Ayın dosyasını mali müşavire gönderdiniz; ertesi gün iki belge daha geldi, bir kayıt düzeltildi. Şimdi karşı tarafta hangi sürüm var? Ön muhasebe aktarımının en önemli kontrolü, dosyanın gönderilmiş olması değil, hangi dönemi ve hangi kayıtları kapsadığının anlaşılmasıdır.
Düzenli aktarım, aynı Excel'i farklı adlarla tekrar göndermekten oluşmaz. Dönem, dosya listesi, eksikler, sonradan yapılan değişiklikler ve teslim teyidi birlikte yönetilmelidir. Buradaki adımlar işletme içi dosya devri içindir; resmî kayıt, belge ve vergi uygulamalarını mali müşavirinizle belirleyin.
Dosyayı indirmeden kapsamı netleştirin
Hangi tarih aralığının hazırlanacağını, hangi hareket türlerinin istendiğini ve dosya biçimini önce konuşun. “Eylül kayıtları” ifadesi tek başına yeterli değildir: satış belgesinin tarihi, ödeme günü ve kaydın sisteme girildiği gün aynı olmayabilir. Seçilen raporun hangi tarihe göre süzüldüğünü kontrol edin; farklı tarihlerdeki hareketleri yanlışlıkla tek döneme taşımayın.
Satış ile tahsilatı ayrı gruplar halinde tutun. Bir satışın daha sonraki dönemde tahsil edilmesi, satışın tekrar oluştuğu anlamına gelmez. İlişkinin tamamını siparişten tahsilata ön muhasebe akışı üzerinden inceleyebilirsiniz.
Küçük bir teslim listesi hazırlayın
| Teslim bilgisi | Örnek |
|---|---|
| Dönem ve kapsam | Seçilen ayın satış, alış, tahsilat ve gider kayıtları |
| Dosya sürümü | 2026-09-on-muhasebe-v1.xlsx |
| Hazırlayan ve tarih | Dosyayı çıkaran çalışan ve oluşturma günü |
| Ek belgeler | İlgili asıl belge dosyalarının listesi |
| Açık konular | Henüz bulunamayan belge veya açıklanamayan fark |
| Teslim teyidi | Dosyayı alan kişi, teyit tarihi ve varsa soruları |
Bu adlandırma örneği zorunlu bir standart değildir; amaç iki tarafın aynı dosyadan söz etmesidir. Açık konuların yanına sorumlu ve beklenen yanıtı yazın. Belgeyi bulma sürecini ayrıca eksik belge takip listesiyle yönetin.
krkbos aktarımında hangi kayıtlar bulunur?
krkbos'ta muhasebeci aktarımı, seçilen dönem için satış faturaları, tahsilatlar, alış faturaları, giderler ve özeti ayrı sayfalarda içeren bir Excel dosyası indirir. Satış sayfasına faturalı sayılan aktif kayıtlar girer; faturasız ve iptal edilmiş satışlar bu kapsama alınmaz.
Bu yüzden dosyadaki satış toplamını bütün siparişler veya bütün para girişleriyle eşit kabul etmeyin. Fark varsa önce kapsamı, kayıt durumunu ve tarih aralığını kontrol edin. Müşteri tarafındaki farkları araştırırken cari mutabakat yöntemini kullanabilirsiniz.
İndirilen dosya mali müşavire kendiliğinden gönderilmez ve beyanname değildir. Gönderim kanalı ile dosyalara kimlerin erişeceğini taraflar belirlemelidir; hesap parolası paylaşmak yerine üzerinde anlaşılan güvenli dosya aktarımını kullanın.
Excel çıktısı ile asıl belgeleri ayırın
Excel hareketleri sıralar; asıl belgelerin yerine geçmez. GİB'in e-Fatura bilgilendirmesi, faturanın elektronik olarak oluşturulması, iletilmesi, saklanması ve ibrazını aynı uygulamanın parçaları olarak açıklar. Bu nedenle yalnız ekran görüntüsüne dayanmayın; asıl elektronik belge dosyasını da koruyun.
Her belgenin ilgili hareketle nasıl eşleştirileceği anlaşılır olsun. Belge adı, numarası ve işlem referansı birlikte tutulduğunda dosyalar arasında arama kolaylaşır. Görüntüsü aynı olan iki dosyanın aynı işlem veya aynı sürüm olduğuna yalnız bakarak karar vermeyin.
Sonradan değişiklik olduğunda sessizce üzerine yazmayın
Kurgusal örnekte ilk paket pazartesi gönderilmiş, salı günü eksik bir alış belgesi bulunmuş olsun. Yeni dosyayı aynı adla gönderip eskisini yok saymak yerine ikinci sürümü oluşturun. “Bir alış kaydı eklendi; ilgili belge şu dosyada” gibi kısa bir değişiklik listesi ekleyin.
Karşı tarafın yeni sürümü aldığını teyit edin. Hangi dosyanın kullanılacağı netleşmeden üçüncü bir düzeltme kopyası üretmeyin. Teslim alındı yanıtı, kayıtların mesleki açıdan onaylandığı anlamına gelmez; yalnız dosya devrinin tamamlandığını gösterir.
Sık sorulan sorular
Excel dosyasını göndermek bütün belgeleri teslim etmek midir?
Hayır. Excel kayıt özetidir. İstenen asıl belge dosyalarını ve eksiklerin listesini ayrıca, mali müşavirinizle belirlediğiniz kapsamda paylaşın.
Aktarımdan sonra düzelttiğim kayıt için ne yapmalıyım?
Yeni sürümü ve değişen kayıtların listesini iletin. Önceki dosyanın yerine hangi sürümün kullanılacağını açıkça belirtin ve teslim teyidi alın.
