Kapıda ödemeli dağıtım yapan firmalarda gün sonu kasasının tutmama sebebi neredeyse her zaman aynıdır: iki ayrı para tek bir yerde tutulmaktadır.
Kuryenin akşam getirdiği çantada iki tür tutar vardır ve bunlar birbirine hiç benzemez:
- Hizmet bedeli — teslimat karşılığı sizin kazandığınız para. Bu gelirdir.
- Emanet tahsilat — alıcıdan toplanıp göndericiye aktarılacak tutar. Bu gelir değildir, elinizde geçici olarak durur.
İkisi aynı kalemde toplandığında ay sonunda ciro olduğundan yüksek görünür, kâr olduğundan yüksek sanılır ve göndericiye ödenecek para “kendi paranız” gibi harcanır. Bu yazı o ayrımı kurmayı ve gün sonu mutabakatını adım adım işletmeyi anlatıyor.
Emanet para neden gelir değildir?
Alıcıdan 4.000 TL tahsil edip göndericiye 3.760 TL aktarıyor ve 240 TL hizmet bedeli alıyorsanız, o günün geliri 240 TL’dir — 4.000 TL değil. Aradaki 3.760 TL bir an bile size ait olmaz; kasanızdan geçer, o kadar.
Bu ayrım üç yerde işinize yarar:
| Nerede | Ayrım yapılmazsa ne olur |
|---|---|
| Ciro ve kâr raporu | Ciro şişer, kâr marjı olduğundan çok düşük görünür; fiyat kararları yanlış veriye dayanır |
| Nakit yönetimi | Kasadaki para “var” sanılır, oysa büyük kısmı borçtur. Aktarım günü nakit sıkışır |
| Gönderici ilişkisi | “Paramız nerede?” sorusuna cevap vermek saatler alır; güven en hızlı burada kaybedilir |
Gün sonu kurye kasa mutabakatı: altı adım
Mutabakat, akşam çantayı sayıp “tuttu galiba” demek değildir. Sırası şudur ve sırası bozulunca fark bulunamaz:
| # | Adım | Ne sorulur |
|---|---|---|
| 1 | Kuryeye çıkan tahsilatlı gönderi listesi | Bugün kaç gönderi, toplam ne kadar tahsil edilecekti? |
| 2 | Teslim edilenler | Kaçı teslim edildi? Her biri kaç TL? |
| 3 | Tahsilat biçimi kırılımı | Ne kadarı nakit, ne kadarı kart/link, ne kadarı havale? |
| 4 | Teslim edilemeyenler | Paket geri döndü mü? Depoya girişi yapıldı mı? |
| 5 | Fiziksel sayım | Çantadaki nakit, 3. adımdaki nakit tutarına eşit mi? |
| 6 | Fark varsa kaydı | Fark hangi gönderide? Kim, ne zaman, ne kadar? |
Mutabakat kurye teslim ederken yapılmalıdır, ertesi sabah değil. Bir gün geçtikten sonra “dün akşam şu paketi kim aldı” sorusunun cevabı hatırlamaya kalır — ve hatırlama, para söz konusuyken kanıt değildir.
Eksik çıktığında ne yapılır?
Eksik para bir disiplin meselesi olmadan önce bir kayıt meselesidir. Sırayla bakılacak yerler:
- Ödeme biçimi karışması — en sık sebep. Kartla ödenen gönderi nakit sayılmıştır.
- Kısmi tahsilat — alıcı tutarın bir kısmını ödemiş, kurye paketi yine de bırakmıştır. Bu kararın kimde olduğu baştan yazılı olmalı.
- Bozuk para farkı — küçük ama her gün tekrar eder. Toleransı yazın (örn. ±5 TL), altındakini araştırmayın, üstündekini mutlaka araştırın.
- Kayıtsız iade — paket geri gelmiş ama depo girişi yapılmamıştır; sistemde hâlâ “teslim edilecek” görünür.
Farkı “kapatmak” için kuryeden kesinti yapmadan önce sebebini bulun. Sebebi bulunmadan yapılan kesinti iki şeyi birden bozar: hem kaydınız hâlâ yanlıştır (fark gerçekte başka yerdedir), hem de fark eksik çıkmayı bildirmeyi cezalandırdığınız için bir dahaki sefere hiç haber verilmez. Kesinti konusunda iş hukuku bakımından yapılabilecekler sınırlıdır — uygulamadan önce mali müşavirinize ve hukukçunuza danışın.
Göndericiye aktarım: takvim ve mahsup
Aktarımın iki değişkeni vardır ve ikisi de sözleşmede yazılı olmalıdır: ne zaman ve ne kesilerek.
| Aktarım düzeni | Sizin için | Gönderici için |
|---|---|---|
| Ertesi iş günü | Nakit hızlı çıkar, hata düzeltme payı dar | En cazip; hacimli müşteri bunu ister |
| Haftalık | İade ve fark düzeltmesi için zaman var | Kabul edilebilir, en yaygın |
| İki haftalık / aylık | Elinizde emanet para birikir — riskli | Nakit akışını zorlar, itiraz sebebi |
Hizmet bedelini tahsilattan düşerek aktarmak (mahsup) yaygın ve pratiktir, ama iki koşulla: kesintinin kalemi ekstrede görünmeli ve faturası ayrıca kesilmelidir. Mahsubun ne olduğunu ve nasıl kaydedildiğini mahsup nedir sayfasında kısaca anlattık.
Tahsilatlı gönderi iade edilirse
Alıcı paketi almadığında ortada tahsilat da yoktur — ama maliyet vardır. Gidiş yapılmış, yakıt harcanmış, durak kullanılmıştır. Bu durumda üç şeyin baştan belirlenmiş olması gerekir:
- İade ücreti alınacak mı, ne kadar?
- Kaç deneme yapılacak, sonrasında paket nereye gider?
- Depoda bekleme ücretli mi, kaç gün sonra başlar?
Bu üçü yazılı değilse her iade ayrı bir pazarlık olur. Teslimat başına maliyetinizi biliyorsanız iade ücretini savunmak da kolaydır — hesabı teslimat başına maliyet yazısında kurduk.
Kurye üzerindeki nakit: sessiz risk
Yoğun bir günde bir kuryenin üzerinde ciddi tutarda nakit birikir. Bu, kimsenin konuşmadığı ama gerçek olan bir risktir: kaybolma, kapkaç, kaza. İki basit önlem çoğu firmada yeterlidir:
- Nakit tavanı — belirli tutarı aşınca kurye ara teslim yapar ya da o gün başka tahsilatlı gönderi almaz
- Kartla ödemeyi teşvik — ödeme linki veya mobil POS, üzerindeki nakdi doğrudan azaltır ve 3. adımdaki karışıklığı da bitirir
Aylık mutabakat: günlük tutuyorsa ay da tutar
Günlük kasa mutabakatı düzgün işliyorsa, gönderici ile aylık mutabakat bir dakikalık iştir: dönemde teslim edilen gönderi sayısı, tahsil edilen toplam, kesilen hizmet bedeli, aktarılan tutar. Günlük tutmuyorsa aylık mutabakat bir arkeoloji çalışmasına döner. Mektup şablonu ve süreç için: cari mutabakat nasıl yapılır.
Gönderici sayısı arttıkça bu iş cari hesap işine dönüşür — her göndericinin ayrı bakiyesi, ayrı aktarım takvimi olur. Cari hesap takibi yazısı bu yapıyı kurmayı anlatıyor.
Sık sorulan sorular
Tahsil ettiğim tutarın tamamı ciroma yazılır mı?
Hayır. Ciro, hizmet bedelidir. Alıcıdan toplanıp göndericiye aktarılan tutar sizin geliriniz değildir. Kaydın nasıl tutulacağını mali müşavirinizle belirleyin; bu ayrım yapılmadığında hem ciro hem vergi tarafında yanlış tablo çıkar.
Kurye kısmi ödemeyi kabul edebilir mi?
Bu bir yetki kararıdır ve baştan yazılmalıdır. Yazılı değilse her seferinde kurye karar verir, fark akşam ortaya çıkar ve sorumluluk tartışmalı olur. Çoğu firmada doğru cevap “hayır, merkez onayı olmadan olmaz”dır.
Gün sonu sayımı her gün gerekli mi?
Evet, ve kısa sürer — beş dakikalık iştir. Haftalık sayıma geçen firmalarda fark bulunduğunda hangi güne ait olduğu bilinemez; o noktadan sonra fark aranmaz, kabullenilir.
Emanet parayı işletme giderinde kullanmak sorun olur mu?
Nakit akışı açısından ciddi risktir. O para her an talep edilebilir; aktarım günü geldiğinde elinizde yoksa, kendi işletme sermayenizden kapatmak zorunda kalırsınız. Nakit akışını planlamak için nakit akışı tahmini yazısına bakın.
Kart ile ödeme almak maliyeti artırmaz mı?
Komisyon bir maliyettir, evet — ama üzerindeki nakit riskini, sayım farklarını ve gün sonu tartışmalarını da bitirir. Komisyonu teslimat başına maliyetinize bir kalem olarak ekleyip fiyata yansıtın; gizlenmesi gereken bir gider değildir.
