Kamyonun kapıdan girmesi, malzemenin kullanılmaya hazır olduğu anlamına gelmez. Yanlış miktar, hasarlı ambalaj, eski teknik revizyon veya eksik sertifika o anda yakalanmazsa sorun üretim başladıktan sonra daha pahalı hale gelir. Mal kabul, fiziksel teslimatı sipariş ve kalite şartlarıyla karşılaştırıp neyin gerçekten kabul edildiğini kayda alma işlemidir.
Hızlı mal kabul, kontrolsüz mal kabul değildir. Standart bir sıra kullanıldığında sayım ve belge kontrolü birkaç dakikada tamamlanabilir; istisna varsa yalnız ilgili malzeme ayrıntılı incelemeye alınır.
Mal kabul nedir?
ASCM Supply Chain Dictionary, teslim alma işlevini malzemenin fiziksel kabulü, siparişe göre miktar ve hasar kontrolü, doğru yere yönlendirme ve teslim alma raporuyla birlikte açıklar. Yani yalnız depoya indirme değil, siparişle eşleştirme ve kayıt üretme işidir.
Teslim alma fiziksel olayı, mal kabul ise işletmenin yaptığı kontrol ve karar sürecini anlatır. Referans, tedarikçiye gönderilen satın alma siparişindeki miktar ve şartlardır. Kalite şartını karşılamayan bir paket sahaya gelmiş olabilir; bu, koşulsuz kabul edildiği anlamına gelmez.
Mal kabulün 8 adımı
- Siparişi bulun: Tedarikçi, sipariş numarası ve beklenen kalemleri açın.
- Sevk belgesini eşleştirin: İrsaliye numarası, tarih ve gönderici bilgisini kontrol edin.
- Ambalaj ve hasara bakın: Ezilme, ıslanma, yırtılma, mühür veya sıcaklık göstergesi gibi dış belirtileri teslim anında kaydedin.
- Miktarı sayın veya ölçün: Paket adedi ile gerçek birimi karıştırmadan tartın, sayın ya da metreyi doğrulayın.
- Teknik uygunluğu kontrol edin: Ürün kodu, ölçü, sınıf, renk, revizyon ve gerekiyorsa numune şartını siparişle karşılaştırın.
- Lot ve belgeleri bağlayın: Parti numarası, üretim tarihi, sertifika ve test raporunu ilgili girişe ekleyin.
- Kararı ayırın: Uygun miktarı kabul edin; şüpheli veya uygunsuz malzemeyi kullanılabilir stokla karıştırmayın.
- Stok ve belge kaydını tamamlayın: Kabul edilen miktarı stoğa alın; fatura geldiyse sipariş-teslimat-fatura miktarlarını karşılaştırın.
Millî Eğitim Bakanlığının Satın Alma Yönetimi modülü de mal kabulün ardından fatura, sayım, kalite, ambalaj, program uyumu ve depoya kabul kontrollerini ayrı başlıklar halinde ele alır.
Miktar ve belge kontrolü nasıl yapılır?
Üç miktarı yan yana koyun: sipariş edilen, sevk belgesinde yazan ve fiziksel olarak gelen. Örneğin sipariş 500 kg, irsaliye 500 kg, tartım 486 kg ise 500 kg stok girişi yapmak farkı görünmez kılar. Ölçüm yöntemini ve toleransı ürün tipine göre önceden belirleyin.
| Kontrol | Sorulacak soru | Kayıt |
|---|---|---|
| Kimlik | Doğru tedarikçi ve sipariş mi? | Sipariş/irsaliye numarası |
| Miktar | Gerçekte kaç birim geldi? | Kabul ve açık kalan miktar |
| Ambalaj | Teslim anında görünür hasar var mı? | Not ve gerekiyorsa fotoğraf |
| Belge | İstenen sertifika veya rapor mevcut mu? | Partiye bağlı dosya |
Fatura henüz gelmediyse fiziksel mal kabul yine yapılabilir; ancak tedarikçi borcunun hangi belgeye göre oluşacağı işletmenin muhasebe akışında ayrı tutulmalıdır. Cari hareketlerin mantığı için tedarikçi cari rehberine bakabilirsiniz.
Kalite, lot ve sertifika kontrolü nasıl bağlanır?
Her gelen malzemeyi laboratuvara göndermek gerekmez. Kontrol planı; ürünün üretimi durdurma, müşteriye hata taşıma ve sonradan ayırt edilememe riskine göre kurulmalıdır. Kritik ölçü, malzeme sınıfı veya görünür kusur için girdi kalite kontrolü uygulanabilir.
İzlenebilir malzemede parti numarası mal kabul anında açılmalıdır; üretim sırasında geriye dönük tahmin edilmemelidir. Hangi partinin hangi işte kullanıldığını görmek için parti/lot izlenebilirliği, belgenin doğru partiyle kalması için malzeme sertifikası takibi birlikte çalışır.
Eksik, fazla veya uygunsuz teslimatta ne yapılır?
Eksik teslimatta yalnız gelen miktarı kabul edin ve kalan miktarı siparişte açık bırakın. Fazla teslimatta otomatik olarak tamamını stoğa almayın; sipariş şartı ve yetkili kararı olmadan ek borç doğurmayın. Hasarlı ya da uygunsuz teslimatta malzemeyi kullanılabilir stoktan fiziksel olarak ayırın, kanıtı teslim anında kaydedin ve tedarikçiye bildirin.
Uygunsuzluğu yalnız serbest metinli bir nota gömmek tekrar eden tedarikçi sorununu ölçmeyi zorlaştırır. Ürün ve olay kaydını NCR/DÖF süreciyle kapatın; kabul, şartlı kabul, yeniden işlem veya iade kararını sorumlu ve gerekçeyle yazın.
krkbos'ta mal kabul nasıl çalışır?
krkbos satın alma siparişindeki kalemler için gelen miktarın girilmesine izin verir. Kısmi teslimatta sipariş “Kısmi” kalır ve bakiye görünür; tamamı geldiğinde kapanır. Kalem bir malzeme kartına bağlıysa kabul edilen miktar stoğa eklenebilir. Alış belgesi ulaştıysa aynı işlemde tedarikçi borcu oluşturma seçeneği vardır.
Parti gerektiren malzemede giriş için lot kaydı açılabilir ve sertifika daha sonra ilgili partiye bağlanabilir. Ancak krkbos mal kabul ekranı otomatik numune planı uygulayan veya kalite sonucuna göre kabul/red kararı veren tam bir kalite kapısı değildir. Fiziksel ayırma, kontrol yöntemi ve yetkili kararını işletme yönetir.
Mal kabul hakkında sık sorulan sorular
Mal kabul ile teslim alma aynı mı?
Teslim alma fiziksel varışı anlatır; mal kabul, geleni sipariş ve kalite şartlarıyla karşılaştırıp kabul edilen miktarı kaydetme sürecidir.
İrsaliye miktarı kadar stok girişi yapılır mı?
Fiziksel sayım veya ölçüm aynı sonucu doğrularsa yapılır. Fark varsa gerçek kabul miktarı kaydedilmeli ve sapma açıklanmalıdır.
Kısmi teslimatta ne yapılır?
Gelen miktar kabul edilir, kalan miktar siparişte açık tutulur ve gerekiyorsa yeni teslim tarihi teyit edilir.
Sertifika ne zaman kaydedilmeli?
En güvenli an mal kabuldür. Belge, üzerinde yazan parti veya lotla eşleştirilmeden ortak klasöre atılmamalıdır.
Uygunsuz malzeme stoğa alınır mı?
Kullanılabilir stokla karıştırılmamalıdır. İşletmenin karantina, iade veya şartlı kabul kuralına göre fiziksel ve dijital olarak ayrılmalıdır.
krkbos uygunsuz malzemeyi otomatik reddeder mi?
Hayır. Kısmi mal kabul ve kayıt desteği vardır; kalite kabul/red kararını otomatik veren bir kapı yoktur.
