CRM Web Formu Nasıl Kurulur?

Web sitenizdeki form yalnız e-posta gönderiyorsa talep gelmiş olabilir; fakat henüz takip edilebilir bir satış kaydı oluşmamıştır. Mesaj gelen kutusunda kalabilir, iki kişi aynı müşteriyi arayabilir veya kimse ilk dönüşü sahiplenmeyebilir.

CRM web formunun görevi formu süslemek değil, ziyaretçinin talebini kaynağı ve iletişim bilgisi belli, takip edilebilir bir aday kaydına dönüştürmektir.

CRM web formu ile iletişim formu arasındaki fark nedir?

Klasik iletişim formu ad, telefon ve mesajı bir e-posta adresine yollar. CRM web formu ise bilgiyi yapılandırılmış bir aday kaydı olarak saklar. Böylece kayıt bulunabilir, kaynağı ayrılabilir ve görüşme geçmişi aynı kartta sürdürülebilir.

Formun CRM’e düşmesi satışın tamamlandığı anlamına gelmez. Birinin kaydı incelemesi, kopyayı kontrol etmesi, dönüş yapması ve sonucu güncellemesi gerekir. Otomasyon kayıt kaybını azaltır; ticari kararı vermez.

Forma hangi alanları koymalısınız?

İlk temas formu kısa olmalıdır. Satış görüşmesinde öğrenilebilecek her bilgiyi ziyaretçiden baştan istemek, formu gereksiz yere ağırlaştırır.

Vergi numarası, açık adres, kredi limiti veya ayrıntılı ürün bilgisi ilk temas formunun konusu değildir. Bunlar ilişki ilerlediğinde doğrulanarak müşteri kartına eklenebilir.

Kişi adı ile firma adını ayırın

“Ahmet Yılmaz” kiminle konuştuğunuzu, “Doruk Makine” ise hangi işletme için konuştuğunuzu söyler. Bu iki bilgiyi tek alana sıkıştırmak, aynı firmadan ikinci kişi başvurduğunda veya kişi iş değiştirdiğinde kaydı belirsizleştirir.

Formunuz bu bilgileri ayrı alanlarda sunmuyorsa, CRM’e aktarım kuralını belirlemeden önce hangi bilginin nereye kaydedileceğini netleştirin. krkbos’un açık web formunda kişi ve firma adı tek ad alanından alınır; ayrıntı gerekiyorsa ilk görüşmede tamamlanır.

Form kaynağını görünür tutun

Kaynak adını ziyaretçiye yazdırmak yerine sistem tarafından standart biçimde verin. Entegrasyonunuz sayfa bazlı kaynak etiketini destekliyorsa “Web Formu — Fiyat” veya “Web Formu — Üretim Programı” gibi anlaşılır adlar, “web”, “site” ve “form1” gibi dağınık girişlerden daha değerlidir.

Kampanya parametresi kullanıyorsanız onu tek başına insan tarafından okunabilen kaynak adının yerine koymayın. Teknik kod ile satış ekibinin anlayacağı etiketi ayrı tutun.

Bağlantı mı, sayfaya gömme mi?

• Paylaşılabilir bağlantı: WhatsApp, e-posta veya sosyal medya profilinden açılır; kurulumu daha kolaydır.
• Sayfaya gömülü form: Ziyaretçi sitenizden ayrılmadan doldurur; mobil genişlik, yükseklik ve hata durumları ayrıca sınanmalıdır.

krkbos’ta yönetici, potansiyel müşteri için bağlantı veya iframe olarak kullanılabilen web formu oluşturabilir. Formdan gelen kayıt “Web Formu” kaynaklı ve “Yeni” aşamasında aday olarak görünür. Bağlantı yenilenirse eski adres çalışmaz.

Bu özellik Meta Lead Ads bağlantısından ayrıdır; reklam platformundaki hazır aday formunu kendiliğinden CRM’e taşımaz.

Gönderimden sonra ne olmalı?

1. Form gerekli alanları ve veri boyutunu kontrol eder.
2. Başarılı kayıt CRM’de yeni aday olarak görünür.
3. Ziyaretçi talebin alındığını açık bir mesajla görür.
4. Ekip telefon veya e-posta üzerinden kopya kontrolü yapar.
5. Sorumlu kişi ilk görüşmeyi yapar ve tarihli aktivite ekler.
6. Adayın durumu görüşmenin gerçek sonucuna göre güncellenir.

İlk temastan teklife kadar sonraki aşamalar için potansiyel müşteri takibi rehberine geçebilirsiniz.

Otomatik atama ve otomatik mesaj varsaymayın

Web formundan aday oluşması, kaydın bir satış çalışanına otomatik dağıtıldığı anlamına gelmez. krkbos aday kartında otomatik sorumlu atama alanı bulunmaz. Ekip yeni kayıtları kimin inceleyeceğini kendi çalışma kuralıyla belirlemelidir.

Aynı şekilde forma yanıt verildi diye ziyaretçiye otomatik WhatsApp takip serisi başlamaz. Aday kartındaki WhatsApp bağlantısı görüşmeyi açabilir; bu bir otomatik pazarlama akışı değildir.

Kopya kayıt kontrolünü nereye koymalısınız?

Aynı kişi formu iki kez doldurabilir veya telefonla aradıktan sonra web formu gönderebilir. Her gönderimi yeni kişi sanmak dönüşüm oranını şişirir ve çift aramaya yol açar.

Yeni aday listesinde ad, ilgili kişi veya telefonla arama yapın; e-postayı aday kartından kontrol edin. Önceki aday veya müşteri bulunuyorsa görüşmeyi mevcut kaydın geçmişine ekleyin. Otomatik birleştirme kullanılsa bile ortak şirket telefonları nedeniyle son karar insan kontrolünde kalmalıdır.

Spam ve kötüye kullanıma karşı temel kapılar

• Alan ve toplam istek boyutunu sınırlayın.
• Aynı IP ve form için makul günlük gönderim sınırı kullanın.
• Telefon ve e-posta biçimini sunucuda da denetleyin.
• Hata mesajında dosya yolu veya gizli anahtar göstermeyin.
• Parola, kart bilgisi veya gereksiz kimlik verisi istemeyin.

krkbos açık web formunda IP ve form bazlı gönderim sınırları ile zorunlu alan ve uzunluk sınırları bulunur. CAPTCHA kullanılmaz; bu nedenle bütün istenmeyen kayıtların engelleneceği varsayılmamalıdır.

Aydınlatma ve veri azaltma

Formun yakınında verinin hangi amaçla alındığını anlaşılır biçimde açıklayın ve yalnız talebi yanıtlamak için gereken veriyi isteyin. Aydınlatma ve izin metinlerini işletmenizin gerçek sürecine göre hukuk danışmanınızla belirleyin; başka bir sitenin metnini kopyalamak yeterli değildir.

Yayına almadan önce 8 gerçek test

1. Telefonda 375 px genişlikte alanlar taşmadan dolduruluyor mu?
2. Zorunlu alan boşken anlaşılır hata görünüyor mu?
3. Geçersiz e-posta ve aşırı uzun metin reddediliyor mu?
4. Başarılı gönderimde yalnız bir aday kaydı oluşuyor mu?
5. Kaynak alanı beklenen değeri gösteriyor mu?
6. Aynı telefonla ikinci gönderim ekip tarafından bulunabiliyor mu?
7. Bağlantı ve iframe ayrı ayrı çalışıyor mu?
8. Hata alan ziyaretçi yeniden deneyebileceğini anlıyor mu?

CRM’de kayıt oluştuktan sonra sınır nerede?

Web formu aday kaydı oluşturur; teklif veya sipariş oluşturmaz. Aday kazanıldığında kullanıcı mevcut müşteriyle eşleştirebilir veya yeni müşteriye dönüştürmeyi onaylayabilir. Teklif, müşteri kaydı üzerinden ayrıca hazırlanır.

Bu ayrım, uygun olmayan her form kaydının müşteri listenizi ve ticari kayıtlarınızı kirletmesini önler.

Sık sorulan sorular