Proforma fatura, planlanan bir satışın ürün, miktar, fiyat, para birimi, teslim ve ödeme koşullarını satış gerçekleşmeden önce gösteren ön bilgilendirme belgesidir. Görünümü faturaya benzese de Vergi Usul Kanunu kapsamındaki satış faturasının yerini tutmaz ve düzenlenmesi zorunlu bir fatura türü değildir.
Proforma, teklif ve satış faturası arasındaki fark
| Belge | Ana amacı | Ne zaman kullanılır? |
|---|---|---|
| Fiyat teklifi | Satıcının kapsam ve koşul önerisini sunmak | Müşteri seçenekleri değerlendirirken |
| Proforma fatura | Planlanan işlemin fatura benzeri ayrıntılı ön dökümünü vermek | Sipariş, ön ödeme, dış ticaret veya satın alma hazırlığında |
| Satış faturası | Vergi mevzuatına göre gerçekleşen işlemi belgelemek | Teslim veya hizmete ilişkin yasal süre ve koşullarda |
Proforma, satış faturasına dönüştürülen özel bir e-belge değildir. Satış gerçekleştiğinde yasal fatura ayrıca düzenlenir. Proformadaki veriler yeni belgeye aktarılabilir; ancak miktar, fiyat, vergi ve teslim bilgileri güncel işlemle yeniden kontrol edilmelidir.
Proforma faturada hangi bilgiler bulunur?
- Belge başlığı ve numarası: Üzerinde açıkça “Proforma Fatura” yazması ve iç takip numarası
- Taraf bilgileri: Satıcı ve alıcının unvanı, adresi ve iletişim bilgileri
- Tarih ve geçerlilik: Düzenleme tarihi ile teklifin ne zamana kadar geçerli olduğu
- Kalemler: Ürün veya hizmet açıklaması, miktar, birim ve birim fiyat
- Tutarlar: Para birimi, toplam ve uygulanacak vergi veya ek giderlerin nasıl ele alındığı
- Ticari koşullar: Ödeme planı, teslim biçimi, termin, taşıma ve banka bilgisi
- Revizyon: Belge değiştiyse yeni sürüm numarası ve önceki sürümün geçersiz olduğu bilgisi
Rakamlarla basit proforma örneği
| Kalem | Miktar | Birim fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|
| Özel üretim parça | 10 adet | 1.500 TL | 15.000 TL |
| Ambalaj ve hazırlık | 1 hizmet | 1.000 TL | 1.000 TL |
| Ara toplam | — | — | 16.000 TL |
Bu döküme ayrıca “fiyat 10 gün geçerlidir”, “üretim süresi yazılı onaydan sonra 15 iş günüdür” ve “ödeme koşulu tarafların mutabakatına göre uygulanır” gibi açık koşullar eklenebilir. Böylece yalnız rakam değil, teklifin hangi şartlarda geçerli olduğu da görünür.
Proforma fatura ne zaman kullanılır?
Kurumsal satın alma onayı, sipariş öncesi ayrıntılı fiyat dökümü, ön ödeme hazırlığı ve bazı dış ticaret veya gümrük işlemleri yaygın kullanım alanlarıdır. Her gümrük işlemi aynı belgeyi istemez; ilgili işlemde aranan belge ve bilgileri gümrük müşaviri veya resmî işlem sayfasından doğrulayın.
Proforma hazırlarken yapılan hatalar
- Belgenin üzerinde proforma olduğunu açıkça yazmamak
- Fiyatın para birimini ve geçerlilik süresini belirtmemek
- Taşıma, ambalaj ve vergi gibi ek kalemlerin dahil olup olmadığını belirsiz bırakmak
- Revize edilen belgeyi aynı numarayla dolaşımda tutmak
- Proformayı satış faturası, tahsilat makbuzu veya sözleşme yerine kullanmak
Hukuki ve vergisel sınır: Proforma satış faturasının yerini tutmaz. Bununla birlikte belgenin kabulü ve tarafların diğer beyanları sözleşmesel sonuç doğurabilir. GİB'in proforma açıklamasını inceleyin; somut işleminizi mali müşaviriniz ve gerekiyorsa hukukçunuzla değerlendirin.
Sık sorulan sorular
Proforma fatura bağlayıcı mıdır?
“Her durumda bağlayıcıdır” veya “hiçbir zaman bağlamaz” demek doğru değildir. Metindeki koşullar, tarafların kabul biçimi, yazışmalar ve varsa sözleşme birlikte değerlendirilir.
Proforma fatura muhasebeye işlenir mi?
Proforma, VUK kapsamındaki satış faturası değildir ve onun yerine kaydedilmez. Satış, tahsilat veya ön ödeme için düzenlenmesi gereken yasal belgeyi mali müşavirinizle belirleyin.
Proforma numarası vermek gerekir mi?
Yasal satış faturası sıra numarası gibi değerlendirilmez; yine de iç takip numarası ve revizyon kullanmak hangi belgenin geçerli olduğunu göstermeyi kolaylaştırır.
