“Bu müşteriden ne alacağım var?” sorusunun cevabı, Excel’de doğru kurulmuş bir cari tabloda üç saniyede çıkar. Yanlış kurulmuş bir tabloda ise hiç çıkmaz — çünkü çoğu işletme her müşteri için ayrı bir sayfa açar, bir süre sonra 60 sayfalık bir dosyayla baş başa kalır. Bu yazıda tek sayfalık bir hareket defterinden bütün cari hesapları yöneten bir şablon kuruyoruz.
Temel kural: müşteri başına sayfa açmayın
Cari takibinin Excel’deki bir numaralı hatası budur. Her müşteriye bir sekme açtığınızda toplam alacağınızı görmek için 60 sayfayı toplamanız gerekir, yeni müşteride şablonu kopyalarsınız, biri formülü bozar ve kimse fark etmez. Doğrusu tek bir hareket defteridir: bütün fatura ve tahsilatlar aynı sayfada alt alta durur, hangi cariye ait olduğu bir sütunda yazar. Özet ve ekstre bu defterden hesaplanır.
Cari hesabın mantığını hiç kurmadıysanız önce cari hesap nedir sayfasına, kavramın işletmedeki karşılığı için cari hesap takibi nasıl yapılır yazısına bakın.
İki sayfa yeter
Sayfa 1 — Cariler
A Cari Kodu · B Unvan · C Tip (Müşteri/Tedarikçi) · D Telefon · E Devir Bakiye · F Risk Limiti.
Devir bakiye, tabloyu kurduğunuz gün o cariden olan mevcut alacağınızdır — geçmişi girmek zorunda kalmadan sıfırdan başlamanın yoludur.
Sayfa 2 — Hareketler
A Tarih · B Cari Kodu · C Tür · D Belge No · E Borç · F Alacak · G Açıklama.
Borç ve alacak ayrı sütunda durur, tek sütunda eksili sayı olarak değil. Muhasebe dilinde borç müşterinin size borçlandığı tutardır (satış faturası), alacak ise ödediği tutardır (tahsilat). İkisini tek sütuna sıkıştıran tablolarda işaret hatası kaçınılmazdır ve bir kez karıştığında bulunması saatler alır.
B sütununu Veri > Veri Doğrulama > Liste ile Cariler sayfasına bağlayın; cari kodunu elle yazdırmak tablonun bir numaralı bozulma sebebidir.
Asıl formül: yürüyen bakiye
Hareketler sayfasının H sütununa, o satır işlendikten sonra o carinin bakiyesini yazdıran formülü koyun. H2’ye yazıp aşağı çekin:
| Hücre | Formül |
|---|---|
| H2 | =ÇOKETOPLA($E$2:E2;$B$2:B2;B2) - ÇOKETOPLA($F$2:F2;$B$2:B2;B2) + DÜŞEYARA(B2;Cariler!$A:$F;5;YANLIŞ) |
Formülün püf noktası genişleyen aralıktır: $E$2:E2 yazımı, formül aşağı çekildikçe başlangıcı sabit kalıp bitişi büyüyen bir aralık üretir. Böylece her satırda “baştan buraya kadar bu cariye ait borçların toplamı” hesaplanır. Sondaki DÜŞEYARA ise Cariler sayfasındaki devir bakiyeyi ekler.
Sonuç: karışık sırayla girilmiş bir defterde bile her satır, o carinin o andaki bakiyesini gösterir. Ekstre almak için B sütununu filtrelemeniz yeterlidir.
Özet: kimden ne kadar alacağım var?
Cariler sayfasına üç sütun ekleyin:
| Sütun | Formül | Ne verir |
|---|---|---|
| G — Toplam borç | =ETOPLA(Hareketler!$B:$B;A2;Hareketler!$E:$E) | Bu cariye kesilen faturaların toplamı |
| H — Toplam tahsilat | =ETOPLA(Hareketler!$B:$B;A2;Hareketler!$F:$F) | Bu cariden alınan ödemelerin toplamı |
| I — Güncel bakiye | =E2+G2-H2 | Devir + borç − alacak. Artı ise siz alacaklısınız |
| J — Limit uyarısı | =EĞER(VE(F2>0;I2>F2);"LİMİT AŞILDI";"") | Risk limitini geçen müşteriyi işaretler |
Risk limitini nasıl belirleyeceğinizi cari limit ve müşteri riski yazısında anlattık. Limit uyarısı sütununu koşullu biçimlendirmeyle kırmızıya boyayın; okunmayan uyarı uyarı değildir.
Tarih aralıklı ekstre
Yeni bir sayfa açın, B1’e cari kodunu, B2 ve B3’e başlangıç-bitiş tarihini yazın. Dönem borcu:
=ÇOKETOPLA(Hareketler!$E:$E;Hareketler!$B:$B;$B$1;Hareketler!$A:$A;">="&$B$2;Hareketler!$A:$A;"<="&$B$3)
Aynı formülü F sütunu için tekrarlayınca dönem tahsilatını alırsınız. Tarih ölçütünün ">="&$B$2 biçiminde yazıldığına dikkat edin — karşılaştırma işareti tırnak içinde, hücre referansı & ile birleştirilir. Bu yazımı ETOPLA ve ÇOKETOPLA yazısında ayrıntılı ele aldık.
Tek bir cari için hazır dosyayla başlamak isterseniz ücretsiz cari hesap ekstresi Excel şablonunu kullanabilirsiniz. Dosya 30 hareket için devir ve yürüyen bakiye hesaplar; çoklu cari yönetimi veya vade yaşlandırması yapmaz.
Mutabakat için ayda bir yapılacak iş
Excel’de tutulan cari, karşı tarafın defteriyle sessizce ayrışır: bir fatura girilmemiştir, bir tahsilat iki kez işlenmiştir. Ay sonunda bakiyeyi karşı tarafa yazılı gönderip teyit alın — buna mutabakat denir ve altı ay sonra çıkacak tartışmayı bugünden bitirir.
Bu tablonun sınırı nerede?
- Fatura ile tahsilat eşleşmez. Toplam bakiyeyi görürsünüz ama “hangi fatura ödendi, hangisi açık” sorusunun cevabı yoktur. Vade takibi için ayrı bir tablo kurmanız gerekir — fatura ve vade takibi Excel şablonu.
- Birlikte çalışma uygun kurulum ister. Desteklenen Excel sürümleriyle, OneDrive veya SharePoint Online’da tutulan uygun dosyalarda aynı anda düzenleme yapılabilir. Dosyayı yalnız yerel ağda paylaşmak bu koşulları tek başına sağlamaz.
- Dosya izni ile cari bazlı erişim farklıdır. Excel’de dosyayı açma ve düzenleme izinleri ayarlanabilir. Ancak bu örnek şablonda kullanıcıya göre cari satırlarını ayıran bir erişim kuralı yoktur. Sütun gizlemek veya hücreleri değişikliğe karşı korumak, hassas bakiyeleri yetkisiz kişiden gizlemekle aynı şey değildir.
- Satış ile bağlantısı yoktur. Siparişi bir yere, faturayı başka yere girersiniz; aynı veri iki kez işlenir.
- Değişiklik takibinin kapsamını bilin. Desteklenen sürümlerde Değişiklikleri Göster, hücreyi kimin ne zaman düzenlediğini ve önceki değeri gösterebilir. OneDrive veya SharePoint’ta saklanan dosyalarda Sürüm Geçmişi ile önceki dosya sürümüne dönülebilir. Hücre değişikliği listesi ile dosya sürümü aynı kayıt değildir; izlenen işlemler kullanılan sürüme ve işlem türüne bağlıdır.
krkbos’ta cari hesap satışın ve tahsilatın kendisinden doğar: sipariş kartından işlenen kapora anında cariye düşer, ekstre yürüyen bakiyeyle kendini tutturur, limit aşan müşteride yeni satış uyarı verir. Excel ile krkbos’u yan yana görebilir ya da 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
