Mesai bittiğinde bütün satırların kaydedilmiş görünmesi, ön muhasebe işlerinin tamamlandığı anlamına gelmez. Bir havalenin göndereni bulunamamış, bir giderin belgesi gelmemiş veya tahsilat yanlış hesaba işlenmiş olabilir. Gün sonu kontrolünün amacı yalnız toplamı görmek değil, hangi bilginin hâlâ doğrulanmadığını ve ertesi gün kimin ilgileneceğini belirlemektir.
Kontrol saatini ve kapsamını belirleyin
Önce hangi tarih ve saate kadar olan hareketleri kontrol ettiğinizi yazın. Saat 17.00’de alınan banka hareketleri ile 18.00’de tamamlanan kayıt listesini doğrudan karşılaştırmak, son saatteki işlemleri açıklanamayan fark gibi gösterebilir. Kontrol bittikten sonra gelen kayıtları ertesi devir listesine ekleyin; önceki kontrol tamamlanmış gibi davranmayın.
Her kasa ve banka hesabını kendi para biriminde inceleyin. Fiziksel kasayı saymak, banka bakiyesini doğrulamaz; müşterilerin açık borçlarını toplamak da işletmenin elindeki parayı göstermez. Kasa sayımının ayrıntısı için kasa defteri rehberini kullanın. Bu yazı, kontrollerden sonra açık kalan işlerin devrine odaklanır.
Üç kontrol grubunu birbirinden ayırın
- Para hareketi: Kasa sayımı ve ilgili banka hesabındaki gerçekleşmiş hareket, kayıttaki hesap ve tutarla uyumlu mu?
- Cari bağlantı: Tahsilat veya ödeme doğru müşteri ya da tedarikçiye mi ait; belgeyle ilişkisi anlaşılır mı?
- Dayanak: Hareketin belgesi, açıklaması ve işlemi doğrulayabilecek kişi belli mi?
Her grup farklı soruya cevap verir. Bankaya gelen 12.000 TL görülmüş olabilir, fakat hangi müşteriye ait olduğu henüz doğrulanmamışsa banka kontrolü tamam, cari bağlantı açık kalır. Kaydı rastgele müşteriye bağlayarak listeyi temizlemeyin. Cari hesap ekstresi, ilişkinin hangi hareketten oluştuğunu incelemek için yardımcıdır.
Açık iş listesinde yalnız sorunu değil, sonraki adımı yazın
Aşağıdaki kayıtlar kurgusaldır; tutarlar birbiriyle toplanacak gün sonu bakiyesi değildir. Liste, üç ayrı kontrol eksikliğini göstermektedir:
| Açık konu | Doğrulanan bilgi | Sorumlu ve sonraki adım |
|---|---|---|
| 12.000 TL havalenin carisi belirsiz | Banka A hesabında giriş görüldü | Ön muhasebe: gönderici ve işlem referansını sabah kontrol edecek |
| 850 TL alımın belgesi eksik | Ödeme kaydı var; dayanak henüz bulunamadı | Satın alma: tedarikçiden belge isteyecek |
| Bir tahsilat iki kez görünmüş | Aynı referansa bağlı iki kayıt şüphesi var | Yetkili: asıl hareketi doğrulayıp düzeltme yöntemini belirleyecek |
Her satıra ilgili kayıt numarasını, tespit zamanını, kontrol eden kişiyi ve tekrar bakılacak zamanı ekleyin. Açık bir konu farklı kişilere devrediliyorsa son sorumlu görünür kalmalıdır. Tamamlandığında da “halledildi” yerine hangi belge veya hareketle doğrulandığını belirtin.
Farkı kapatmak için yeni hareket uydurmayın
Kasa veya banka toplamı tutmadığında yalnız rakamlar eşitlensin diye gelir, gider veya tahsilat kaydı eklemek gerçek nedeni saklar. Önce tarih aralığını, seçilen hesabı, açılış tutarını, tekrar kayıtları ve yanlış yönü inceleyin. Bir hesaplar arası aktarım da müşteri tahsilatı değildir.
Düzeltme gerekiyorsa yetkili kişinin kullandığınız sistemin uygun düzeltme yolunu izlemesini sağlayın. İlk kayıt ile düzeltmenin nedenini açıklayabilmelisiniz. Belgenin vergisel niteliği veya muhasebeleştirme yöntemi belirsizse bunu mali müşavire sorulacak konu olarak ayırın; günlük kontrol listesi resmî muhasebe kararının yerine geçmez.
Ertesi gün önce açık listeyi okuyun
Yeni işlemler başlamadan önce dünkü açık konuları gözden geçirin. Sürekli aynı tür eksik çıkıyorsa yalnız kişiyi hatırlatmak yerine kaydın toplandığı noktayı iyileştirin: tedarikçi belgesi kimden isteniyor, banka hareketini kim kontrol ediyor, aynı tahsilatı iki kişi mi işliyor?
krkbos’ta cari hesapları, açık faturaları ve kasa/banka hareketlerini birlikte inceleyebilirsiniz. Buradaki devir listesi ise işletmede uygulanabilecek bir çalışma düzenidir; otomatik gün sonu kapanışı vaadi değildir. Bir ön muhasebe programını değerlendirirken yalnız rapora değil, açıklanamayan hareketi nasıl bulacağınıza da bakın.
Sık sorulan sorular
Gün sonu kontrolünde bütün farkları aynı gün kapatmak şart mı?
Her fark aynı gün çözülemeyebilir. Önemli olan açık konuyu gizlememek, dayanağıyla kaydetmek ve sorumlu ile sonraki kontrol zamanını belirlemektir. Vergi ve belge süreleri ayrıca mali müşavirle takip edilmelidir.
Cari toplam ile banka toplamı neden eşit değil?
Cari, karşı tarafla borç-alacak ilişkisini; banka hesabı ise ilgili hesaptaki para hareketlerini gösterir. Vadeli satış, avans ve işletme içi aktarım gibi işlemler nedeniyle bu iki toplam aynı şeyi ölçmez.
