Vadesi geçen alacağı fark etmenin en pahalı yolu, müşterinin aramasını beklemektir. Excel’de kurulacak basit bir tablo, her sabah dosyayı açtığınızda hangi faturanın kaç gün geciktiğini kırmızıyla önünüze koyar. Bu yazıda o tabloyu formülleriyle kuruyoruz.
Tek sayfa, dokuz sütun
| Sütun | İçerik | Formül (varsa) |
|---|---|---|
| A | Fatura tarihi | elle |
| B | Müşteri | elle / açılır liste |
| C | Fatura no | elle |
| D | Tutar | elle |
| E | Vade (gün) | elle — 30, 45, 60 |
| F | Vade tarihi | =A2+E2 |
| G | Tahsil tarihi | elle — tahsil edilince yazılır |
| H | Gecikme (gün) | =EĞER(G2<>"";0;MAK(0;BUGÜN()-F2)) |
| I | Durum | aşağıda |
Durum sütunu
=EĞER(G2<>"";"Tahsil edildi";EĞER(H2>0;"GECİKMİŞ "&H2&" GÜN";EĞER(F2-BUGÜN()<=7;"Bu hafta vadesi";"Bekliyor")))
İç içe EĞER’ler dıştan içe okunur: önce tahsil edilmiş mi, edilmediyse gecikmiş mi, gecikmediyse vadesi yakın mı. & işareti metinle sayıyı birleştirir; sonuç “GECİKMİŞ 12 GÜN” gibi doğrudan okunabilir bir cümle olur.
G sütununu boş bırakmak bilinçli bir tercihtir. “Tahsil edildi mi?” diye Evet/Hayır sormak yerine tarih istemek, hem gecikme hesabını doğru tutar hem de sonradan “bu müşteri ortalama kaç günde ödüyor?” sorusunu cevaplamanızı sağlar.
Satırın tamamını otomatik renklendirme
A2:I500 aralığını seçin, Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural > Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan deyin ve şu kuralları sırayla ekleyin:
- Kırmızı — gecikmiş:
=VE($G2="";$F2<BUGÜN()) - Sarı — bu hafta vadesi geliyor:
=VE($G2="";$F2-BUGÜN()>=0;$F2-BUGÜN()<=7) - Gri — tahsil edilmiş:
=$G2<>""
Dolar işaretinin yeri kritiktir. $G2 yazımı sütunu sabitler, satırı serbest bırakır — böylece kural satırın tamamına aynı mantıkla uygulanır. $G$2 yazsaydınız bütün tablo tek hücreye göre boyanırdı. Ayrıntı için koşullu biçimlendirme yazısına bakın.
Yaşlandırma tablosu
Alacağınızın ne kadar eskidiğini görmek, tahsilat önceliğinizi belirler. Boş bir alana şu formülleri yazın:
| Grup | Formül |
|---|---|
| Vadesi gelmemiş | =ÇOKETOPLA($D:$D;$G:$G;"";$F:$F;">="&BUGÜN()) |
| 1-30 gün gecikmiş | =ÇOKETOPLA($D:$D;$G:$G;"";$H:$H;">=1";$H:$H;"<=30") |
| 31-60 gün | =ÇOKETOPLA($D:$D;$G:$G;"";$H:$H;">=31";$H:$H;"<=60") |
| 61-90 gün | =ÇOKETOPLA($D:$D;$G:$G;"";$H:$H;">=61";$H:$H;"<=90") |
| 90+ gün | =ÇOKETOPLA($D:$D;$G:$G;"";$H:$H;">90") |
Bu tablonun ne anlama geldiğini alacak yaşlandırma nedir sayfasında, tahsilat sırasında ne yapılacağını vadesi geçen alacak nasıl tahsil edilir yazısında bulabilirsiniz.
Müşteri bazlı risk
Tek bir müşteride yoğunlaşan alacak, toplam tutardan daha tehlikelidir:
=ÇOKETOPLA($D:$D;$B:$B;"Müşteri Adı";$G:$G;"")
Bu formülü müşteri listesinin yanına yazıp büyükten küçüğe sıralayın. İlk üç müşteri toplam açık alacağınızın yarısından fazlasını oluşturuyorsa, orada bir limit kararı vermeniz gerekiyor demektir.
Ortalama tahsilat süresi
Tahsil edilmiş faturalar için bir yardımcı sütun (J) açın: =EĞER(G2<>"";G2-A2;""). Bu, faturadan paraya geçen gün sayısıdır. Ortalaması:
=ORTALAMA(J:J)
Vadeniz 30 gün ama ortalamanız 52 gün çıkıyorsa, nakit planınızı 30’a göre yapmanız her ay açık verdirir. Bunun nakit tarafını nakit akışı tahmini yazısında ele aldık.
Excel burada nerede tıkanır?
Bu tablo tek başına iyi çalışır, ama hatırlatmayı yapmaz. Kırmızıyı görmek için dosyayı açmanız gerekir; yoğun bir haftada dosya açılmaz ve gecikme büyür. İkinci sınır: tahsilat yapıldığında birinin gelip G sütununu doldurması gerekir — bu adım atlandığında tablo yanlış alarm üretmeye başlar, birkaç yanlış alarmdan sonra kimse tabloya güvenmez.
krkbos’ta vade takibi kaydın kendisinden doğar: tahsilat işlendiği anda fatura kapanır, vadesi yaklaşan ve geçen alacaklar panele düşer, müşteriye otomatik hatırlatma gönderilebilir. 14 gün ücretsiz deneyin — kredi kartı gerekmez.
