Çoğu küçük işletmenin en pahalı alışkanlığı şudur: kimden ne alacağı olduğunu hafızasında tutmak. İş sayısı arttıkça hafıza şaşar, tahsilat gecikir, iki taraf farklı rakam söyler.
Cari hesap takibi tam olarak bunu çözer: her müşteri ve tedarikçi için tek bir defter tutulur ve o defterin sonundaki rakam tartışmaya kapalıdır. Kavramın kısa tanımı için cari hesap nedir; burada tanımı değil işleyişi anlatıyoruz.
Borç ve alacak hangi tarafa yazılır?
Karışıklık hep burada başlar. Kural tektir ama sezgiye ters gelir: sütun adları sizin değil, karşı tarafın durumunu anlatır.
| Olay | Müşteri carisinde | Tedarikçi carisinde |
|---|---|---|
| Fatura kesildi / geldi | Borç — müşteri size borçlandı | Alacak — siz borçlandınız |
| Tahsilat alındı / ödeme yapıldı | Alacak — borcu azaldı | Borç — borcunuz azaldı |
| İade oldu | Alacak | Borç |
| İskonto verildi / alındı | Alacak | Borç |
En sık karıştırılan cümle: “borç bakiyesi” sizin borcunuz demek değildir. Müşteri kartında borç bakiyesi görüyorsanız, o para size gelecek demektir. Tedarikçi kartında alacak bakiyesi görüyorsanız, o parayı siz ödeyeceksiniz. Ekranda “borç” yazısını görüp paniğe kapılmak, cari hesaba yeni başlayan herkesin yaptığı hatadır.
Sıfırdan kurulum: nereden başlanır?
En sık yapılan hata, geçmişin tamamını girmeye çalışmaktır. Doğrusu bir kesim tarihi belirlemektir — tercihen ay başı:
- Cari kartları açın. Unvan, vergi dairesi/numarası, adres, yetkili kişi ve telefon. Fatura kesilecekse bu bilgiler eksiksiz olmalı, sonradan tamamlamak zahmetlidir.
- Açılış bakiyesini girin. Geçmiş hareketleri değil, kesim tarihindeki net bakiyeyi tek satır olarak girin: “Açılış bakiyesi — 47.500 TL borç”.
- Toplamı doğrulayın. Bütün açılış bakiyelerinin toplamı, elinizdeki eski listeyle tutuyor mu? Tutmuyorsa devam etmeyin — sonraki her hareket farkı büyütür.
- O tarihten sonrasını normal işleyişle yürütün. Eski faturalar arşivde kalır; gerektiğinde bakılır.
Vade ve limit gibi alanları başta boş bırakabilirsiniz, ama vadeyi mutlaka doldurun — vadesi olmayan cari, takip edilemeyen caridir.
Günlük ritim: aslında ne yapılıyor?
Cari takibi bir proje değil, bir alışkanlıktır. İşleyen düzen şudur:
| Sıklık | Yapılan | Süre |
|---|---|---|
| Her hareket | Fatura, tahsilat ve iade o gün işlenir | Saniyeler |
| Haftalık | Vadesi bu hafta dolan alacaklara bakılır, hatırlatma yapılır | 15 dakika |
| Aylık | Yaşlandırma tablosuna bakılır; 90 gün üstü büyüyor mu? | 10 dakika |
| Aylık / üç aylık | Büyük carilerle mutabakat | Cari başına dakikalar |
Ekstrenin nasıl okunacağı ve yürüyen bakiyenin neden şart olduğu: cari hesap ekstresi. Mutabakat süreci ve mektup şablonu: cari mutabakat nasıl yapılır.
Hem müşteri hem tedarikçi olan cari
Küçük işletmelerde sık görülür: aynı firmaya hem satış yaparsınız hem ondan mal alırsınız. Bu durumda iki ayrı kart mı, tek kart mı?
- İki ayrı kart tutun — biri müşteri, biri tedarikçi. Böylece “ne satmışım, ne almışım” ayrı görünür ve raporlar bozulmaz.
- Ödeme sırasında mahsuplaşın. Karşılıklı borçları netleştirip aradaki farkı ödemek yaygın ve pratiktir; ama her iki kartta da kaydı görünmeli. Kavramın tanımı: mahsup nedir.
- Mahsup mutabakatını yazılı yapın. Sözlü netleştirme, iki tarafın kayıtlarının aylarca farklı kalmasının en yaygın sebebidir.
Dövizli cari
Yurt dışı alım veya döviz üzerinden satış yapıyorsanız cari kartın döviz cinsinden de izlenmesi gerekir. Yalnız TL tutmak, kur hareket ettiğinde bakiyenin gerçeği yansıtmamasına yol açar: müşteri “ben 1.000 dolar borçluydum” der, sizin kaydınız başka bir TL rakamı gösterir.
Pratik kural: işlemin yapıldığı para birimi neyse cari o para biriminde tutulur, TL karşılığı ayrıca görünür. Kur farkının nasıl kaydedileceği ve vergi tarafı işletmenize göre değişir — mali müşavirinize danışın, bu yazı muhasebe uygulaması önerisi değildir.
Vade ve yaşlandırma: asıl kritik nokta
Toplam alacak rakamı tek başına yanıltıcıdır; önemli olan o alacağın ne kadar beklediğidir. Alacakları 0–30, 31–60, 61–90 ve 90+ gün diye ayırın. Bu tabloya yaşlandırma denir ve nakit sıkışıklığının erken uyarı sistemidir: 90 günü geçen alacak oranı büyüyorsa, ciro artsa bile kasa daralıyor demektir.
Ayrıntısı: alacak yaşlandırma · toparlama yöntemleri: vadesi geçen alacak tahsilatı. Bekleyen alacağın işletmenize toplam maliyetini görmek için: nakit dönüş süresi hesaplama.
Sık yapılan dört hata
- Aynı firma için birden çok kart. “Ahmet Ticaret”, “Ahmet Tic.”, “Ahmet Ticaret Ltd.” — üç kart, üç ayrı bakiye, hiçbiri doğru değil. Kart açmadan önce arama yapın.
- Nakit tahsilatı kaydetmemek. Elden alınan para en çok atlanan harekettir; bakiye şişer, müşteri haklı çıkar.
- Vade girmemek. Vadesiz cari, yaşlandırmaya girmez; girmezse takip de edilmez.
- Şubeleri tek kartta toplamak. Zincir müşteride şube bazlı kart tutmak, hangi şubenin ödemediğini görmenin tek yoludur.
Excel’de yapılabilir mi?
Yapılır — bir yere kadar. Sorun, cari hesabın tek başına yaşamamasıdır: fatura satıştan, tahsilat kasadan, iskonto tekliften gelir. Excel’de bunları elle bağladığınız için her yeni hareket ikinci bir veri girişidir ve unutulan tek satır bakiyeyi bozar.
Formülleriyle kurmak isterseniz: Excel ile cari hesap takibi. Eşiğin nerede bittiği: Excel’den CRM’e geçiş.
Sık sorulan sorular
Müşteri kartında “borç bakiyesi” görüyorum, ben mi borçluyum?
Hayır. Müşteri kartındaki borç bakiyesi, o müşterinin size borçlu olduğunu gösterir. Tedarikçi kartındaki alacak bakiyesi ise sizin ona borcunuzu gösterir. Sütun adları karşı tarafın durumunu anlatır.
Geçmiş hareketleri de girmeli miyim?
Gerekmez. Kesim tarihindeki net bakiyeyi tek satır “açılış bakiyesi” olarak girin. Geçmiş faturalar arşivde kalır. Tamamını girmeye çalışmak, kurulumu haftalara yayan ve çoğu zaman yarıda bıraktıran şeydir.
Aynı firma hem müşterim hem tedarikçim, tek kart mı açayım?
İki ayrı kart açın, ödeme sırasında mahsuplaşın. Tek kartta toplamak “ne satmışım, ne almışım” ayrımını kaybettirir ve ciro raporunuzu bozar.
Bakiye tutmuyor, nereden başlamalıyım?
Yürüyen bakiyeli ekstre alın ve iki tarafın kaydının ayrıştığı tarihi bulun. Fark o tarihteki tek bir belgededir: kaydedilmemiş tahsilat, iki kez girilmiş fatura ya da unutulmuş iade. Baştan toplama yapmak yerine ayrışma noktasını arayın.
Vade takibi için ayrı bir liste tutmalı mıyım?
Hayır — vade cari kartın alanı olmalı. Ayrı liste tutulduğunda ikisi bir süre sonra birbirini tutmaz ve hangisinin doğru olduğu bilinemez.
Cari limiti nasıl belirlerim?
Müşterinin ödeme geçmişine ve sizin taşıyabileceğiniz riske göre. Yöntem ve erken uyarı işaretleri için: cari limit ve müşteri riski.
