Tedarikçiye telefonda “50 adet gönder” demek hızlıdır; fakat fiyat, ölçü veya teslim günü tartışıldığında iki tarafın bakacağı ortak bir kayıt bırakmaz. Satın alma siparişi, alınacak mal veya hizmetin ne olduğunu, miktarını, fiyatını ve beklenen teslim şartını numaralı bir belgede sabitler.
Bu belge yalnız büyük fabrikalara ait değildir. Aynı malzemeyi farklı kişiler sipariş ediyor, kısmi teslimatlar geliyor veya faturadaki miktar sık sık kontrol ediliyorsa küçük atölyede de doğrudan işe yarar.
Buradaki belge, müşteriden işletmeye gelen satış siparişi değildir; işletmeden tedarikçiye gider. Müşterinin verdiği siparişi kaydetmek için satış siparişi formu rehberini, tedarikçiye verilecek sipariş için bu yazıyı kullanın.
Satın alma siparişi nedir?
Satın alma siparişi, alıcının seçtiği tedarikçiye belirli kalemleri kararlaştırılan şartlarla sağlama talebini kayda aldığı belgedir. Sık kullanılan İngilizce karşılığı purchase order, kısaltması ise PO'dur. Sipariş numarası; takip, teslim alma ve fatura eşleştirmesinde ortak referans olur.
Millî Eğitim Bakanlığının Satın Alma Yönetimi modülü, satın alma kararından sonra siparişin açılmasını; ardından sipariş takibi, mal kabul ve fatura kontrolünü ayrı adımlar olarak ele alır. Bu ayrım önemlidir: sipariş vermek, malın geldiği veya borcun kesinleştiği anlamına gelmez.
Satın alma siparişinde hangi alanlar olmalı?
| Alan | Neyi netleştirir? |
|---|---|
| Sipariş numarası ve tarihi | Belgenin tekil referansını ve başlangıcını |
| Tedarikçi unvanı ve iletişim | Siparişin kime verildiğini |
| Beklenen teslim tarihi ve yeri | Malzemenin ne zaman, nereye geleceğini |
| Stok kodu, ad ve teknik açıklama | Hangi ürünün istendiğini |
| Miktar ve birim | Adet, kilogram, metre veya paket ayrımını |
| Birim fiyat, KDV ve para birimi | Tutarın hangi kuralla oluştuğunu |
| Ödeme ve teslim şartı | Vade, nakliye ve varsa asgari sipariş koşulunu |
| Kalite/belge şartı | Revizyon, tolerans, lot, sertifika veya test raporu gereğini |
Teknik resimle alınan parçada yalnız parça adı yetmez; resim numarası ve geçerli revizyon da siparişe veya ekine bağlanmalıdır. Eski çizimle üretim riskini teknik resim ve revizyon rehberinde ayrıntılı ele aldık.
Teklif, sipariş, irsaliye ve fatura farkı
| Belge | Temel sorusu | Ne zaman oluşur? |
|---|---|---|
| Teklif | Tedarikçi hangi fiyat ve şartı öneriyor? | Satın alma kararı öncesinde |
| Satın alma siparişi | Alıcı neyi, ne kadar ve hangi şartla istiyor? | Karar verildiğinde |
| İrsaliye / sevk belgesi | Fiziksel olarak ne sevk edildi? | Mal hareketinde |
| Mal kabul kaydı | Ne kadarı teslim alındı ve kontrol edildi? | Teslimatta |
| Fatura | Satıcı hangi teslim veya hizmet için ne kadar alacaklı? | Vergi ve ticari belge düzeninde |
Belgeler aynı sayıyı taşısa bile birbirinin yerine geçmez. Sipariş 100 adet, irsaliye 60 adet ve fatura 100 adet gösteriyorsa “tutar doğru mu?” sorusundan önce “kaç adet kabul edildi?” sorusu çözülmelidir.
Kısmi teslimat satın alma siparişinde nasıl izlenir?
Örnek: 200 kg kaynak teli 28 Ağustos teslimiyle sipariş edildi. Tedarikçi ilk sevkiyatta 120 kg getirdi. Mal kabul kaydı 120 kg olmalı; siparişte 80 kg açık miktar görünmelidir. Kalan teslim için yeni tarih teyit edilir. İlk sevkiyatı 200 kg kabul etmek stok kaydını şişirir; siparişi tamamen kapatmak ise eksik malzemeyi görünmez yapar.
ASCM Supply Chain Dictionary, mal kabul işlevini gelen malzemenin siparişe uygunluk, miktar ve hasar açısından kontrolü ve teslim alma raporunun hazırlanmasıyla birlikte tanımlar. Uygulamadaki adımları mal kabul rehberinde bulabilirsiniz.
En sık yapılan satın alma siparişi hataları
- Birim yazmamak: “50 profil” ifadesi 50 boy, metre veya kilogram anlamına gelebilir.
- Beklenen tarihi boş bırakmak: Sipariş açık kalır ama gecikme ölçülemez.
- Teknik şartı telefon görüşmesine bırakmak: Belge, konuşulan son revizyonu kanıtlayamaz.
- Kısmi teslimatı tam kabul etmek: Sistem stoğu fiziksel raftan fazla gösterir.
- Siparişle borcu aynı anda varsaymak: Mal veya alış belgesi gelmeden tedarikçi hesabını hatalı artırabilir.
- İptal edilen bakiyeyi açık bırakmak: Gerçekte beklenmeyen miktar, gecikmiş sipariş listesinde kalır.
Doğru sipariş, satın almanın yalnız ortasındaki halkadır. Talep, teklif ve kapanış dâhil bütün zincir için 7 adımlı satın alma sürecine bakın.
krkbos'ta satın alma siparişi nasıl çalışır?
krkbos'ta tedarikçi, sipariş ve beklenen teslim tarihi, kalem miktarı, KDV hariç birim fiyat ve KDV oranıyla satın alma siparişi açılır. Sistem sipariş numarası üretir; belge yazdırılabilir veya PDF alınabilir. Teslimatta her kalem için gelen miktar yazılır ve sipariş kısmi ya da tamamlanmış duruma geçer.
Malzeme kartına bağlanan kabul miktarı stoğa eklenebilir. Alış belgesi de geldiyse tedarikçi borcu oluşturma seçeneği kullanılabilir; yalnız irsaliye geldiyse bu seçenek kullanılmadan fiziksel kabul kaydedilebilir. Sipariş açılması tek başına stok veya borç oluşturmaz. krkbos otomatik teklif toplamaz ve teknik şartı kendiliğinden doğrulamaz.
Satın alma siparişi hakkında sık sorulan sorular
Satın alma sipariş numarası neden gerekir?
Teklif, teslimat, mal kabul ve faturayı aynı işleme bağlar; benzer tarihteki siparişlerin karışmasını önler.
PO ne demektir?
İngilizce “purchase order” ifadesinin kısaltmasıdır; Türkçede satın alma siparişi veya satın alma sipariş emri denir.
Satın alma siparişi fatura yerine geçer mi?
Hayır. Sipariş, alıcının talebini ve kararlaştırılan şartı kaydeder; fatura satıcının alacağını gösteren ayrı belgedir.
Fiyat değişirse eski sipariş düzenlenir mi?
Değişikliğin kim tarafından ne zaman onaylandığı izlenmelidir. İşletmenin kuralına göre revizyon veya iptal-yeni sipariş yöntemi kullanılabilir; sessizce eski şartın üstüne yazılmamalıdır.
Kısmi teslimat için yeni sipariş açılır mı?
Genellikle hayır. Gelen miktar mevcut siparişe işlenir, kalan miktar açık tutulur; bakiye iptal edilirse bu karar ayrıca kaydedilir.
krkbos sipariş açınca stoğu artırır mı?
Hayır. Stok, malzeme gerçekten kabul edildiğinde artar. Sipariş oluşturmak yalnız beklenen alımı kaydeder.
