Ücretsiz izin dilekçesi, çalışanın belirli bir süre için ücret almadan işe ara verme talebini yazılı hâle getirir. Ücretsiz izin formu ise bu talebin yanında işverenin kararını, izin tarihlerini ve işe dönüş gününü de kayda alır. İki belge aynı şey değildir: dilekçe talebi, onay formu ise taraflar arasında kararlaştırılan uygulamayı gösterir.
Genel nitelikteki bir ücretsiz izin talebinde çalışanın dilekçe vermesi tek başına iznin başladığı anlamına gelmez. Kanundan doğan özel bir izin hakkı söz konusu değilse çalışan, işverenin yazılı kararını görmeden işe gelmemeye başlamamalıdır.
Ücretsiz izin formu neden yazılı hazırlanmalıdır?
Ücretsiz izin, ücret ve çalışma yükümlülüklerini belirli bir süre etkiler. Başlangıç ve bitiş tarihlerinin yalnızca sözlü konuşmayla bırakılması; devamsızlık, ücret, SGK eksik gün bildirimi ve işe dönüş tarihi konusunda anlaşmazlık yaratabilir.
4857 sayılı İş Kanunu'nun 22. maddesi, çalışma koşullarındaki esaslı değişikliklerin yazılı bildirilmesini ve işçi tarafından yazılı kabul edilmeyen değişikliklerin işçiyi bağlamayacağını düzenler. Aynı madde tarafların çalışma koşullarını anlaşarak değiştirebileceğini de belirtir. Bu nedenle işverenin tek taraflı ve belirsiz süreli bir “ücretsiz izne çıkarma” yazısı yerine, talebi ve kabulü gösteren açık bir kayıt oluşturulmalıdır.
Ücretsiz izin dilekçesinde hangi bilgiler bulunmalı?
| Alan | Neden gerekli? |
|---|---|
| Çalışanın adı, soyadı ve personel numarası | Talebin kime ait olduğunu belirler |
| Talep tarihi | Başvurunun ne zaman yapıldığını gösterir |
| İzin başlangıç ve bitiş tarihi | Belirsiz veya açık uçlu izin oluşmasını önler |
| Toplam izin günü | Puantaj ve eksik gün kayıtlarının kontrolünü kolaylaştırır |
| İşe dönüş tarihi | Çalışanın hangi gün işbaşı yapacağını açıklar |
| İzin türü veya hukuki dayanak | Doğum izni, yol izni ve diğer ücretsiz izinlerin karışmasını önler |
| Çalışanın imzası ve işveren kararı | Talep ile onayın ayrı ayrı kayda alınmasını sağlar |
İzin gerekçesi yalnızca süreç için gerektiği kadar yazılmalıdır. “Özel nedenler” ifadesi yeterliyse ayrıntılı sağlık veya aile bilgisi istemek gereksiz kişisel veri toplanmasına yol açabilir.
Kopyalanabilir ücretsiz izin dilekçesi örneği
[İŞVERENİN / İŞYERİNİN UNVANI]'NA
Konu: Ücretsiz izin talebi
İşyerinizde [görev / bölüm] pozisyonunda çalışmaktayım. [kısa ve gerekli gerekçe] nedeniyle, [başlangıç tarihi] ile [bitiş tarihi] tarihleri arasında toplam [gün sayısı] gün ücretsiz izin kullanmak istiyorum.
Talebimin uygun görülmesi hâlinde [işe dönüş tarihi] tarihinde görevime başlayacağımı bildirir, gereğini arz ederim.
Tarih: [gg.aa.yyyy] · Ad soyad: [çalışanın adı soyadı] · Personel no: [personel numarası] · İmza: __________
Bu metin çalışanın talebidir; işveren onayı yerine geçmez. Dilekçeye “Bütün haklarımdan vazgeçiyorum” gibi kapsamı belirsiz feragat cümleleri eklenmemelidir.
İşveren onaylı ücretsiz izin formu örneği
ÜCRETSİZ İZİN TALEP VE ONAY FORMU
Çalışanın adı soyadı: [........................] · Personel no / bölüm: [........................]
İzin türü: [Ücretsiz doğum izni / ücretsiz yol izni / diğer ücretsiz izin]
İzin başlangıç tarihi: [........] · İzin bitiş tarihi: [........] · Toplam gün: [........] · İşe dönüş tarihi: [........]
Çalışanın talebi: Yukarıda belirtilen tarihler arasında ücretsiz izin kullanmak istiyorum.
İşveren kararı: [Onaylandı / Reddedildi]
Açıklama: Onay yalnızca formda yazılı dönem için geçerlidir. Ücret, yan hak ve SGK bildirimleri yürürlükteki mevzuat ile iş veya toplu iş sözleşmesine göre uygulanacaktır.
Çalışan — ad, tarih, imza: __________ · İşveren / işveren vekili — ad, görev, tarih, imza: __________
Kanundan doğan izinler ile anlaşmaya bağlı izin aynı değildir
| İzin türü | Temel kural |
|---|---|
| Anlaşmaya bağlı diğer ücretsiz izin | Süre ve koşullar taraflarca yazılı olarak belirlenir; genel talebin kabulü otomatik değildir |
| Doğum sonrası ücretsiz izin | 4857 sayılı Kanunun 74. maddesindeki şartlarla, analık izninden sonra istek hâlinde altı aya kadar verilir |
| Evlat edinme sonrası izin | Üç yaşını doldurmamış çocuğun evlat edinilmesinde Kanundaki şartlarla uygulanır |
| Doğum sonrası yarım çalışma biçimindeki ücretsiz izin | Kanundaki şartlarla doğum sırasına göre 60, 120 veya 180 gün; bazı hâllerde ek süre uygulanır |
| Ücretsiz yol izni | Yıllık iznini başka yerde geçireceğini belgeleyen işçiye, talebi üzerine gidiş ve dönüş için toplam dört güne kadar verilir |
Doğum sonrası altı aya kadar verilen ücretsiz izin ile haftalık çalışma süresinin yarısı kadar kullanılan izin aynı hak değildir. Çalışanın hangi hakkı talep ettiği formda açıkça seçilmelidir.
SGK eksik gün bildirimi nasıl ele alınır?
SGK'nın resmî E-Bildirge açıklamasında ücretsiz izinler için “19-Ücretsiz Doğum İzni”, “20-Ücretsiz Yol İzni” ve “21-Diğer Ücretsiz İzin” kodları yer alır. Bordroda gerçek izin türüne uygun kod kullanılmalı ve bunu destekleyen belge özlük dosyasında saklanmalıdır.
Kod, yalnızca dilekçedeki başlığa bakılarak seçilmemelidir. Aynı ayda başka eksik gün nedeni bulunması veya özel bir çalışan statüsü bildirimi değiştirebilir. Uygulama bordro sorumlusu ya da mali müşavir tarafından güncel sistem üzerinden doğrulanmalıdır.
Ücretsiz izin süreci adım adım
- Çalışan, tarihleri açık olan yazılı talebi teslim eder.
- İşveren talebi iş planı ve uygulanacak hukuk kuralına göre değerlendirir.
- Onay veya ret kararı çalışana yazılı bildirilir.
- Onaylanan tarihler puantaj ve izin kayıtlarına işlenir.
- Doğru eksik gün nedeni bordro ve SGK bildiriminde kullanılır.
- İşe dönüş tarihinde çalışanın işbaşı yaptığı kaydedilir.
İzin, devamsızlık ve dönüş tarihlerinin aynı kaynaktan izlenmesi gerekir. Aylık gün kayıtları için puantaj programı, ücretli izinlerle ücretsiz izinleri birbirinden ayırmak için yıllık izin takip sayfası kullanılabilir. Puantajın temel mantığı için mesai ve puantaj takibi rehberini de inceleyebilirsiniz.
Kaçınılması gereken hatalar
- Başlangıç veya dönüş tarihi yazmadan açık uçlu izin vermek,
- Çalışanın talebini doğrudan işveren onayı saymak,
- Yıllık ücretli izni, başka bir ücretsiz izinle mahsup etmek,
- Gerekmediği hâlde ayrıntılı sağlık ve aile bilgisi toplamak,
- Gerçek izin türüne uymayan SGK eksik gün kodu kullanmak,
- Belgeyi izin başladıktan sonra geriye dönük düzenlemek.
Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, işveren tarafından yıl içinde verilen diğer ücretli ve ücretsiz izinlerin yıllık izne mahsup edilemeyeceğini belirtir. Bu nedenle “ücretsiz kullandığın günleri yıllık izninden düşelim” yaklaşımı uygulanmamalıdır.
Ücretsiz izin hakkında sık sorulan sorular
İşveren ücretsiz izin talebini kabul etmek zorunda mı?
Genel ve kişisel nedenli taleplerde otomatik kabul zorunluluğu yoktur. Doğum sonrası izin ve şartları sağlanan ücretsiz yol izni gibi kanundan doğan haklar ayrı değerlendirilir.
Dilekçe vermek izne çıkmak için yeterli mi?
Kanundan doğan özel bir hak yoksa yeterli değildir. Çalışan işverenin kararını almadan işe gelmezse devamsızlık tartışması doğabilir.
Ücretsiz izinde maaş ve SGK primi ödenir mi?
Ücretsiz izin günlerinde kural olarak çalışma ve ücret ödeme yükümlülükleri askıda kalır. Bildirimin nasıl yapılacağı izin türüne, eksik gün sayısına ve çalışanın durumuna göre bordroda belirlenir.
Ücretsiz izin yıllık izinden düşülebilir mi?
Hayır. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliğine göre yıl içinde verilen diğer ücretli ve ücretsiz izinler yıllık izne mahsup edilemez.
Ücretsiz izin formu özlük dosyasında saklanmalı mı?
Evet. 4857 sayılı Kanunun 75. maddesi işverenin her çalışan için özlük dosyası oluşturmasını ve kanuni kayıtları saklamasını düzenler. Belgeye erişim kişisel verilerin gizliliği gözetilerek sınırlandırılmalıdır.
Uyarı: Bu şablon genel kullanım amacıyla hazırlanmıştır ve hukuki danışmanlık değildir. Uzun süreli izin, işverenin tek taraflı uygulaması, doğum ve evlat edinme izinleri, toplu iş sözleşmesi veya iş sözleşmesinin sona ermesi ihtimali bulunan durumlarda iş hukuku uzmanından görüş alınmalıdır.
