Mutabakat, iki tarafın defterindeki bakiyenin aynı olduğunu yazılı olarak teyit etmesidir. Bir kontrol değil, bir anlaşma kaydıdır: bugün beş dakikada yapılan mutabakat, altı ay sonra saatler sürecek bir tartışmayı baştan bitirir. Kavramın kısa tanımı için mutabakat nedir sayfasına bakabilirsiniz; burada süreci anlatıyoruz.
Ne zaman yapılır?
| Zaman | Kimlerle | Neden |
|---|---|---|
| Ayda bir | Düzenli çalışılan cariler | Fark küçükken bulunur; bir aylık hareket içinde aramak kolaydır |
| Çeyrekte bir | Orta yoğunluktaki cariler | Ritmi korur, iş yükü yaratmaz |
| Yıl sonunda | Herkesle | Kapanış öncesi standart uygulama; mali müşavir de bunu ister |
| İlişki değişirken | Sözleşme yenileme, limit artırma, ödeme planı | Yeni koşul, teyit edilmiş bir bakiyenin üstüne kurulur |
| Tartışma çıktığında | İlgili cari | En kötü zamanlama — mutabakatın amacı buraya gelmemektir |
Adım adım süreç
- Dönemi ve bakiyeyi belirleyin
Hangi tarihe kadar? Genelde ay/çeyrek/yıl sonu. O tarih itibarıyla bakiyenizi ve dönem hareket dökümünü hazırlayın — yani ekstreyi.
- Mutabakat metnini gönderin
Ekstreyi ekleyin ve teyit isteyin. Yalnız bakiye yazan mektup, fark çıktığında işe yaramaz; karşı taraf farkın nerede olduğunu göremez.
- Cevabı bekleyin ve takip edin
Bir hafta içinde cevap gelmezse hatırlatın. Cevapsız mutabakat, yapılmamış mutabakattır.
- Fark varsa kaynağını bulun
Ayrışma neredeyse her zaman aynı beş sebepten çıkar — girilmemiş fatura, yanlış cariye işlenen ödeme, işlenmemiş iade, vade farkı anlaşmazlığı, tarih kayması. Listesi ve nasıl bulunacağı ekstre yazısında.
- Düzeltmeyi kayda alın
Fark bulundu ve kabul edildiyse düzeltmeyi eksik olan tarafta işleyin — bakiyeyi elle “eşitlemeyin”. Elle eşitlenen cari, bir sonraki dönemde yine tutmaz.
- Teyidi saklayın
Gelen onay mesajı, imzalı belge ya da e-posta yanıtı — cari kaydına iliştirin. Mutabakatın değeri, bulunabildiği sürece vardır.
Örnek mutabakat mektubu
Aşağıdaki metni kendi bilgilerinizle değiştirerek doğrudan kullanabilirsiniz:
Konu: Cari Hesap Mutabakatı — 31.07.2026
Sayın Yetkili,
Firmamız defterlerinde, 31.07.2026 tarihi itibarıyla cari hesabınız 10.450,00 TL borç bakiye vermektedir. (Tarafınızın bize 10.450,00 TL borçlu göründüğü anlamına gelir.)
Döneme ait hareket dökümü ekte yer almaktadır. Kayıtlarınızla karşılaştırıp 5 iş günü içinde teyidinizi ya da farklı görünen tutarı bildirmenizi rica ederiz.
Fark tespit etmeniz hâlinde ilgili fatura/ödeme numaralarını paylaşmanız, kaynağı hızlıca bulmamızı sağlayacaktır.
İyi çalışmalar dileriz.
[Firma adı] — [Ad Soyad] · [telefon] · [e-posta]
Parantez içindeki açıklamayı atlamayın. “Borç bakiye” ifadesi karşı tarafta sık sık ters anlaşılır: kendi defterinde o tutar alacak olarak görünür. Bakiyenin yönünü sade Türkçeyle bir kez daha yazmak, gereksiz bir yazışma turunu baştan önler.
Cevap gelmezse ne olur?
Pratikte iki şey yapılır: bir hafta sonra yazılı hatırlatma gönderilir, cevap yine gelmezse telefonla teyit alınıp o görüşme de yazıya dökülür (“görüşmemizde teyit ettiğiniz üzere…”).
Sessiz kalmanın kabul sayılıp sayılmayacağı ise sözleşmenize, aranızdaki teamüle ve olayın koşullarına bağlıdır — genel geçer tek bir cevabı yoktur. Tutar büyükse ya da ihtilaf ihtimali varsa mali müşavirinize ve gerekiyorsa hukukçunuza danışın; bu yazı bir hukuki görüş değildir.
Yıl sonu mutabakatı
Yıl kapanışında mutabakat standart uygulamadır ve iki yerde işinize yarar: bilançonuzun doğruluğu ve şüpheli alacak kararı. Yıl sonunda teyit edilmemiş bir alacak, ertesi yıl tahsil edilemediğinde elinizde belge olmadan kalır.
Ayrıca belirli tutarın üzerindeki alım-satımlar için Form Ba/Bs bildirimleri karşılıklı çapraz kontrol edilir; iki tarafın rakamı tutmadığında bu bildirimler üzerinden de fark görünür hale gelir. Hangi tutarın hangi dönemde bildirileceği ve güncel hadler mevzuata bağlıdır — mali müşavirinizden teyit alın.
Mutabakatı kolaylaştıran dört alışkanlık
- Açıklama alanını doldurun. “Havale” değil, “12.07 havale — FT-2026/418 karşılığı”. Fark aramasının %80’i burada biter.
- Ödemeyi faturaya bağlayın. Eşleştirme yapılan caride mutabakat dakikalar sürer.
- Ekstreyi düzenli gönderin. Ayda bir ekstre alan taraf, mutabakat istendiğinde şaşırmaz.
- Aynı kişiyle yürütün. Karşı tarafta muhatabınız belliyse süreç hızlanır; her seferinde farklı kişiye yazmak mutabakatı uzatır.
Sık sorulan sorular
Mutabakat ile ekstre aynı şey mi?
Değil. Ekstre hareketleri gösteren tek taraflı bir dökümdür; mutabakat ise bakiyenin doğruluğunun karşılıklı teyididir. Mutabakat mektubunun ekinde genelde ekstre gönderilir.
Ne sıklıkla mutabakat yapılmalı?
Düzenli çalışılan carilerle ayda bir, diğerleriyle çeyrekte bir, herkesle yıl sonunda. Fark küçükken bulunması, büyüdükten sonra aranmasından çok daha kolaydır.
Karşı taraf farklı rakam söylerse ne yapmalı?
Bakiyeyi elle eşitlemeyin. Hareket bazında karşılaştırıp farkın kaynağını bulun ve eksik kaydı olan taraf düzeltsin. Kaynağı bulunmadan yapılan düzeltme bir sonraki dönemde yine tutmaz.
Mutabakat mektubu ıslak imzalı olmak zorunda mı?
Uygulamada e-posta ve elektronik yazışmayla da yapılır. Önemli olan teyidin yazılı ve saklanabilir olmasıdır. Tutar büyükse imzalı belge tercih edilir.
Mutabakat istemek ilişkiyi bozar mı?
Tam tersi. Düzenli mutabakat, karşı tarafa kayıt tutan bir işletmeyle çalıştığını gösterir. Bozan şey mutabakat istemek değil, aylar sonra çıkan ve kimsenin kaynağını bulamadığı farktır.
