Sabah depoya giren çuvallar irsaliyede doğru görünse bile gün içinde yanlış ürün kartından çıkış yapılırsa akşam ekrandaki miktar raftaki miktarı anlatmaz. Zirai bayide stok takibi; yalnız toplam adedi yazmak değil, hangi ürünün hangi birimle girdiğini, hangi siparişe bağlı çıktığını ve farkın neden oluştuğunu izleyebilmektir.
Sağlam düzen ürün adı, stok kartı, mal kabul, lot belgesi, sipariş hareketi ve sayımı aynı zincirin ayrı halkaları olarak kurar. Bir halkayı serbest nota bırakırsanız sorun genellikle yoğun sezonda, benzer ambalajlı ürünler hızla hareket ederken ortaya çıkar.
Ürün kartı ile stok kartını ayrı görevlerde kullanın
Ürün kartı müşterinin siparişinde seçilecek kalemi tanımlar; stok kartı ise depodaki fiziksel malzemeyi ve hareket geçmişini izler. Aynı isimle görünmeleri, aynı kayıt oldukları anlamına gelmez. Bir sipariş kalemi hangi stok malzemesini ne miktarda kullanacağını açıkça belirtmelidir.
| Bilgi | Ürün kartı | Stok kartı |
|---|---|---|
| Görünen ürün adı | Siparişte seçilen kalemi tanımlar | Depodaki malzemeyi tanımlar |
| Birim | Sipariş miktarını açıklar | Fiziksel hareketin ölçüsünü açıklar |
| Stok kodu ve barkod | Gerekli olmayabilir | Malzemeyi tekil bulmayı kolaylaştırır |
| Mevcut miktar | Burada tutulmamalı | Giriş ve çıkışlardan oluşur |
| Hareket geçmişi | Sipariş geçmişiyle sınırlıdır | Mal kabul, kullanım ve düzeltmeleri gösterir |
Tek bir stok malzemesi birden fazla sipariş ürününde kullanılabilir. Önemli olan bağın adla tahmin edilmesi değil, sipariş kaleminde açıkça kurulmasıdır.
Ürün adını ve ana birimi baştan sabitleyin
Çuval, paket, kutu, kilogram ve adet aynı depoda bulunabilir; fakat aynı stok kartında hareketler gelişigüzel farklı birimlerle girilmemelidir. “Bir palet” ifadesi tek başına ölçü değildir, çünkü paletin içeriği ürüne ve tedarikçiye göre değişebilir. Her kart için ana birimi belirleyin ve farklı ambalajla gelen miktarı bu birime çevirerek kaydedin.
- Marka, içerik, ambalaj ve birim bakımından farklı ürünleri ayrı tanımlayın.
- Aynı ürünü kısaltma ve yazım farklarıyla ikinci kez açmayın.
- Ana birimi değiştirmeden önce eski hareketlerin nasıl okunacağını değerlendirin.
- Dönüşüm kuralını ekipçe ortaklaştırın; kişinin hafızasına bırakmayın.
Stok kodu ile barkodun görevini karıştırmayın
Stok kodu işletmenin malzemeyi sınıflandırdığı tekil kimliktir. Barkod ise bu kimliği elle yazmadan bulmayı kolaylaştıran veri giriş aracıdır. Barkod okutmak tek başına mal kabul veya stok çıkışı oluşturmaz; doğru kartı bulduktan sonra yapılacak hareket yine kaydedilmelidir.
Kodları sıfırdan kuruyorsanız stok kodu ve stok kartı rehberini, okutma düzenine geçecekseniz barkodla stok takibi rehberini kullanın. Benzer görünen ambalajlarda etikette kodun yanında insan gözüyle okunur ürün adı ve birim de bulunsun.
Mal kabulü fiziksel sayımla tamamlayın
Belgedeki miktarı doğrudan ekrana geçirmek, malın gerçekten o miktarda ve durumda geldiğini kanıtlamaz. Araç boşaltılırken ürün, birim, miktar, ambalaj durumu ve varsa lot bilgisi kontrol edilmelidir. Fark teslim anında görünürse kaynağı bulunabilir; günler sonra bulunan farkın hangi girişten doğduğu belirsizleşir.
| Kontrol | Soru | Fark varsa |
|---|---|---|
| Ürün | Gelen ürün açılan kartla aynı mı? | Yanlış karta giriş yapmayın |
| Birim | Belge ve sayım aynı ölçüyü mü kullanıyor? | Ana birime dönüşümü doğrulayın |
| Miktar | Fiziksel sayım belgeyle uyuşuyor mu? | Eksik veya fazlayı teslimde not edin |
| Ambalaj | Yırtık, ıslak veya hasarlı paket var mı? | Sağlam miktardan ayırın |
| Lot ve belge | Numara ile sertifika eşleşiyor mu? | Tahminle numara yazmayın |
Daha geniş kabul düzeni için mal kabul süreci rehberindeki sekiz adımı inceleyebilirsiniz.
Lot ve sertifikayı doğru girişe bağlayın
Lot numarası yalnız malzeme kartının genel notunda durursa aynı üründen gelen farklı girişler birbirine karışır. Lot kaydını giriş tarihi ve miktarıyla ilişkilendirin; tedarikçinin gönderdiği sertifikayı da ilgili lota bağlayın. Böylece belirli bir girişin hangi işlerde kullanıldığını araştırmak gerektiğinde başlangıç noktanız belli olur. Yöntemin ayrıntısı parti ve lot izlenebilirliği rehberinde yer alır.
Bu işletme içi iz ile resmî sistem kaydı aynı değildir. Tarım ve Orman Bakanlığının B-Reçete bilgilendirmesi, bitki koruma ürünlerine ilişkin elektronik kayıt yapısını açıklar. Hangi ürün ve işlem için hangi resmî yükümlülüğün geçerli olduğunu güncel Bakanlık duyurularından doğrulayın.
Siparişe bağlı miktarlı stok hareketi oluşturun
Sipariş kalemine yalnız ürün adını yazmak depodan ne kadar malzeme çıkacağını belirlemez. İlgili stok malzemesi ve kullanılacak miktar kaleme bağlanmalıdır. Kayıt tamamlandığında oluşan hareket, çıkışın hangi siparişten doğduğunu göstermelidir. Sipariş miktarı sonradan değişirse eski çıkışı ikinci kez yazmak yerine aradaki fark uygulanmalıdır.
| Olay | Stok etkisi | Kontrol |
|---|---|---|
| Yeni sipariş kaydı | Bağlanan malzeme miktarı kadar çıkış | Malzeme ve birim doğru mu? |
| Miktar artışı | Yalnız artan fark kadar ek çıkış | Eski hareket tekrarlandı mı? |
| Miktar azalışı | Azalan fark kadar geri düzeltme | Gerçek fiziksel durumla uyumlu mu? |
| Sipariş iptali | Bağlı hareketin geri alınması | Mal gerçekten depoya döndü mü? |
İşletmenin kullandığı aşama adları değişebilir; stok etkisini aşama adına değil, gerçekten gerçekleşen malzeme hareketine bağlayın.
İade ve hasarı aynı hareket gibi göstermeyin
İade edilen sağlam ürün depoya geri girebilir; hasarlı veya kullanılamaz ürün ise kullanılabilir stoğa eklenmemelidir. Sayım farkı da hasar değildir: biri fiziksel kayıp veya bozulmayı, diğeri kayıt ile sayım arasındaki düzeltmeyi anlatır. Hareket yönü kadar sebebi de seçin ve gerekirse sipariş ya da tutanak numarasını nota ekleyin.
| Durum | Yön | Notta bulunması gereken |
|---|---|---|
| Sağlam müşteri iadesi | Giriş | İlgili sipariş ve fiziksel kontrol |
| Hasar veya kırık | Çıkış | Miktar, neden ve tespit tarihi |
| Kayıp | Çıkış | Bilinen son konum ve sorumlu inceleme |
| Sayım fazlası veya eksiği | Düzeltme yönü | Sayım tarihi ve tutanak bilgisi |
Sayımı kritik ürünlerden başlayarak döngüsel yapın
Bütün depoyu yılda bir kez saymak, hızlı hareket eden ürünlerde farkı çok geç bulur. Benzer ambalajlı, yüksek hareketli ve kritik seviyeye yaklaşan kartları daha sık sayın. Sayım sırasında hareketi kısa süreli durdurun veya sayım anından sonraki giriş-çıkışları ayrı işaretleyin; aksi hâlde doğru sayım bile yanlış karşılaştırılır.
Fark çıktığında ekranı doğrudan fiziksel sayıya eşitlemeden önce hareket geçmişini inceleyin. Eksik mal kabul, yanlış kart, çift çıkış veya atlanan iade bulunabiliyorsa önce kaynağı düzeltin. Stok sayımı ve fire rehberi bu araştırma sırasını açıklar.
krkbos bu stok düzeninde ne sağlar, ne sağlamaz?
krkbos zirai bayi stok düzeninde ürün kataloğu ile stok kartı ayrı tutulabilir. Stok kartında miktar, kritik seviye, kod, barkod ve hareket geçmişi izlenir. Mal kabulünde isteğe bağlı lot kaydı açılabilir ve sertifika eklenebilir. Sipariş kalemine stok malzemesi ile miktar bağlandığında ilgili hareket oluşur.
Açık ürün sınırı: krkbos bir POS kasası değildir ve barkod okutmak tek başına stok çıkışı yapmaz. B-Reçete/BKÜ bildirimi yoktur. Son kullanma tarihi uyarısı, FEFO sıralaması, lot bazında kalan miktar ve otomatik ambalaj-birim dönüşümü bulunmaz.
Gübre ve tohum bayisinde stok takibi hakkında sık sorulan sorular
Ürün kartı ile stok kartı neden ayrı tutulmalı?
Ürün kartı siparişte seçilen kalemi, stok kartı ise depodaki fiziksel malzemeyi ve hareketlerini anlatır. Ayrı görevler doğru kurulursa bir stok malzemesi gerektiğinde birden fazla sipariş ürününe bağlanabilir.
Çuval ve kilogram hareketlerini aynı karta girebilir miyim?
Bir ana birim belirleyip diğer ambalajları doğrulanmış dönüşümle bu birime çevirmek daha güvenlidir. krkbos otomatik ambalaj-birim dönüşümü yapmaz.
Barkod okutunca stok otomatik azalır mı?
Hayır. Barkod doğru stok kartını bulmayı kolaylaştırır. Çıkışın oluşması için siparişe bağlı hareketin veya yetkili stok işleminin ayrıca kaydedilmesi gerekir.
Lot kaydı son kullanma takibi anlamına gelir mi?
Hayır. Lot ve sertifika kaydı tutulabilir; fakat son kullanma uyarısı, FEFO sıralaması ve lot bazında kalan miktar hesabı yoktur.
Hasarlı ürünü sayım farkı olarak düşmeli miyim?
Hayır. Hasar ile sayım farkı farklı nedenlerdir. Hareketi gerçek sebebiyle kaydetmek, stok farkının kaynağını sonradan açıklayabilmenizi sağlar.
krkbos B-Reçete veya BKÜ kaydı gönderir mi?
Hayır. Resmî bildirim entegrasyonu yoktur. İlgili kayıtları Bakanlığın yetkili sisteminde yürütmeli ve güncel kapsamı resmî kaynaktan doğrulamalısınız.
