Bu firmanın açık bakiyesi 150.000 TL'yi geçmesin." Sınır aşıldığında yeni iş almadan önce tahsilat konuşulur. Bu, ilişkiyi bozan bir kısıt değil, ilişkiyi koruyan bir sigortadır — çünkü tahsil edilemeyen alacak büyüdükçe iş ilişkisi de zaten biter.
Peşin ve peşinat düzeni
Tahsilat sorununun en etkili çözümü, sorunun oluşmasını engellemektir. Üretim işlerinde malzeme bedelini karşılayan bir peşinat almak standart olmalıdır; böylece en kötü senaryoda bile cebinizden malzeme çıkmaz. Peşin ödemeye küçük bir iskonto tanımlamak da vadeyi kısaltmanın sessiz ama etkili yoludur.
Yazılı iz bırakın
Her görüşmenin tarihini, kiminle konuşulduğunu ve verilen sözü kaydedin. Hem sonraki görüşmede elinizi güçlendirir hem de iş hukuki sürece giderse belge olur. Sözlü takip, üçüncü aramada kimin ne dediğini kimsenin hatırlamamasıyla sonuçlanır.
krkbos'ta cari ekstre, vade takibi ve tahsilat kaydı aynı yerde durur; yaşlandırma tablosu hazır gelir, vadesi yaklaşan ve geçen alacaklar için hatırlatma alırsınız, müşteriyle yapılan her görüşme cari karta not olarak düşer. Cari hesap takibi yazımız bu düzenin temelini anlatıyor. 14 gün ücretsiz deneyin.
