Bir müşteri sipariş verdiğinde aynı bilgi işletmenizde kaç kez yazılıyor? Önce WhatsApp konuşmasına, sonra Excel sipariş listesine, ardından üretim defterine ve son olarak cari tabloya… Bu kayıtları farklı kişiler güncellediğinde üretim ile para tarafının birbirinden kopması uzun sürmez.
Üretim ve ön muhasebeyi aynı sistemde kullanmanın amacı daha fazla ekran açmak değildir. Amaç, müşteriye verilen söz, atölyede yapılan iş ve bu işten doğan para hareketi arasındaki bağı korumaktır.
Bu, her şeyin kendiliğinden yapılacağı anlamına gelmez. İyi bir sistem tekrar veri girişini azaltır; satış, stok ve para hareketini etkileyen kritik kararları ise yetkili kullanıcının kontrolünde bırakır.
Üretim ile ön muhasebe nerede birleşir?
Üretim takibi; sipariş kaleminin hangi aşamada, hangi terminle ve hangi sorunlarla ilerlediğini gösterir. Ön muhasebe ise satışları, müşteri ve tedarikçi cari hareketlerini, tahsilatları, ödemeleri, kasa/banka kayıtlarını işletmenin günlük düzeni içinde izler.
İki alanın ortak noktası sipariştir:
- Üretilecek işin kaynağı müşteri talebi ve onaylanan sipariştir.
- Malzeme ihtiyacının kaynağı ürün reçetesi ve sipariş miktarıdır.
- Müşteriyle para ilişkisinin kaynağı onaylı siparişin cari borç kaydı ile ödeme ve tahsilat hareketleridir.
- Dönem sonunda mali müşavire gidecek listenin kaynağı işletmenin düzenli girdiği faturalı satış, alış, tahsilat ve gider kayıtlarıdır.
Ön muhasebe resmî muhasebenin veya mali müşavirin yerini almaz. Üretim kaydı da makineden veri toplayan bir MES ya da sonlu kapasite planlayan APS değildir.
Örnek: iki kalemli bir metal imalat siparişi
Bir metal atölyesinin aynı müşteriden 50 bağlantı parçası ve 30 muhafaza siparişi aldığını düşünün. Bu örnek belirli bir müşteriye ait değildir; kayıt zincirini göstermek için hazırlanmıştır.
Teklif kabul edildiğinde yetkili kullanıcı siparişe dönüştürür. Sipariş onaylandığında iki ürün kalemi üretimde ayrı birer birim olarak görünür ve sipariş borcu müşteri carisine bir kez yansır. Bağlantı parçaları kaynakta, muhafazalar boyada ilerleyebilir; ikisi aynı müşteri ve sipariş bağına geri döner.
Bu yapı “50 adedin 20'si bitti, 30'u kaldı” gibi tek kalem içinde miktar bazlı kısmi üretim değildir. Böyle bir ihtiyaç kritikse demoda ayrıca sınanmalıdır.
Reçetesi olan ürünlerde planlanan malzeme ihtiyacı görülebilir. Tüketim, kullanıcı onayıyla stoğa işlenir. Üretimin tamamlanması müşteriye ikinci bir borç yazmaz; sipariş onayında oluşan cari hareket izlenmeye devam eder. Müşterinin yaptığı her tahsilat doğru müşteri ve hesapla ayrıca kaydedilir. Böylece üretim durumu ile ödeme durumu birbirine karışmaz; tahsilatlar müşteri carisinde sipariş borcuyla birlikte görülebilir.
Adım 1: teklif siparişe kullanıcı kararıyla dönüşür
Teklif ile sipariş aynı şey değildir. Müşteri henüz kabul etmemişken üretim başlatmak, malzeme ve kapasiteyi yanlış işe ayırabilir. krkbos'ta teklifi siparişe yetkili kullanıcı dönüştürür. Bu bir eksik otomasyon değil, ticari kararı görünür tutan bir kontroldür.
Kontrol edin: Teklifin müşteri, kalem ve tutar bilgileri siparişte tekrar yazılmadan geliyor mu; dönüşümden önce üretim kaydı oluşuyor mu?
Adım 2: onaylı sipariş üretime ve cariye bağlanır
Onaylı siparişin borcu müşteri carisine otomatik olarak bir kez yansır. Aynı anda üretim ekranındaki kayıt da müşteri adından ibaret kalmamalıdır: ürün, miktar, termin, öncelik, sorumlu ve güncel teknik bilgiyle siparişe dönülebilmelidir. Aynı siparişin kalemleri farklı aşamalarda bulunabilir.
Sahadaki kullanıcı üretim durumunu panelden ya da yetkili QR akışından günceller. Makinenin kendiliğinden veri gönderdiği varsayılmaz; kayıt, ekip güncel tuttuğu sürece gerçeği gösterir.
Adım 3: reçete ihtiyacı ile gerçekleşen stok hareketi ayrılır
Reçete, planlanan ihtiyacı tarif eder. Stok hareketi ise gerçekten kullanılan malzemeyi etkiler. Bu iki olay tek bir sessiz otomasyona dönüştürülürse yanlış reçete gerçek tüketim gibi kayda geçebilir.
krkbos'ta reçeteye göre ihtiyaç görülebilir; üretim tüketimi kullanıcı onayıyla işlenir ve gerektiğinde geri alınabilir. Eksik stok uyarısı, satın alma kararının kendiliğinden verildiği anlamına gelmez.
Kritik stoktan satın alma siparişine geçilebilir. Mal kabulünde teslim alınan miktar stoğa eklenir; kullanıcı seçerse ilgili alış borcu da kaydedilebilir. Kısmi teslimde kalan miktar açık tutulur.
Adım 4: sipariş borcu ile resmî e-Fatura ayrılır
Sipariş onaylandığında müşteri carisine oluşan borç, üretim tamamlanınca ikinci kez oluşmaz. Üretim ilerlemesi ile cari borç ayrı kayıtlardır; ikisi de onaylı siparişten doğar. Sonraki tahsilatlar ise siparişin üretim kaydında değil, müşteri carisinde izlenir.
Ön muhasebe ekranında faturalı ve faturasız satış ayrımı, matrah, KDV, toplam, vade, kalan ve durum gibi bilgiler izlenebilir. Ancak sipariş/cari kaydı, tek başına GİB'e gönderilen resmî e-Fatura değildir.
krkbos bugün e-Fatura veya e-Arşiv göndermez. Resmî belge başka bir sistemde düzenlenir; işletme içi takip kaydı krkbos'ta tutulabilir. Proforma ve sipariş formu da resmî fatura sayılmaz. Kavramların sınırı için e-Fatura ve e-Arşiv rehberini inceleyin.
Adım 5: tahsilat doğru müşteri ve doğru hesaba kaydedilir
Müşteri ödemeyi tek seferde veya birden fazla parçada yapabilir. Her tahsilatın müşterisi, tarihi, yöntemi ve girdiği kasa/banka hesabı seçilmelidir. Kayıtlı satış ve tahsilat hareketleri cari görünümü günceller.
“Hatırlatma var” ifadesini de doğru okuyun. krkbos'ta kullanıcı ilgili kayıttan hatırlatma gönderebilir; sistem bütün geciken müşterilere kendiliğinden toplu mesaj göndermez.
Adım 6: banka kaydı canlı bağlantı değil, kontrollü mutabakattır
Nakit, banka, POS ve kredi kartı hesapları ayrı izlenebilir; hesaplar arası transfer de ayrıca kaydedilebilir. Fakat bankadan canlı ve otomatik hareket çeken bir bağlantı yoktur.
Banka ekstresi CSV olarak alınarak tarayıcıda mevcut kayıtlarla karşılaştırılabilir. Bu işlem, canlı banka senkronizasyonu değil, kullanıcının kontrol ettiği bir mutabakattır. Program seçerken “banka entegrasyonu” sözünün tam olarak hangi davranışı anlattığını sorun.
Adım 7: dönem sonunda mali müşavire düzenli veri verilir
Seçilen dönemin satış faturaları, alış faturaları, tahsilatları ve giderleri ayrı sayfalardan oluşan tek Excel dosyasına alınabilir. Faturasız satışlar bu muhasebeci aktarımına girmez.
KDV görünümü kayıtlı verilere dayanan tahmin ve ön hazırlıktır; beyanname değildir. Kârlılık görünümü de yalnız girilen malzeme, işçilik ve diğer maliyetler kadar doğrudur. Eksik maliyet, sonucu olduğundan yüksek gösterebilir. Maliyet kalemlerinin kapsamı için üretim maliyeti rehberine bakın.
Hangi işlem otomatik, hangisi kullanıcı kontrollü?
| Olay | Gerçek davranış | Tür |
|---|---|---|
| Teklifin siparişe dönüşmesi | Yetkili kullanıcı işlemi başlatır. | Kullanıcı onayı |
| Sipariş borcunun cariye yansıması | Sipariş onaylandığında müşteri carisine bir kez yazılır. | Otomatik bağlı kayıt |
| Sipariş kalemlerinin üretimde görünmesi | Onaylanan siparişin kalemleri ayrı üretim birimleri olur. | Bağlı kayıt |
| Üretim ilerlemesi | Personel veya yönetici gerçekleşen durumu kaydeder. | Kullanıcı kaydı |
| Reçeteden malzeme ihtiyacı | Reçete ve sipariş miktarından hesaplanır. | Otomatik hesap |
| Stok tüketimi | Yetkili kullanıcı onayladığında işlenir. | Kullanıcı onayı |
| Cari görünüm | Kayıtlı satış ve tahsilat hareketlerinden oluşur. | Otomatik hesap |
| Tahsilat | Doğru müşteri ve hesap seçilerek işlenir. | Kullanıcı kaydı |
| Banka karşılaştırması | CSV içe alınır, kullanıcı eşleşmeleri kontrol eder. | Kullanıcı kontrollü |
| Canlı banka bağlantısı | Bulunmuyor. | Üründe yok |
| Ödeme hatırlatması | Kullanıcı ilgili kayıttan gönderir. | Kullanıcı kontrollü |
| KDV görünümü | Kayıtlı verilerden ön hazırlık/tahmin sunar. | Beyanname değil |
| e-Fatura gönderimi | Bulunmuyor. | Üründe yok |
| MRP/MES/APS | Tam kapsamlı planlama veya makine veri toplama yok. | Üründe yok |
Aynı sistem hangi işletmeler için anlamlıdır?
Siparişe özel üretim yapan ve müşteri, teklif, üretim işi, stok, cari ve tahsilatı ayrı tablolar arasında arayan atölyeler için ortak kayıt zinciri değerlidir. Metal işleme, mobilya, baskı ve fason üretim gibi alanlarda asıl fayda, aynı bilgiyi iki kez yazmaktan çok iş ile para arasındaki bağın kaybolmamasıdır. Sistemin ticari kapsamını imalat takip programı sayfasında inceleyebilirsiniz.
Hangi ihtiyaçlarda uygun değildir?
Aşağıdaki ihtiyaçlar zorunluysa ayrıca uzman ürün veya entegrasyon değerlendirilmelidir:
- GİB'e doğrudan e-Fatura/e-İrsaliye gönderimi,
- bankalardan API ile anlık hareket aktarımı,
- makine sinyallerinden otomatik üretim verisi,
- sonlu kapasiteye göre otomatik çizelgeleme,
- tam MRP satın alma ve malzeme planı,
- sistemden KDV beyannamesi hazırlama/gönderme,
- kullanıcı kontrolü olmadan toplu müşteri mesajları.
Sık sorulan sorular
Üretim ve ön muhasebe programı mali müşavirin yerini alır mı?
Hayır. İşletmenin günlük ticari ve operasyonel kayıtlarını düzenler; resmî muhasebe, beyanname ve mesleki değerlendirme mali müşavirin çalışma alanıdır.
Üretim tamamlanınca müşteri otomatik olarak borçlanır mı?
Hayır. Sipariş borcu, sipariş onaylandığında müşteri carisine bir kez yansır. Üretimin tamamlanması ikinci bir borç oluşturmaz; üretim durumu ile cari hareket aynı sipariş bağlantısında ayrı ayrı izlenir.
krkbos üzerinden e-Fatura kesilebilir mi?
Hayır. Mevcut kapsamda resmî e-Fatura/e-Arşiv gönderimi yoktur. Satış ve fatura bilgileri işletme içi takip amacıyla kaydedilebilir.
Banka hareketleri kendiliğinden gelir mi?
Hayır. Canlı banka bağlantısı bulunmaz. Bankadan alınan CSV verisi mevcut kayıtlarla kullanıcı kontrolünde karşılaştırılabilir.
Ön muhasebe programı seçerken değerlendireceğiniz diğer ölçütler için ön muhasebe programı seçim rehberine bakabilirsiniz.
