Depoda 1.000 kalem bulunması, stok kaydının doğru olduğu anlamına gelmez. Sistem “A rafında 48 adet” derken rafta 41 adet varsa satış, satın alma ve üretim planı aynı yanlış bilgiye dayanır. Stok doğruluk oranı, kayıtla fiziksel gerçeğin ne ölçüde eşleştiğini gösterir.
Bu rehberde ana gösterge tektir: belirlenmiş tolerans içinde eşleşen SKU-konum satırlarının sayılan bütün SKU-konum satırlarına oranı. Mutlak miktar ve parasal değer farkı ise ana oranı açıklayan destek ölçüleridir; ayrı bir “doğruluk” yüzdesi gibi kullanılmaz.
Stok doğruluğu neyi kontrol eder?
Bir stok kaydının doğru sayılması için yalnız miktar değil; ürün kodu, fiziksel konum ve birim de eşleşmelidir. Doğru miktarın yanlış rafta bulunması, toplama ve sayım açısından yine bir kayıt hatasıdır.
| Boyut | Kontrol sorusu | Örnek hata |
|---|---|---|
| Kimlik | Raftaki ürün kodu sistemdekiyle aynı mı? | 18 mm MDF yerine 16 mm MDF etiketi |
| Konum | Ürün kayıtlı rafında mı? | Sistemde A-03, gerçekte B-07 |
| Miktar | Fiziksel adet kayıtla tolerans içinde uyuyor mu? | Sistemde 50, rafta 46 |
| Birim | Adet, kg, metre veya paket aynı mı? | Bir top kumaşı metre sanmak |
| Durum | Kullanılabilir, karantina ve hasarlı stok ayrılmış mı? | Kontrol bekleyen parçayı kullanılabilir saymak |
Ürün aynı depoda olsa bile yanlış raftaysa acil siparişte bulunamayabilir. Bu nedenle “toplam miktar tuttu” sonucu konum doğruluğunu ayrıca kontrol etme ihtiyacını ortadan kaldırmaz.
SKU-konum satırı nedir?
SKU, belirli stok kaleminin kimliğidir. Konum ise raf, göz, depo veya bölüm adresidir. Aynı vida A-01 ve B-04 raflarında bulunuyorsa iki ayrı sayım satırı oluşturulur:
- VDA-M8 / A-01,
- VDA-M8 / B-04.
İki konumu tek toplamda birleştirmek, A-01'deki eksikle B-04'teki fazlanın birbirini kapatmasına izin verir. Oysa toplayıcı A-01'e gittiğinde ürünü bulamayacaktır. Ana KPI bu yüzden SKU ile konumu birlikte değerlendirir.
Stok doğruluk oranı nasıl hesaplanır?
Ana formül şöyledir:
Stok doğruluk oranı = Tolerans içinde eşleşen SKU-konum satırı ÷ Sayılan toplam SKU-konum satırı × 100
Bir satırın “eşleşti” sayılması için ürün kodu ve konum doğru olmalı, fiziksel miktar da o kalem için önceden yazılmış tolerans içinde kalmalıdır.
| SKU / konum | Sistem | Fiziksel | Tolerans | Sonuç |
|---|---|---|---|---|
| MDF-18 / A-01 | 100 | 99 | ±1 | Eşleşti |
| VDA-M8 / A-04 | 400 | 387 | ±4 | Eşleşmedi |
| BOYA-01 / B-02 | 24 | 24 | 0 | Eşleşti |
| PROFIL-40 / C-03 | 60 | 60 | 0 | Eşleşti |
| RUL-6204 / D-01 | 18 | 16 | 0 | Eşleşmedi |
Beş satırın üçü tolerans içinde eşleşmiştir:
3 ÷ 5 × 100 = %60 stok doğruluk oranı
Bu küçük örnekte oran düşüktür; ancak beş satır bütün depo hakkında karar vermek için yeterli örnek olmayabilir. Sayım kapsamı ve kalemlerin nasıl seçildiği raporda belirtilmelidir.
Tolerans nasıl belirlenir?
Tolerans, farkı yok saymak için değil; ölçüm biçiminin doğal belirsizliğini yönetmek için kullanılır. Adetle sayılan pahalı rulmanda tolerans sıfır olabilir. Tartıyla izlenen toz, sıvı veya kumaşta ölçüm ve ambalaj farkı için sınırlı tolerans gerekebilir.
- Kritik ve pahalı parça: sıfır veya çok dar tolerans,
- Adetle sayılan standart ürün: çoğunlukla sıfır tolerans,
- Tartılan / ölçülen hammadde: ölçüm yöntemiyle doğrulanan oran veya miktar,
- Ucuz dökme sarf: iş kararını bozmayacak yazılı tolerans.
Tolerans her sayımda fark çıkmasın diye sonradan genişletilmemelidir. Ürün kartında veya sayım talimatında önceden tanımlanmalı ve aynı kalemde tutarlı uygulanmalıdır.
Mutlak miktar farkı neyi gösterir?
Ana doğruluk oranında 99 ile 100 adet arasındaki fark da 10 ile 100 arasındaki fark da “eşleşmeyen bir satır” olarak sayılabilir. Farkın büyüklüğünü görmek için her eşleşmeyen satırın mutlak miktar farkı ayrıca yazılır:
Mutlak miktar farkı = |Fiziksel miktar − Sistem miktarı|
Sistemde 100, rafta 98 adet varsa mutlak fark 2 adettir. Sistemde 40, rafta 50 adet varsa mutlak fark 10 adettir. Bu bilgi, hangi eşleşmeyen satırın önce araştırılacağını belirlemeye yardımcı olur.
Farklı birimleri toplamayın. Kilogram, metre ve adet farklarını tek “toplam miktar farkı” içinde birleştirmek anlamsızdır. Miktar farkı SKU ve kendi temel birimi içinde okunmalıdır.
Mutlak değer farkı nasıl hesaplanır?
İki eksik ile iki fazla birbirini parasal net toplamda kapatabilir. Bu yüzden her satırdaki farkın mutlak parasal etkisi ayrı hesaplanıp toplanır:
Satırın mutlak değer farkı = |Fiziksel miktar − Sistem miktarı| × Tutarlı birim maliyet
Toplam mutlak değer farkı = Bütün sayılan satırların mutlak değer farkları toplamı
Sistemde toplam 200.000 TL değerinde sayım kapsamı bulunuyor ve satır bazındaki mutlak değer farkları 8.000 TL ediyorsa raporda 8.000 TL mutlak fark gösterilir. İstenirse kapsamı anlamak için 8.000 ÷ 200.000 × 100 = %4 değer farkı oranı ayrıca yazılabilir; bu, ana stok doğruluk KPI'sının yerine geçmez.
Bu tutar resmî stok değerlemesi değildir. Kullanılan birim maliyet yönteminin tutarlı olması gerekir; muhasebe ve vergi uygulaması için mali müşavirle çalışılmalıdır.
Yüksek doğruluk oranı her zaman güvenilir mi?
Sayım yöntemi zayıfsa yüksek oran yanıltabilir:
- Yalnız kolay bulunan ve düzenli rafları saymak,
- Sistem miktarını sayım yapan kişiye gösterip sonucu ona yaklaştırmak,
- Aynı ürünün farklı raflarındaki artı ve eksiyi netleştirmek,
- Farklı çıkan satırı ikinci kez saymadan sessizce düzeltmek,
- Sayım sırasında giriş ve çıkışa devam etmek,
- Karantina ve hasarlı stoğu kullanılabilir stokla toplamak.
Kör sayımda sayan kişi sistem miktarını görmez; fiziksel sonucu yazar. Farklı çıkan satır, mümkünse başka biri tarafından yeniden sayılır. Fark doğrulanınca sistem düzeltmesi sebep koduyla yapılır.
Döngüsel sayım nasıl planlanır?
Bütün depoyu yılda bir kez saymak, hatayı aylar sonra bulur. Döngüsel sayım, küçük bir kalem grubunu düzenli aralıklarla kontrol eder. ABC stok analizi ile kritik ve değerli kalemlere daha sık bakılabilir.
| Sınıf | Örnek özellik | Örnek sayım ritmi |
|---|---|---|
| A | Yüksek değerli, üretimi durduran veya güvenlik açısından kritik | Haftalık / aylık |
| B | Orta değer ve orta hareket | Üç aylık |
| C | Düşük değerli ve kolay tamamlanan | Altı aylık / yıllık |
Bu ritim evrensel standart değildir. Farkın sıklığı arttıkça ürün daha sık sayılmalı; süreç düzeldiğinde sıklık kontrollü biçimde yeniden değerlendirilebilir.
Stok farkının kök nedeni nasıl bulunur?
Farkı düzeltmek depoyu o an için eşitler; sebebi düzeltmez. Her doğrulanmış fark için ortak bir neden seçin:
| Neden | Kontrol edilecek kayıt | Olası düzeltme |
|---|---|---|
| Giriş kaydedilmedi | Mal kabul, irsaliye ve giriş zamanı | Mal kabul sorumlusu ve kapanış kontrolü |
| Çıkış kaydedilmedi | İş emri, sarf ve teslim kayıtları | Tüketimi kullanım anına bağlamak |
| Yanlış ürün kodu | Etiket ve ürün kartı | Benzer ürünleri ayrı ve okunur kodlamak |
| Yanlış raf | Konum etiketi ve taşıma kaydı | Raf adresi ve transfer disiplini |
| Fire / hasar | Fire olayı ve ayırma alanı | Fireyi sebebiyle aynı gün kaydetmek |
| Birim dönüşümü | Paket-adet, kg-metre veya top-metre çevrimi | Tek temel birim ve yazılı dönüşüm |
Depo konumlarının nasıl adlandırılacağını raf adresleme rehberinde, sayım ve fire düzenini stok sayımı ve fire yazısında ayrıntılı ele aldık.
Stok doğruluğu için haftalık kontrol panosu
Her sayım dönemi için şu beş sayıyı saklayın:
- Sayılan SKU-konum satırı,
- Tolerans içinde eşleşen satır,
- Stok doğruluk oranı,
- Eşleşmeyen satırların mutlak miktar ve değer farkı,
- En sık görülen üç fark sebebi.
Oranı tek başına hedef yapmak çalışanı farkı gizlemeye teşvik edebilir. “%99 olsun” baskısı yerine doğruluk oranı ile kayıtsız çıkış, yanlış raf ve birim hatasının azalıp azalmadığı birlikte incelenmelidir.
krkbos stok doğruluğunda ne sağlar?
krkbos'ta malzeme kartı, birim, kritik seviye ve stok hareketleri tutulabilir; sayım farkı veya fire sebebiyle kaydedilebilir. Malzeme hareketlerini sipariş ve üretim kayıtlarıyla aynı düzende tutmak, farkın kaynağını araştırmayı kolaylaştırır. Genel ürün kapsamını imalat takip programı sayfasında inceleyebilirsiniz.
Açık sınır: Bu yazıdaki SKU-konum stok doğruluk oranı krkbos'ta hazır ve otomatik üretilen bir KPI değildir. Sistem sayım planını kendiliğinden oluşturmaz veya ABC sınıfına göre otomatik sayım emri vermez. Oran, doğrulanmış sayım sonuçlarından ayrıca hesaplanmalıdır.
Stok doğruluk oranı hakkında sık sorulan sorular
Stok doğruluk oranı kaç olmalı?
Bütün işletmeler için tek eşik yoktur. Kritik ürün, hareket sıklığı ve sayım yöntemi sonucu değiştirir. Önce aynı yöntemle başlangıç oranını ölçün ve eğilimi takip edin.
Yanlış raftaki doğru miktar, eşleşen satır sayılır mı?
Hayır. Ana KPI SKU ile konumu birlikte değerlendirir. Toplam miktar doğru olsa bile yanlış konum, ilgili SKU-konum satırının eşleşmediğini gösterir.
Tolerans farkı gizler mi?
Tolerans önceden, ölçüm yöntemi ve iş riskiyle belirlenirse doğal ölçüm farkını yönetir. Fark çıktıktan sonra genişletilirse hatayı gizler.
Döngüsel sayım yıllık sayımın yerine geçer mi?
Döngüsel sayım operasyonel doğruluğu sürekli kontrol eder. Mevzuat veya mali kayıt için gereken dönem sonu işlemleri ayrıca mali müşavirle değerlendirilmelidir.
Artı ve eksi stok farklarını netleştirebilir miyim?
Ana KPI satır eşleşmesine bakar. Parasal destek ölçüsünde de netleştirme yerine her satırın mutlak farkını toplamak, hatanın büyüklüğünü daha açık gösterir.
krkbos stok doğruluk oranını otomatik gösterir mi?
Hayır. Stok ve sayım farkı kayıtları tutulabilir; bu yazıdaki SKU-konum doğruluk KPI'sı ayrıca hesaplanır.
