Müşteri dekont gönderdi, satış sorumlusu tahsilatı kaydetti. Akşam banka hareketlerini inceleyen başka bir çalışan aynı tutarı yeniden ekledi. Bankaya tek ödeme gelmesine rağmen programda iki giriş göründü. Dekont ile tahsilat kaydını eşleştirmenin amacı aynı para hareketini yeniden oluşturmak değil, mevcut kaydın doğru olduğunu doğrulamaktır.
Dekonttan önce kendi hesabınızdaki hareketi kontrol edin
Gönderilen ekran görüntüsünü tek başına para girişinin kesin kanıtı kabul etmeyin. İlgili banka hesabınıza kendi bildiğiniz güvenilir giriş yolundan ulaşın; tutarın gerçekleşmiş hareketlerde görünüp görünmediğini kontrol edin. Müşterinin gönderdiği bağlantıdan banka şifresi girmeyin.
Bekleyen talimat, gerçekleşmiş transfer ve hesabınıza geçen tutar farklı durumlar olabilir. Kayıtların aynı şeyi anlattığından emin olun. Para henüz gelmediyse bunu gerçekleşmiş tahsilat gibi işlemeyin; açıklığa kavuşana kadar beklenen ödeme olarak takip edin.
Eşleştirmede yalnız tutara bakmayın
Aynı gün iki müşteri aynı tutarı gönderebilir. Gönderen adı da müşteri kartının ticari unvanından farklı olabilir. Bu nedenle mümkün olan şu bilgileri birlikte kontrol edin:
- Hesap ve yön: Para hangi hesaba girmiş, kayıt aynı hesapta giriş olarak mı görünüyor?
- Tarih: Banka işlem tarihi ile program kayıt tarihi arasındaki fark açıklanabiliyor mu?
- Tutar ve para birimi: Aynı para birimi mi kullanılmış; varsa kesinti ayrı mı incelenmiş?
- İşlem referansı: Dekont ve banka hareketini ayırt eden numara mevcut kayıtta bulunuyor mu?
- Cari ve açıklama: Ödemenin hangi müşteriye ve hangi borca ilişkin olduğu teyit edilmiş mi?
Gönderenle cari aynı değilse isim benzerliğinden karar vermeyin. Ödemenin ilgili müşteri adına yapıldığına ilişkin açıklamayı doğrulayın ve kayda iliştirin. Şüpheyi gidermek için yeni bir müşteri veya ikinci bir tahsilat açmak, asıl sorunu çözmez.
Tek ödeme, birden fazla fatura olabilir
Kurgusal örnek: Müşterinin biri 8.000 TL, diğeri 16.000 TL olan iki açık faturası vardır. Bankaya 24.000 TL gelir ve müşteri ödemenin bu iki faturaya ait olduğunu teyit eder. Para hareketi 24.000 TL’lik tek tahsilattır; fatura bağlantısı ise 8.000 TL ve 16.000 TL olarak açıklanır. Fatura eşleştirmesi yeni bir banka girişi yaratmamalıdır.
Kısmi ödeme veya açıklanamayan fark varsa faturayı sırf dekont geldi diye tamamen kapanmış saymayın. Banka kesintisini otomatik olarak müşterinin eksik ödemesi kabul etmek de doğru değildir; tutarların neden farklı olduğunu inceleyin. Temel kayıt ayrımı için tahsilat yönetimi rehberine bakabilirsiniz.
Her banka girişi müşteri tahsilatı değildir
İşletmenin kendi iki hesabı arasındaki aktarımda bir hesap azalırken diğeri artar. Bu hareketi müşteri tahsilatı olarak yazmak cari hesabı yanlış etkiler. İşletmenin kendi hesapları arasındaki aktarımı, müşteri tahsilatından ayrı bir virman işlemi olarak izleyin.
KGK’nin TMS 7 metni de nakit ve nakit benzerlerini oluşturan kalemler arasındaki hareketleri işletmenin nakit yönetimi içinde ele alır. Buradaki ön muhasebe kontrolü, resmî nakit akış tablosu hazırlama veya vergi kaydı talimatı değildir.
krkbos’ta öneri ile kesin eşleştirmeyi ayırın
krkbos’un banka mutabakatı ekranında CSV/TXT dosyası veya Excel’den kopyalanan hareketler mevcut hesap kayıtlarıyla karşılaştırılabilir. Tutar ve tarih yakınlığı eşleşme önerisi verir; programın göndericiyi veya doğru faturayı kesin olarak tanıdığı anlamına gelmez. Dekont fotoğrafından otomatik tahsilat oluşturma ya da doğrudan banka bağlantısı bu anlatımın kapsamında değildir.
Mutabakat ekranındaki “Kasa girişi ekle” işlemi müşteri tahsilatı değildir; hesap hareketi oluşturur. Aynı para ayrıca cari tahsilat olarak girilirse çift kayıt riski oluşabilir. Önce mevcut kaydı kontrol edin, sonra işlemin türüne uygun yolu seçin. Kasa ve banka takibini değerlendirirken hem hesap hareketini hem müşterinin ekstresini doğrulayın.
Sık sorulan sorular
Aynı tutarlı iki hareket otomatik eşleşmişse kontrol gerekir mi?
Evet. Tarih ve tutar yakınlığı doğru müşteriyi tek başına kanıtlamaz. Hesap, işlem referansı, gönderen ve ödeme açıklaması birlikte incelenmelidir.
Dekontu eklemek faturayı kapatır mı?
Belgeyi saklamak ile tahsilatı doğru cariye kaydetmek farklı işlemlerdir. Ödeme kaydı ve ilgili fatura bağlantısı doğrulanmadan yalnız dekontun varlığına dayanarak kalan tutarı sıfır kabul etmeyin.
