Araç servise girdikten iki saat sonra “Bu çizik önceden var mıydı?” sorusu soruluyorsa kabul kaydı geç kalmış demektir. Kaporta-boya servisinde araç hasar kaydı yalnız onarılacak bölgeyi işaretlemek için değil; aracın kabul anındaki görünümünü, müşterinin anlattığını ve servisin gözlemlediğini birbirinden ayırmak için tutulur.
Düzenli kabul; resepsiyon, hasar tespiti ve atölye arasında aynı başlangıç bilgisini kurar. Böylece kaporta-boya iş takibi “sağ ön tarafta hasar var” gibi belirsiz bir cümleyle değil, araç ve bölge bazında okunabilir kayıtla başlar.
Kabul kaydı onarım kararından önce mevcut durumu göstermeli
Kabul görevlisinin ilk işi hasarın nasıl onarılacağına karar vermek değil, aracın geldiği hâli tutarlı biçimde kaydetmektir. Müşterinin anlattığı olay, dışarıdan görülen izler, gösterge uyarıları ve aracın hareketine ilişkin gözlemler ayrı başlıklarda tutulmalıdır. Teknik teşhis daha sonra yetkin kişi tarafından yapılır.
Kayıt için tek bir zaman noktası belirleyin: araç teslim alındığında, yıkama veya söküm başlamadan önce. Araç kirli, ıslak ya da karanlık ortamdaysa bunun görüşü sınırladığı da yazılmalıdır. Görülemeyen bölgeyi “hasarsız” diye işaretlemek yerine “kontrol edilemedi” olarak bırakmak daha doğrudur.
Araç kimliği ile teslim koşullarını ilk bölümde sabitleyin
Benzer renk ve modelde araçlar aynı gün servise gelebilir. Plaka tek başına yeterli bir çalışma kimliği olmayabilir; marka, model ve gerektiğinde şasi numarasıyla eşleştirme yapılmalıdır. Gereksiz kişisel veri toplamak yerine işi ayırt etmeye yarayan alanlarla sınırlı kalın.
| Alan | Neden gerekli? | Nasıl doğrulanır? |
|---|---|---|
| Plaka ve araç | İş kaydını doğru araçla eşleştirir | Araç üzerinden birlikte okunur |
| Şasi numarası | Gerekli teknik bilgiye doğru araçla erişmeyi kolaylaştırır | Araç üzerindeki kayıtla karşılaştırılır |
| Kilometre | Kabul anındaki gösterge değerini kaydeder | Gösterge fotoğrafı ve yazılı değer birlikte tutulur |
| Yakıt veya şarj seviyesi | Aracın atölye içi hareketi için başlangıç bilgisidir | Gösterge seviyesinden yaklaşık aralık seçilir |
| Anahtar adedi | Servise bırakılan anahtarları ayırır | Teslim sırasında sayılır |
| Uyarı lambaları | Araç güvenli bulunmuşsa kabulde görülen mevcut uyarıları gösterir | Kabul görevlisi sırf kayıt için kontağı veya READY konumunu açmaz |
Bu bilgiler daha geniş servis akışında müşteri ve araç bilgisiyle birlikte ele alınabilir. Genel çerçeveyi oto servis iş takibi sayfasında görebilirsiniz.
Müşteri anlatımı ile servis gözlemini ayrı tutun
Müşteri “sol önden ses geliyor” diyebilir; kabul görevlisi ise sol ön çamurlukta sürtme görebilir. Bunlar aynı kayıt değildir. İlkini “müşteri bildirimi”, ikincisini “kabulde gözlenen” olarak adlandırın. “Darbe süspansiyonu bozmuş” gibi teşhis cümlesi kurmayın.
Müşteriye kısa ve yönlendirici olmayan sorular sorun: Darbe hangi yönden oldu? Araç olaydan sonra kullanıldı mı? Yeni bir ses, titreşim veya yönlenme fark edildi mi? Gösterge ekranında hangi uyarı görüldü? Daha önce aynı bölgede işlem yapıldı mı? Cevapları yorumlamadan kaydedin. Görüşmenin konusu ve sonraki adımı ayırmak için müşteri görüşme notu rehberindeki yapıdan yararlanabilirsiniz.
Aracın çevresini aynı sırayla dolaşın
Kontrol her araçta aynı noktadan başlamalı ve aynı yönde ilerlemelidir: ön, sağ ön, sağ yan, sağ arka, arka, sol arka, sol yan, sol ön, tavan ve görülebilen alt bölümler. Böylece yalnız müşterinin gösterdiği noktaya odaklanıp başka belirgin izleri atlama riski azalır.
| Bölge | Gözlem türü | Yazım örneği |
|---|---|---|
| Sol ön çamurluk | Göçük ve boya izi | Çamurluk kemeri üstünde avuç içi büyüklüğünde göçük; yüzeyde açık renk sürtme |
| Ön tampon sağ köşe | Çatlak veya açıklık | Alt ızgara yanında çatlak; tampon-far birleşiminde açıklık |
| Sağ ön kapı | Önceden görülen iz | Kapı kolu altında iki kısa yüzey çizgisi; mevcut onarım alanı dışında |
| Ön cam | Taş izi | Sürücü görüş alanı dışında küçük noktasal iz; teknik değerlendirme yapılmadı |
| Jant ve lastik | Sürtme veya deformasyon belirtisi | Sağ ön jant kenarında sürtme; lastik yanağı gözle kontrol edilecek |
“Çizik var” yerine parça adı, parçanın bölgesi, izin türü ve yaklaşık yayılımı birlikte yazılmalıdır. Kesin ölçüm yapılmadıysa milimetre uydurmayın; anlaşılır bir konum tarifi kullanın.
Fotoğraf dizisini genel görünümden ayrıntıya doğru çekin
Önce aracın dört köşesini ve genel yanlarını gösteren kareler çekin. Ardından hasarlı bölgeyi çevresiyle birlikte, son olarak ayrıntıyı kaydedin. Yalnız çok yakın fotoğraf çekilirse hasarın aracın neresinde olduğu anlaşılmaz; yalnız geniş kare çekilirse küçük iz seçilemez.
- Fotoğrafı araç kabul numarası, bölge ve sıra bilgisiyle ilişkilendirin.
- Aynı hasarın farklı açılarını art arda ve tutarlı sırada tutun.
- Yansıma, gölge veya kir görüşü etkiliyorsa açıklamaya ekleyin.
- Gereksiz yüzleri, çevredeki başka araçları ve kişisel eşyaları kadraja almayın.
- Söküm sonrasında bulunan yeni alanları kabul fotoğraflarıyla karıştırmayın.
Fotoğraf teknik teşhis değildir. Görseldeki bir açıklığı “şasi hasarı” diye adlandırmak yerine gözlenen açıklığı yazın ve teknik kontrol görevi oluşturun. İş kapsamının anlaşılır biçimde devredilmesi için iş emri hazırlama rehberindeki yer, görev ve kabul ölçütü düzeni kullanılabilir.
Uyarı lambalarını ve hareket güvenliğini ayrı kontrol edin
Kaporta hasarı yalnız dış panelde kalmayabilir. Gösterge uyarıları, alışılmadık ses, sıvı kaçağı, direksiyon veya fren davranışındaki değişiklik, açılmış hava yastığı ya da yüksek voltajlı araçta görünür hasar varsa araç yetkin teknik değerlendirme yapılmadan hareket ettirilmemelidir. Kabul görevlisi sorunu teşhis etmek yerine gözlemi ve alınan tedbiri kaydetmelidir.
I-CAR araç kabul süreci kaynağı araç kabulünü onarım sürecinin ilk ve kritik adımlarından biri olarak ele alır. Bu kaynak Türkiye’deki servisler için hukuki kural değildir. Ön tarama, son tarama ve sürüş destek sistemi kalibrasyonu gereksinimleri marka, model, donanım ve yapılacak işleme göre üretici bilgisinden kontrol edilmelidir.
Güvenlik sınırı: Hava yastığı, emniyet sistemi, sensör, kamera, radar, yüksek voltaj bileşeni veya taşıyıcı yapı hakkında yalnız görsel kabul kaydıyla onarım kararı vermeyin. Aracı güvenli alanda bekletin ve ilgili üretici prosedürünü bilen teknik sorumluya yönlendirin.
Söküm sonrası bulunan hasarı ilk kaydı ezmeden ekleyin
Tampon, kaplama veya iç trim sökülmeden bazı bağlantı, sensör ve iç panel hasarları görünmeyebilir. Yeni bulgu çıktığında kabul kaydını değiştirip ilk hâli kaybetmeyin. “Söküm sonrası bulgu” adıyla tarih, bölge, fotoğraf ve ayrı değerlendirme kaydı ekleyin. Böylece kabulde görülen ile işlem sırasında ortaya çıkan ayrılır.
Yeni parçaya veya iş adımına ihtiyaç doğarsa bunu serbest notta bırakmayın; ilgili iş emriyle bağlayın. Malzeme bekleyen adımları düzenlemek için eksik parça yönetimi rehberi, işlem tamamlandıktan sonra geri gelen konuları ayırmak için de servis ve garanti takibi rehberi kullanılabilir.
Anahtar, aksesuar ve teslim içeriğini ayrı listeleyin
Araç üzerinde sökülebilir aksesuar, çocuk koltuğu, bagaj içeriği veya özel ekipman varsa yalnız iş için gerekli olanları kaydedin. Mümkünse müşterinin kişisel eşyalarını araçta bırakmamasını isteyin; kalanları ayrıntılı kişisel içerik yazmadan genel başlıklarla belirtin. Tavan barı, özel jant kapağı, stepne, şarj kablosu ve ikinci anahtar gibi işle ilişkili parçaları tek tek ayırın.
| Kontrol | Kabulde kayıt | Atölyeye aktarılacak bilgi |
|---|---|---|
| Anahtar | Adet ve ayırt edici anahtarlık | Hangi anahtarın araçla hareket edeceği |
| Aksesuar | Araçta bulunan sökülebilir parça | Sökülecekse saklama yeri |
| Gösterge | Kilometre, seviye ve görülen uyarılar | Teknik kontrol gerektiren başlık |
| Hasar bölgesi | Müşteri bildirimi ve kabul gözlemi | İş emrindeki bölüm ve kontrol sırası |
| Hareket durumu | Araç kendi gücüyle geldi, çekildi veya hareket ettirilmedi | Atölye içinde uygulanacak tedbir |
Parça bekleme, teknik kontrol ve atölye sırası teslim zamanını etkileyebilir. Tarihi tek tahminle vermek yerine ön koşulları görünür tutmak için termin yönetimi rehberindeki yaklaşımı uygulayın.
krkbos ile araç kabul bilgileri nasıl düzenlenebilir?
krkbos’ta müşteriye ait özel bir araç kartı veya gövde hasar şeması yoktur. Plaka, şasi, kilometre ve araç bilgileri teklif notuna; hasarlı parçalar ile planlanan işlemler ayrı teklif kalemlerine yazılabilir. Kabuldeki JPG veya PNG fotoğrafları da aynı teklifin eklerinde tutulabilir.
İş siparişe döndükten sonra söküm sırasında bulunan yeni durum için siparişe veya kaleme bağlı “Diğer” olay kaydı açılabilir; açıklamaya isteğe bağlı tek fotoğraf eklenebilir. Böylece ilk kabul eki değiştirilmeden sonraki bulgu ayrı tarihte görünür.
Ne sağlamaz? Plaka, şasi, kilometre, marka-model ve boya kodu için özel alan; müşteri imzası, ekspertiz raporu, hasar tanıma, arıza kodu tarama, onarım yöntemi seçme veya sensör kalibrasyonu sunmaz. Araç bilgileri serbest not ve kalemlerde kaldığı için özel alanlar gibi süzülemez.
Kaporta-boya servis kabulü hakkında sık sorulan sorular
Araç kirliyse hasar kabulü nasıl yapılmalı?
Görülebilen alanlar kaydedilmeli, kir veya ıslaklık nedeniyle kontrol edilemeyen bölgeler açıkça belirtilmelidir. Araç temizlendiğinde ek kontrol ayrı kayıt olarak yapılmalıdır.
Müşterinin söylediği her hasar servis gözlemi sayılır mı?
Hayır. Müşteri anlatımı kendi başlığıyla, servisin kabul sırasında gördüğü izler ayrı başlıkla tutulmalıdır. Teknik teşhis ikisinden de ayrı bir aşamadır.
Kaç fotoğraf çekmek gerekir?
Sabit bir sayı yerine aracın genel durumunu, hasarın konumunu ve ayrıntısını açıklayacak kadar fotoğraf çekilmelidir. Aynı bilgiyi taşımayan gereksiz tekrarlar eklenmemelidir.
Sökümden sonra yeni hasar bulunursa ne yapılmalı?
İlk kabul kaydı değiştirilmemeli; yeni bulgu siparişe veya ilgili kaleme bağlı “Diğer” olay kaydı olarak, açıklama ve isteğe bağlı tek fotoğrafla eklenmelidir.
Gösterge uyarı lambası kabul formuna yazılmalı mı?
Evet, kabul anında görülen uyarı gözlem olarak kaydedilmelidir. Lambanın nedeni kabul görevlisi tarafından tahmin edilmemeli; teknik kontrole yönlendirilmelidir.
Araç kabul kaydı tek başına hukuki belge sayılır mı?
Bu yazı operasyonel kayıt düzenini açıklar. Bir kaydın hukuki niteliği, içeriği ve onay biçimi somut duruma göre değerlendirilmelidir; gerektiğinde uzman görüşü alınmalıdır.
