Bir kişi fiyat sorduğunda satış yapılmış olmaz; fakat o talep kayda girmezse satış ihtimali daha başlamadan kaybolabilir. Telefon, WhatsApp, web formu ve referans üzerinden gelen adaylar farklı yerlerde kaldığında kimin aranacağı, ne konuşulduğu ve hangi teklifin beklendiği kişinin hafızasına bağlanır.
Potansiyel müşteri takibi, her talebi ilk temas anından itibaren tek bir kayıt altında ilerletir. Amaç mümkün olduğunca çok kart biriktirmek değil; her kartta ihtiyaç, sorumlu, aşama ve bir sonraki adımı görünür tutmaktır.
Potansiyel müşteri takibi nedir?
Potansiyel müşteri ya da satış adayı, ürün veya hizmetinize ilgi göstermiş fakat henüz satın alma kararı vermemiş kişi ya da işletmedir. Takip süreci; adayın nereden geldiğini, neye ihtiyaç duyduğunu, hangi görüşmelerin yapıldığını ve satışın nasıl sonuçlandığını kayıt altına alır.
| Kayıt | Hangi soruyu cevaplar? | Ne zaman oluşur? |
|---|---|---|
| Potansiyel müşteri | Bu talep kimden geldi ve sıradaki temas ne? | İlk ciddi soru veya ihtiyaç bildirildiğinde |
| Müşteri | Bu kişiyle işler, teklifler ve cari geçmiş nerede tutulacak? | İşletme müşteri kartı açmaya karar verdiğinde |
| Teklif | Hangi kapsam, fiyat ve koşullar sunuldu? | İhtiyaç yeterince netleşip teklif hazırlandığında |
Her telefon numarasını hemen müşteri listesine eklemek müşteri kartlarını şişirir. Hiç kaydetmemek ise değerli talepleri unutmaya yol açar. Ayrı aday listesi bu iki uç arasında düzen kurar. CRM kavramına yeniyseniz önce CRM nedir? rehberindeki temel ayrımı inceleyebilirsiniz.
1. Her yeni talebi tek kayıtla açın
Aday kaydı görüşme bittikten sonra değil, ilk temas sırasında açılmalıdır. “Akşam topluca girerim” yaklaşımı; telefon, ihtiyaç ve geri dönüş sözünün eksik yazılmasına neden olur. İlk kayıt kısa olabilir, fakat başka bir çalışanın adayı arayabilmesine yetecek kadar açık olmalıdır.
| Alan | Neden gerekir? | Örnek |
|---|---|---|
| Firma / aday adı | Kartın kime ait olduğunu gösterir | Örnek Eczanesi |
| İlgili kişi | Firma içinde kiminle konuşulduğunu ayırır | Satın alma sorumlusu |
| Telefon ve e-posta | Bir sonraki temas kanalını belirler | 05xx… / bilgi@… |
| Şehir | Keşif, teslim ve saha planını etkiler | Bursa |
| Kaynak | Adayın sizi nereden bulduğunu gösterir | Referans |
| İhtiyaç notu | Bir sonraki çalışanın konuşmaya kaldığı yerden başlamasını sağlar | Dış cephe tabela yenileme |
| Tahmini tutar | Fırsatın yaklaşık büyüklüğünü görünür kılar | Henüz doğrulanmadı |
| Durum | Kartın satış akışındaki yerini gösterir | Yeni |
Tahmini tutar teklif değildir. İhtiyaç ölçülmeden yalnızca yüksek görünmesi için rakam yazmak satış tahminini bozar. Tutar bilinmiyorsa alanı boş bırakmak, uydurma bir değer girmekten daha doğrudur.
2. Adayın kaynağını ve ihtiyacını ayırın
“Instagram’dan geldi” bir kaynak bilgisidir; ne istediğini anlatmaz. “Araç giydirme istiyor” ise ihtiyaçtır; sizi nasıl bulduğunu göstermez. Bu iki bilgi ayrı tutulursa hem görüşme doğru hazırlanır hem hangi kanalın nitelikli talep getirdiği sonradan görülebilir.
- Kaynak: telefon, web formu, referans, sosyal medya, fuar veya başka bir kanal.
- İhtiyaç: istenen ürün, hizmet, yaklaşık ölçü/adet ve kullanım amacı.
- Zaman: adayın karar ve teslim beklentisi.
- Karar yapısı: görüştüğünüz kişinin karar verip vermediği.
- Sonraki adım: keşif, numune, ölçü, fiyat çalışması veya yeniden arama.
Kaynak seçeneğini serbest metinle her seferinde farklı yazmayın. “Instagram”, “Sosyal medya” ve “IG” üç ayrı kaynak gibi görünür. Ekip küçük bir ortak liste kullanmalı; ayrıntıyı not alanına eklemelidir.
3. Beş aşamayı geçiş koşullarıyla tanımlayın
Aşama adı tek başına yeterli değildir. Bir kartın neden ilerlediği herkes için aynı anlama gelmelidir. Küçük bir satış ekibi için aşağıdaki beş aşama çoğu belirsizliği kaldırır:
| Aşama | Bu aşamada ne bilinir? | İlerleme koşulu |
|---|---|---|
| Yeni | Talep geldi, henüz anlamlı görüşme yapılmadı | İlk temas kuruldu ve temel ihtiyaç öğrenildi |
| Görüşülüyor | İhtiyaç, zaman ve karar süreci araştırılıyor | Teklif hazırlamak için gerekli bilgiler tamamlandı |
| Teklif Verildi | Kapsam ve koşullar adaya iletildi | Kabul, ret veya net yeni değerlendirme tarihi alındı |
| Kazanıldı | Aday işi onayladı | Müşteri ve iş kaydı oluşturuldu |
| Kaybedildi | Satış gerçekleşmeyecek | Sonuç ve bilinen neden not edildi |
“Görüşülüyor” sonsuz bekleme alanı değildir. Her açık kartta bir sonraki tarih bulunmalıdır. “Teklif Verildi” de yalnız dosyanın gönderildiği anlamına gelmez; teklif kapsamı, gönderim tarihi ve tekrar görüşme zamanı yazılmalıdır.
4. Her açık kartı tek bir sonraki adımla bırakın
“Dönüş bekleniyor” iş değildir; sorumlusu ve tarihi olmayan bir bekleyiştir. Her açık aday kaydında üç parça birlikte bulunmalıdır:
Sonraki adım = Yapılacak iş + Sorumlu kişi + Kesin tarih
| Belirsiz ifade | Uygulanabilir kayıt |
|---|---|
| Sonra aranacak | Ayşe, 3 Eylül saat 11.00’de ölçü kararını soracak |
| Fiyat hazırlanacak | Mehmet, keşif ölçüsünden iki malzeme seçeneğini 2 Eylül’e kadar çıkaracak |
| Müşteri düşünecek | Karar toplantısı 5 Eylül; 6 Eylül sabahı sonuç için aranacak |
| Numune gönderilecek | Mat selefon ve parlak selefon numunesi bugün kargoya verilecek; takip numarası karta yazılacak |
Planlanan gün geldiğinde hatırlatmanın nerede görüneceği de belli olmalıdır. krkbos’ta yönetici hesabı adayla ilişkili aktivite planlayabilir; hatırlatma vakti geldiğinde panelin zil listesinde görünür. Bu kayıt kendiliğinden e-posta veya WhatsApp mesajı göndermez.
5. Görüşme notunu konuşma dökümü değil, karar kaydı yapın
Uzun mesaj geçmişini kopyalamak yerine karar verecek bilgiyi özetleyin. İyi bir görüşme notu beş soruyu cevaplar:
- Görüşme ne zaman ve hangi kanaldan yapıldı?
- Aday tam olarak ne istedi?
- Hangi bilgi doğrulandı, hangi bilgi hâlâ varsayım?
- Taraflar neye söz verdi?
- Sıradaki adım kimin ve ne zaman?
Zayıf not: “Fiyatı yüksek buldu, sonra konuşacağız.”
Daha iyi not: “31 Ağustos telefon görüşmesi: kompozit zemin yerine ekonomik malzeme seçeneği istedi. İndirim sözü verilmedi. Ölçü teyidinden sonra iki alternatif 2 Eylül saat 15.00’e kadar gönderilecek; sorumlu Ayşe.”
Notların ekipçe aynı kalıpla tutulması için müşteri görüşme notu rehberindeki sekiz alanı kullanabilirsiniz.
6. Teklif aşamasına bilgi tamamlanınca geçin
Erken verilen teklif genellikle eksik kapsamla hazırlanır; geç verilen teklif ise adayın ilgisini kaybettirir. Tekliften önce en az ürün/hizmet kapsamı, adet veya ölçü, teslim yeri, beklenen zaman ve karar verecek kişi netleşmelidir.
- Teklifte neyin dahil ve hariç olduğunu açıkça yazın.
- Montaj, nakliye ve keşif gibi ek işleri ayrı kalemle görünür yapın.
- Geçerlilik süresi ve ödeme koşulunu gerçek kararınıza göre belirtin.
- Teklif gönderildiği anda takip tarihini de planlayın.
- Yeni istek gelirse eski teklifin üstüne sessizce yazmak yerine revizyonu ayırın.
Teklifin alanlarını ve koşullarını düzenlemek için fiyat teklifi hazırlama rehberini, tekliflerin sonucunu ölçmek için teklif takibi ve dönüşüm oranı rehberini inceleyebilirsiniz.
krkbos sınırı: Potansiyel müşteri kartında ayrı dosya veya teklif sekmesi yoktur. Resmî teklif kaydı oluşturmak istediğinizde adayı müşteri kartına dönüştürüp teklifi o müşteri altında açmanız gerekir. Adayın satış aşaması panoda ayrıca izlenebilir.
7. Kazanılan ve kaybedilen adayları gerçekten kapatın
Satış gerçekleştiğinde kartı “Kazanıldı” yapmak tek başına yeterli değildir. Müşteri kaydı, teklif/sipariş bağlantısı ve verilen ilk teslim sözü doğru yere taşınmalıdır. Kaybedilen adayda ise “olmadı” yazmak yerine bildiğiniz somut nedeni kaydedin.
| Sonuç | Yazılacak bilgi | Kaçınılacak yorum |
|---|---|---|
| Kazanıldı | Onaylanan kapsam, tarih ve müşteri kaydı | Kesinleşmemiş işi satış saymak |
| Fiyat nedeniyle kayıp | Adayın söylediği fiyat itirazı ve seçtiği alternatif | “Pahalı buldu” dışında kanıtsız yorum |
| Zaman nedeniyle kayıp | İstenen ve sunulabilen teslim tarihleri | Bütün gecikmeyi müşteriye yüklemek |
| Kapsam uygun değil | Karşılanamayan teknik veya hizmet şartı | Üründe olmayan özelliği varmış gibi göstermek |
| Yanıt alınamadı | Son temas tarihleri ve kullanılan kanallar | Bir cevapsız aramayı kesin ret saymak |
krkbos’ta kayıp nedeni için ayrı yapılandırılmış bir alan yoktur; bilinen nedeni aday notuna yazmak gerekir. “Kazanıldı” durumundaki aday müşteri kaydına dönüştürülebilir; eski aday kaydı ve aktivite geçmişi de korunur.
Tabela firması için örnek aday kaydı
Aşağıdaki senaryo yalnız yöntemi göstermek için hazırlanmıştır; gerçek müşteri veya gerçekleşmiş satış değildir.
| Alan | Örnek değer |
|---|---|
| Aday | Örnek Eczanesi |
| Kaynak | Referans |
| İhtiyaç | Mevcut dış cephe tabelasının yenilenmesi |
| Durum | Görüşülüyor |
| Tahmini tutar | Keşif öncesi doğrulanmadı |
| Son görüşme notu | Cephe fotoğrafı geldi; ölçü, elektrik beslemesi ve montaj yüksekliği yerinde kontrol edilecek |
| Sonraki adım | Mehmet, 2 Eylül saat 10.00’da keşif yapacak |
Bu örnekte aday kartı satış görüşmesini taşır; keşif onaylanıp gerçek iş açıldığında ölçü, tasarım dosyası ve montaj bilgisi sipariş kaydında tutulur. Sektöre özgü iş akışını reklam ve tabela firmaları için CRM sayfasında görebilirsiniz.
Haftalık takipte hangi sayılara bakılmalı?
Yalnız toplam aday sayısı satış performansını göstermez. Haftalık toplantıda az ama aynı tanımla hesaplanan göstergeler kullanın:
| Gösterge | Ne anlatır? | Kontrol sorusu |
|---|---|---|
| Yeni aday | Dönemde açılan kayıt | Hangi kaynak nitelikli talep getirdi? |
| Açık aday | Yeni, görüşülüyor ve teklif aşamasındaki kartlar | Kaçının sıradaki tarihi yok? |
| Bekleyen kart | Uzun süredir temas edilmeyen açık aday | Gerçekten açık mı, kapanması mı gerekiyor? |
| Kazanılan / kaybedilen | Kapanan satış sonuçları | Kayıp nedeni not edilmiş mi? |
| Dönüşüm oranı | Kazanılanların bütün kayıtlı adaylara oranı | Açık kartların oranı aşağı çektiği biliniyor mu? |
| Açık potansiyel tutar | Açık adaylara yazılan tahmini değer toplamı | Rakamlar güncel ve dayanaklı mı? |
krkbos ekrandaki dönüşüm oranını kazanılan aday ÷ tüm kayıtlı aday × 100 biçiminde hesaplar. Açık adaylar da paydada bulunduğu için bu oran, yalnız kapanan fırsatlardan hesaplanan satış kazanma oranıyla aynı değildir. Farklı dönemleri karşılaştırırken tanımı değiştirmeyin.
Kaynak bazında ayrıntılı bir dönüşüm raporu hazır değildir. Aday listesini Excel’e aktararak kaynak, durum ve tarih üzerinden kendi dönem tablonuzu oluşturabilirsiniz.
krkbos potansiyel müşteri takibinde ne sağlar?
krkbos müşteri takip programında potansiyel müşteriler ayrı bir liste ve beş aşamalı pano üzerinde izlenebilir. Aday adı, ilgili kişi, telefon, e-posta, şehir, kaynak, tahmini tutar, durum ve not kaydedilebilir. Kartlar aşamalar arasında ilerletilir; görüşme notları ve durum değişiklikleri aktivite geçmişinde görünür.
- Adaylar elle veya işletmeye özel web formu bağlantısından kaydedilebilir.
- Liste ya da pano görünümü kullanılabilir; durum ve aramayla süzülebilir.
- Açık aday adedi, tahmini tutar ve kazanılan kayıtlar özetlenir.
- Yönetici hesabı adaya bağlı arama, toplantı veya takip aktivitesi planlayabilir.
- Süzülen aday listesi Excel’e aktarılabilir.
- Aday müşteri kaydına dönüştürülebilir; müşteri işlemleri o karttan sürdürülür.
Açık ürün sınırı: krkbos adayı otomatik puanlamaz, satış ihtimalini yapay zekâyla tahmin etmez ve e-posta besleme serisi göndermez. Aday kartında etiket, dosya veya teklif sekmesi yoktur. Aktivite hatırlatması yalnız panelin zil listesinde görünür; kendiliğinden e-posta ya da WhatsApp göndermez.
Bir günde kurulabilecek başlangıç düzeni
- Yeni, Görüşülüyor, Teklif Verildi, Kazanıldı ve Kaybedildi aşamalarını ekipçe tanımlayın.
- Kaynak listesini aynı adlarla kullanın; eş anlamlı tekrarları kaldırın.
- İlk kayıtta ad, iletişim, ihtiyaç, kaynak ve sonraki adımı zorunlu çalışma kuralı yapın.
- Her açık kart için tek sorumlu ve kesin takip tarihi belirleyin.
- Görüşme notlarını ihtiyaç, karar ve sonraki adım kalıbıyla yazın.
- Haftada bir tarihsiz, sahipsiz ve uzun süredir bekleyen kartları kapatın veya planlayın.
- Kazanılan adayı müşteri kaydına dönüştürün; kaybedilende bilinen nedeni not edin.
Potansiyel müşteri takibi hakkında sık sorulan sorular
Potansiyel müşteri ile müşteri aynı şey mi?
Hayır. Potansiyel müşteri ilgi göstermiş fakat henüz satın alma ilişkisi kesinleşmemiş adaydır. Müşteri kartı ise teklifler, işler ve cari geçmiş gibi devam eden ticari kayıtların sahibidir.
Her fiyat soran kişiyi aday olarak kaydetmeli miyim?
Ürün veya hizmetinize ilişkin gerçek bir ihtiyaç ve tekrar iletişim kurulabilecek bilgi varsa kaydetmek yararlıdır. Spam, ilgisiz talep veya iletişim bilgisi olmayan mesajları satış fırsatı gibi saymak listeyi şişirir.
Potansiyel müşteri takibinde kaç aşama olmalı?
Küçük ekipte beş aşama çoğu ihtiyacı karşılar: Yeni, Görüşülüyor, Teklif Verildi, Kazanıldı ve Kaybedildi. Yeni aşama ancak farklı sorumluluk veya karar yaratıyorsa eklenmelidir.
Teklif verdikten sonra ne zaman aramalıyım?
Teklif gönderilirken adaya değerlendirme için ne kadar süre gerektiğini sorun ve birlikte net tarih belirleyin. Her teklif için aynı rastgele bekleme süresini kullanmak yerine karar sürecine göre tarih verin.
krkbos potansiyel müşteriye otomatik puan verir mi?
Hayır. Otomatik aday skoru veya satış ihtimali tahmini yoktur. Kaynak, tahmini tutar, durum, görüşme notu ve bekleme süresi ekip tarafından değerlendirilir.
Aday kartından doğrudan teklif hazırlayabilir miyim?
Hayır. Aday kartında teklif sekmesi yoktur. Adayı müşteri kaydına dönüştürdükten sonra teklifi müşteri kartında oluşturabilirsiniz.
Takip zamanı gelince müşteriye mesaj gider mi?
Hayır. Yönetici tarafından planlanan aktivitenin hatırlatması vakti gelince panel zilinde görünür; müşteriye otomatik e-posta veya WhatsApp mesajı göndermez.
