Stok Kodu Nedir? Stok Kartı Açma ve Kodlama Rehberi

Depoda aynı malzemeyi üç farklı adla buluyorsanız sorun sayımda başlamamıştır. “18 mm beyaz MDF”, “beyaz MDF 18’lik” ve “MDF-lam beyaz” üç ayrı kayıt gibi görünür; oysa rafta tek malzemedir. Stok kodu, bu karışıklığı bitiren sabit kimliktir. Malzemenin adı zamanla düzeltilebilir, tedarikçisi değişebilir; doğru kurulmuş stok kodu ise aynı kalır.

Stok kodu nedir?

Stok kodu, işletmede takip edilen her malzeme, yarı mamul veya ürün için verilen benzersiz harf-rakam dizisidir. İnsanların ve yazılımın “hangi kalemden söz ediyoruz?” sorusuna tek cevap vermesini sağlar.

Örneğin MDF-BYZ-18 kodu “18 mm beyaz MDF-lam”, VDA-SUN-4X40 kodu “4×40 sunta vidası” için kullanılabilir. Açıklama alanında daha uzun ve okunur bir ad bulunur; kodun görevi bütün bilgiyi taşımak değil, kaydı diğerlerinden ayırmaktır.

Stok kodu ürün adı değildir. Kod kısa ve sabit kimliktir; ad ise çalışanların okuyacağı açıklamadır. Yalnız kodla çalışan sistem anlaşılmaz, yalnız adla çalışan sistem de benzer kayıtları birbirine karıştırır.

Stok kartı nedir?

Stok kartı, bir stok kalemi hakkındaki ana kayıttır. Stok kodu bu kartın yalnız bir alanıdır. Kartta malzemenin adı, temel birimi, türü ve takip için gereken diğer bilgiler bulunur. Giriş, çıkış ve sayım hareketleri bu karta bağlandığı için aynı malzemeye iki kart açmak geçmişi böler.

Tedarikçi, raf yeri, kritik seviye, barkod ve teknik notlar yararlı alanlardır; ancak her işletmede aynı ölçüde gerekli değildir. Önce beş temel alanı temiz kurun, sonra gerçekten kullanacağınız ayrıntıları ekleyin.

Stok kodu neye göre verilir?

İyi bir kodlama düzeni üç özelliğe sahiptir: benzersizdir, tutarlıdır ve değişmeyen bilgilere dayanır. Küçük atölyelerde işe yarayan basit kalıp şudur:

GRUP – TÜR – AYIRT EDİCİ ÖZELLİK

Bu örnekler evrensel standart değildir. Atölyenizde “profil” için herkes PRF diyorsa onu kullanın; başka bir işletmenin sözlüğünü kopyalamayın. Önemli olan aynı kavram için bir gün PRF, ertesi gün PRO yazmamaktır.

Kodlama kuralını nasıl kurarsınız?

1. Önce grupları yazın

   Malzemelerinizi levha, profil, bağlantı elemanı, boya ve ambalaj gibi az sayıda ana gruba ayırın. Başlangıçta onlarca grup açmayın; çalışan hangi grubu seçeceğini düşünüyorsa sözlük fazla ayrıntılıdır.

2. Kısaltma sözlüğü oluşturun

   Beyaz için BYZ, siyah için SYH, paslanmaz için PLS gibi tek karşılığı olan bir liste hazırlayın. Bu liste bir sayfayı geçmemeli ve kart açan herkes aynı listeyi kullanmalıdır.

3. Gerçekten ayıran özelliği seçin

   Vida için çap ve boy, sac için kalınlık ve ebat, boya için renk ve ambalaj ayırt edici olabilir. Stok kararını değiştirmeyen ayrıntıyı koda doldurmayın.

4. Otuz gerçek kalemle deneyin

   Kuralı bütün depoya yaymadan önce sık kullanılan otuz kaleme uygulayın. Kodlar birbirine benziyorsa veya çalışan sürekli sözlüğe bakıyorsa sadeleştirin.

5. Eski kodu yeniden kullanmayın

   Bir malzemeyi artık almıyor olsanız bile kodunu yeni ürüne vermeyin. Eski hareket ve belgeler o kimliğe bağlı kalır; kartı pasif yapmak, kimliği devretmekten daha güvenlidir.

Varyant, birim, barkod ve GTIN aynı şey değildir

Bu kavramlar stok kartı açarken sık karışır:

• Varyant, aynı ürün ailesinin stokta ayrı izlenen seçeneğidir. Beyaz 18 mm MDF ile meşe 18 mm MDF birbirinin yerine kullanılamıyorsa ayrı kart ve ayrı stok kodu gerekir.
• Birim, miktarın nasıl sayıldığını söyler: adet, kilogram, metre, metrekare, levha veya kutu. Kod kimliği, birim ise miktarı belirtir.
• Stok kodu, işletmenin kendi iç düzeni için verdiği kimliktir. Başka bir işletmede aynı kalem farklı kodla izlenebilir.
• GTIN ve barkod, ticari ürünlerin küresel tanımlanması ve okutulması için kullanılır. GS1’in açıklamasına göre GTIN ürünü tanımlayan numara, barkod ise bu numarayı makineyle okunur biçimde taşıyan işarettir.

Her işletme içi stok kodunun GTIN olması veya barkoda basılması gerekmez. Aynı malzemeyi bazen levha, bazen metrekare olarak çıkarıyorsanız önce bir temel birim seçin. Dönüşümü yazılı bir kurala bağlamadan iki birimi aynı karta karıştırmak, sayım farkı üretir. Birim karışıklığının depodaki rakama etkisini stok sayımı ve fire yönetimi yazısında anlattık.

Stok koduna hangi bilgiler yazılmamalı?

Kodun ömrü uzun, aşağıdaki bilgilerin ömrü kısadır. Bu nedenle bunları koda gömmek yerine stok kartının ayrı alanında tutun:

• Tedarikçi adı: aynı malzemeyi yarın başka firmadan alabilirsiniz.
• Raf yeri: depo düzeni değiştiğinde kodu değiştirmek zorunda kalırsınız.
• Alış tarihi veya yıl: malzemenin kimliğiyle giriş hareketini karıştırır.
• Fiyat: sık değişir ve stok kimliğinin parçası değildir.
• Geçici proje adı: aynı malzeme daha sonra başka işte de kullanılabilir.

Tedarikçinin katalog numarası yararlıysa ayrı bir “tedarikçi kodu” alanında saklanmalıdır. Kendi stok kodunuzun görevi tedarikçiyi değil, sizin işletmenizdeki kalemi tanımlamaktır.

Küçük bir atölye örneği

Metal ve ahşabı birlikte kullanan bir atölyede ilk sözlük şöyle kurulabilir: MDF levha malzeme, PRF profil, VDA vida, BYA boya. Renklerde BYZ, SYH ve MSY; malzeme türünde PLS paslanmaz için kullanılır.

Depodaki “40’lık siyah profil” kaydı böylece PRF-KT-4040-2 kodu ve “Siyah kutu profil 40×40×2 mm” adıyla açılır. Raf değişirse yalnız raf alanı güncellenir. Tedarikçi değişirse kod aynı kalır. Aynı profil 3 mm et kalınlığıyla gelirse yeni kart PRF-KT-4040-3 olur; çünkü iki malzeme üretimde birbirinin yerine otomatik kullanılamaz.

Bu kodları ürün reçetelerine bağlayacaksanız kod istikrarı daha da önemlidir. Malzeme listesinin ürünle ilişkisini ürün ağacı ve reçete rehberinde bulabilirsiniz.

En sık yapılan stok kodu hataları

• Her çalışanın kendi kısaltmasını kullanması: aynı malzeme birkaç karta bölünür.
• Aşırı uzun kod yazmak: kod, ürün açıklamasının sıkıştırılmış hâline dönüşür ve kimse doğru giremez.
• Yalnız sıra numarası kullanmak: benzersizdir ama depoda konuşmayı kolaylaştırmaz. Yazılım numarayı zaten üretiyorsa insan için anlamlı kısa bir kod daha yararlı olabilir.
• Varyantları tek kartta toplamak: toplam stok görünür, hangi renk veya ölçünün kaldığı bilinmez.
• Aynı kodu farklı birimlerle kullanmak: beş kutu ile beş adedin aynı sayı gibi görünmesine yol açar.
• Excel’de kodu sayı olarak saklamak: baştaki sıfırlar kaybolabilir. Stok kodu sütununu metin olarak tutun.
• Kodu sonradan topluca değiştirmek: etiket, reçete ve eski belgelerde farklı kimlikler bırakır.

Nereden başlamalısınız?

Bütün depoyu bir günde kodlamayın. Önce en sık kullanılan ve birbirine en çok karışan 20–30 kalemi seçin. Mevcut adları temizleyin, tekrar eden kartları ayırın, grup sözlüğünü deneyin. Bir hafta boyunca mal kabul ve üretim çıkışında kodların gerçekten kullanılıp kullanılmadığını gözleyin.

Düzen oturduğunda kalan malzemeleri ekleyin. Sonraki adım giriş ve çıkışların zamanında kaydedilmesidir; bunun genel çerçevesi atölyeler için stok takibi, okutma tarafı ise barkod ile stok takibi yazısında bulunuyor.

krkbos’ta stok kartı sınırı

krkbos’un mevcut malzeme kartında malzeme adı, birim, başlangıç veya mevcut stok, kritik seviye, tedarikçi ve not alanları bulunur. Ayrı bir stok kodu, barkod ve varyant alanı şu anda yoktur. Malzeme araması ad alanında çalışır.

Stok kodunu bugün kullanmanız gerekiyorsa geçici çözüm olarak kodu adın başına yazabilirsiniz: [MDF-BYZ-18] Beyaz MDF-lam 18 mm. Böylece kodla arama yapılabilir. Bu yöntem ayrı kod alanının yerini tam olarak tutmaz; etiket, barkod veya varyant yönetimi gereken işletmede sınırı baştan bilmek gerekir.

Sık sorulanlar