Atölyeniz için ikinci el bir makine parçasını vergi mükellefi olmayan bir kişiden aldınız ya da belge düzenleme yükümlülüğü bulunmayan birine bir defalık iş yaptırdınız. Ortada normal bir satış faturası yok diye ödeme kayıtsız bırakılamaz. İşlemin şartları uygunsa belgeyi satıcı değil, malı veya hizmeti alan işletme düzenler. Bu belgenin adı gider pusulasıdır.
Gider pusulası her masraf için kullanılan genel bir form değildir. Kimden ne alındığı, karşı tarafın belge düzenleme durumu ve işlemin niteliği birlikte değerlendirilir. Bu rehber; “gider pusulası nedir?”, “kim düzenler?”, “nasıl doldurulur?” ve “e-Gider Pusulası 2026'da herkese zorunlu mu?” sorularını güncel resmî metinlerin sınırları içinde yanıtlar.
Gider pusulası nedir?
Gider pusulası, Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesinde düzenlenen ve belirli mal veya hizmet alımlarını belgeleyen ticari belgedir. Kanundaki kapsama giren alıcı; VUK kapsamındaki belgeleri düzenleme zorunluluğu bulunmayan kişiden mal aldığında veya ona iş yaptırdığında belgeyi kendisi düzenler ve muhatabına verir.
Vergiden muaf esnaf için düzenlenen bu belge, o kişi tarafından verilmiş fatura hükmündedir. Buradaki “fatura hükmünde” ifadesi, belgenin her durumda faturayla aynı işlem olduğu anlamına gelmez. Hangi olayda kullanılacağı, tarafların vergi durumu ve ödemenin niteliği belirleyicidir. Faturanın amacı ve alanları için ayrıca fatura örneği rehberini inceleyebilirsiniz.
Kim düzenler?
Normal faturada belgeyi malı satan veya hizmeti veren taraf düzenler. Gider pusulasında yön tersine döner: kanuni şartlar oluştuğunda belgeyi malı ya da hizmeti alan taraf hazırlar. Güncel VUK metninde birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler, defter tutmak zorunda olan serbest meslek erbabı ve çiftçiler düzenleyici taraflar arasında sayılır.
Belgenin muhatabı ise VUK kapsamındaki belgeleri düzenleme zorunluluğu bulunmayan, malı satan veya işi yapan kişidir. Örneğin vergi mükellefi olmayan bir kişiden işletme için ikinci el demirbaş alınması, koşullarına göre bu belgeyi gündeme getirebilir. Buna karşılık düzenli ticari veya mesleki faaliyette bulunan bir kişinin sırf fatura kesmemesi, işlemi kendiliğinden aynı kapsama sokmaz; önce o kişinin belge ve mükellefiyet yükümlülüğü değerlendirilmelidir.
Önce tarafı, sonra belgeyi belirleyin: “Fatura alamadım, bu belgeyi düzenlerim” yaklaşımı güvenli değildir. Satıcının veya hizmet verenin mükellefiyet durumu ile faaliyetin sürekli mi arızi mi olduğu konusunda mali müşavirinizden işlem öncesinde görüş alın.
Hangi durumlarda kullanılır?
Tek bir sektör veya tek bir alış türü için hazırlanmış bir belge değildir. Ortak nokta, malı satan ya da işi yapan tarafın ilgili VUK belgesini düzenleme zorunluluğunun bulunmaması ve alımın bu yolla belgelendirilmesinin uygun olmasıdır.
- Vergiden muaf esnaftan mal veya hizmet alımı: Kanundaki temel kullanım alanıdır.
- Belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan kişiden mal alımı: İşletmenin bir kişiden ikinci el eşya veya ekipman alması gibi işlemler, somut şartlarıyla değerlendirilir.
- Arızi nitelikte hizmet: Hizmeti veren kişinin faaliyeti sürekli değilse ve başka bir belge düzenleme yükümlülüğü doğmuyorsa bu belge gündeme gelebilir.
- İdari düzenlemelerle uygun görülen işlemler: VUK'un yanı sıra güncel tebliğ, sirküler ve özel durumlar sonucu etkileyebilir.
Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçilerden alınan mallar için müstahsil makbuzu gibi farklı belge düzenleri bulunduğundan, bu işlemler aynı genel tanım içinde değerlendirilmez. İşlemin adı benziyor diye belge türlerini birbirinin yerine kullanmayın.
Belgede hangi bilgiler bulunur?
İnternetteki bir gider pusulası örneği yalnız görünüşü gösterir; geçerli kaydı oluşturan şey alanların işlemle uyumlu ve eksiksiz doldurulmasıdır. VUK'un güncel metnine göre kâğıt belgede aşağıdaki çekirdek bilgiler bulunur:
| Alan | Ne yazılır? | Sık hata |
|---|---|---|
| Düzenleyen | Malı veya hizmeti alan işletmenin adı/unvanı ve adresi | Şube veya ticari unvan bilgisini eksik bırakmak |
| Muhatap | Malı satan ya da işi yapan kişinin adı, soyadı ve adresi | Yalnız telefon veya takma ad yazmak |
| İşin mahiyeti | Yapılan hizmetin açık ve ayırt edilebilir tanımı | “Hizmet bedeli” gibi belirsiz açıklama kullanmak |
| Mal bilgisi | Cins, tür, miktar ve bedel | “Muhtelif malzeme” deyip miktarı belirtmemek |
| İş ücreti / bedel | Kararlaştırılan brüt bedel ve varsa ilgili kesintiler | Ödenen net tutarı tek başına yazmak |
| Tarih | Belgenin düzenlendiği tarih | Ödeme, teslim ve belge tarihlerini karıştırmak |
| Seri ve sıra numarası | Belgenin izlenmesini sağlayan numara | Numarasız veya tekrar eden belge kullanmak |
| Nüsha ve teslim | İki nüsha düzenlenir; bir nüsha muhataba verilir | İkinci nüshayı veya teslim izini saklamamak |
Kâğıt belge ile e-Gider Pusulasının zorunlu alanları tamamen aynı sunumda değildir. Elektronik belgede bunlara ek olarak düzenleme saati ve dakikası, belge numarası, tarafların TCKN/VKN bilgileri, vergi ve diğer kesinti tutarları ile GİB'in belirlediği tarihten itibaren karekod veya barkod gibi teknik alanlar bulunur.
Nasıl doldurulur?
Gider pusulası nasıl doldurulur? sorusunun güvenli yanıtı, önce belge şartını doğrulamak ve sonra işlemi gerçeğiyle aynı sırada kaydetmektir:
- Muhatabın belge durumunu doğrulayın
Karşı tarafın fatura, serbest meslek makbuzu veya başka bir VUK belgesi düzenlemesi gerekip gerekmediğini kontrol edin. Bu belge, düzenlenmesi gereken başka bir belgenin kolay alternatifi değildir.
- İşlemi açıkça tarif edin
Malın cinsini, türünü, miktarını veya yapılan işin mahiyetini yazın. Sonradan belgeyi gören kişi ne alındığını başka bir kayda bakmadan anlayabilmelidir.
- Taraf bilgilerini eksiksiz girin
Düzenleyen işletme ile malı satan veya işi yapan kişinin ad/unvan ve adres bilgilerini ayırın. Elektronik belgede gerekli kimlik ve vergi bilgilerini de ilgili alanlara girin.
- Brüt bedel, kesinti ve net ödemeyi ayırın
İşleme uygulanacak vergi veya kesinti varsa brüt bedeli silerek yalnız net ödemeyi yazmayın. Oranı ezberden seçmek yerine güncel uygulamayı mali müşavirinizle doğrulayın.
- Tarih ve belge numarasını kontrol edin
Malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarih ile düzenleme süresi arasındaki ilişkiyi kontrol edin; seri ve sıra numarasını tekrar kullanmayın.
- Nüshayı teslim edip kaydı saklayın
Kâğıt belgede muhataba verilecek nüshayı ayırın ve imza/teslim düzenini tamamlayın. e-Gider Pusulasında genel yöntemin gerektirdiği ıslak imzalı çıktıyı ve elektronik belgeyi birlikte saklayın; yalnız GİB'in belirlediği alternatif kimlik doğrulama kapsamındaysanız o usulü uygulayın.
Yedi günlük düzenleme süresi
VUK'un 234. maddesine göre gider pusulası, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre içinde düzenlenmeyen belge, kanun bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır. Bu nedenle ay sonunda bütün işlemleri topluca geriye dönük belgelemek güvenli bir yöntem değildir.
İşletme içinde basit bir kontrol kurun: teslim veya hizmet tarihi kayda girildiğinde belge için son günü de görünür hâle getirin. Hafta sonu, resmî tatil, ödeme tarihi veya sözleşme tarihi gibi ayrıntıların süreye etkisini somut işleminiz için mali müşavirinizle doğrulayın; belgeyi son güne bırakmamak en düşük riskli uygulamadır.
Banka dekontu gider pusulası yerine geçer mi?
Tek başına “ödemeyi bankadan yaptım” demek her olayda yeterli değildir. Güncel VUK 234, mal veya hizmet bedelinin kanuni düzenleme süresi içinde satıcıya veya işi yapana banka, yetkilendirilmiş ödeme kuruluşu ya da PTT aracılığıyla ödenmesi hâlinde, bu kurumların düzenlediği belgelerin belirli şartlarla gider pusulası yerine geçebileceğini düzenler. Banka veya ödeme belgesinin kanunda aranan bilgileri taşıması ve işlemin kapsama uygun olması gerekir.
Ayrıca tüketicinin iade ettiği mallar ve bazı kamu kurumu işlemleri için kanunda ayrı ikame belge hükümleri vardır. Eski tarihli internet yazılarında “banka dekontu hiçbir zaman geçmez” veya “her dekont yeterlidir” şeklinde iki zıt genellemeyle karşılaşabilirsiniz. İkisi de güncel metindeki şartları yok sayar. Dayanağı GİB'in güncel Vergi Usul Kanunu metninden kontrol edin.
Brüt bedel, kesintiler ve net ödeme
“Gider pusulası hesaplama” için bütün işlemlerde kullanılabilecek tek bir stopaj veya KDV oranı yoktur. Vergisel sonuç; ödemeyi alan kişinin statüsüne, mal veya hizmetin türüne, faaliyetin devamlılığına ve ilgili gelir/kurumlar vergisi ile KDV hükümlerine göre değişebilir.
Brüt bedel, belgelenen malın veya işin kesintilerden önceki bedelidir. Net ödeme ise yalnız mevzuata göre muhataptan kesilmesi gereken tutarlar varsa bunlar dikkate alındıktan sonra oluşur. KDV'nin hesaplanıp hesaplanmayacağı ile stopajın uygulanıp uygulanmayacağı ayrı ayrı ve işlem bazında belirlenir.
Asıl mesele formül değil, “uygulanması gereken” kısmıdır. Örneğin internette gördüğünüz bir gider pusulası stopaj oranını farklı bir mal veya hizmet alımına kopyalamak yanlış beyan ve eksik ödeme riski doğurabilir. Belgeyi düzenlemeden önce işlemin vergi türünü ve oranını mali müşavirinizle belirleyin; güncel oranı resmî kaynaktan teyit edin.
Hesaplama sınırı: Bu yazı vergi hesabı veya müşavirlik hizmeti değildir. Örnek alanlar, belirli bir işlem için stopaj ya da KDV uygulanacağı anlamına gelmez.
e-Gider Pusulası nedir?
e-Gider Pusulası, kâğıt biçimden farklı bir belge türü değil; aynı hukuki niteliğe sahip elektronik biçimdir. Belge elektronik ortamda oluşturulur, geçerli yöntemle muhatabına iletilir, muhafaza edilir ve GİB'e iletilir veya raporlanır.
Genel yöntemde en az bir kâğıt çıktı alınır ve muhataba ıslak imzalatılır. Elektronik imzalı belge ile ıslak imzalı örnek düzenleyen tarafından mevzuattaki muhafaza ve ibraz düzenine uygun şekilde saklanır. GİB'in belirlediği mükellefler için, yayımlanan usul ve esaslara göre elektronik kimlik doğrulama alternatif olabilir. Bu nedenle e-Gider Pusulasını her durumda “tamamen kâğıtsız” bir süreç olarak anlatmak doğru değildir.
509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre gönüllü olarak uygulamaya katılmak isteyen mükellefin e-Fatura uygulamasına dâhil olması, teknik hazırlığını tamamlaması ve uygun yöntemle başvurması gerekir. Teknik dosya üretmek veya Excel'de aynı alanları yazmak, kendi başına e-Gider Pusulası düzenlemek değildir.
Elektronik belgenin güncel alanları ve teknik şartları için GİB'in 509 Sıra No.lu Tebliğ konsolide metnindeki IV.6 bölümüne bakın. e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki temel ayrımı ise e-Fatura ve e-Arşiv rehberinde bulabilirsiniz.
2026'da elektronik belge zorunluluğu kimleri kapsıyor?
e-Gider Pusulası zorunluluğu 2026 için “bütün işletmeler geçmek zorunda” şeklinde genel bir kural yoktur. Güncel 509 Sıra No.lu Tebliğ'e göre GİB; analiz veya inceleme sonucunda belirlediği mükellef ya da mükellef gruplarına, faaliyet, sektör ve cirodan bağımsız olarak yazılı bildirimle geçiş zorunluluğu getirebilir. Hazırlık için en az üç ay süre verilir.
Kendisine böyle bir yazılı bildirim yapılmayan mükellefler bakımından uygulama, Tebliğ'de açıklanan şartlarla gönüllüdür. Dolayısıyla yalnız ciroya, sektöre veya internetteki bir listeye bakarak zorunluluk kararı vermeyin. GİB bildiriminizi, e-Belge durumunuzu ve mali müşavirinizin değerlendirmesini birlikte kontrol edin.
Fatura ve masraf formuyla farkları
Üç belge de harcamayla ilişkilendirilebilir; fakat aynı işi yapmaz:
| Belge | Temel amaç | Kim düzenler? | Birbirinin yerine geçer mi? |
|---|---|---|---|
| Fatura | Mal veya hizmet satışını VUK kapsamında belgelemek | Kural olarak satıcı veya hizmeti veren | Her belgenin kullanım şartı farklıdır |
| Gider pusulası | Belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan muhataptan yapılan uygun alımı belgelemek | Malı veya hizmeti alan taraf | Yalnız kanundaki şartlarda kullanılır |
| Masraf formu | Çalışanın veya işletme içindeki kişinin yaptığı masrafı yönetime bildirmek ve eklerini toplamak | Masrafı yapan kişi veya işletme | Resmî vergi belgesinin ya da faturanın yerine geçmez |
Örneğin çalışan iş için yol masrafı yaptıysa iç onay sürecinde masraf bildirim formu kullanılabilir; fakat forma bir tutar yazmak, dayanak vergi belgesini kendiliğinden oluşturmaz. Ön muhasebe ile resmî muhasebenin görev sınırını ön muhasebe nedir rehberinde açıklıyoruz.
En sık yapılan hatalar
- Her belgesiz harcamayı aynı belgeyle kapatmak: Önce karşı tarafın başka belge düzenleme yükümlülüğü olup olmadığı araştırılmalıdır.
- Yedi günlük süreyi kaçırmak: Ay sonunu beklemek belgenin hiç düzenlenmemiş sayılması riskini doğurur.
- İşlemi belirsiz yazmak: “Malzeme” veya “hizmet” tek başına ne alındığını açıklamaz.
- Brüt ve net tutarı karıştırmak: Kesinti varsa bedel, kesinti ve ödeme ayrı izlenmelidir.
- İnternetten oran kopyalamak: Stopaj ve KDV sonucu işlemin niteliğine göre değişebilir.
- Dekontu koşulsuz yeterli sanmak: Süre, ödeme kanalı, gerekli bilgiler ve kanuni kapsam birlikte aranır.
- Excel dosyasını e-Belge saymak: Elektronik belgenin teknik format, iletim, muhafaza ve raporlama şartları vardır.
- Masraf formuyla karıştırmak: İç bildirim formu, VUK belgesinin yerini tutmaz.
Uygulanabilir kontrol listesi
- Karşı tarafın belge düzenleme durumunu öğrenin
Vergi mükellefiyeti ve faaliyetin niteliği netleşmeden belge türünü seçmeyin.
- Doğru belgeyi mali müşavirinizle teyit edin
Fatura, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu veya gider pusulasından hangisinin gerektiğini belirleyin.
- Teslim/hizmet tarihini kaydedin
Yedi günlük son düzenleme gününü görünür hâle getirin.
- İşlem ve taraf alanlarını eksiksiz doldurun
Belirsiz açıklama yerine miktar, tür, bedel ve işin mahiyetini yazın.
- Vergi hesabını güncel kaynakla kontrol edin
Brüt bedel, kesinti ve net ödeme arasındaki ilişkiyi doğrulayın.
- Belgeyi ödeme ve iç masraf kaydıyla eşleştirin
Resmî belgeyi, banka/kasa hareketini ve işletme içi onayı birbirinden ayırarak saklayın.
Sağlam süreç “hangi formu indireyim?” sorusuyla değil, “bu işlemde belgeyi kim düzenlemek zorunda?” sorusuyla başlar. Doğru belge seçildikten sonra masrafı, ödemeyi ve muhasebe kaydını aynı işlem referansıyla eşleştirmek sonradan açıklanamayan giderleri azaltır.
Belge düzeni ile gider takibini birbirinden ayırın
Resmî gider pusulasını veya e-Gider Pusulasını mali müşavirinizin yönlendirdiği geçerli belge sisteminde düzenleyin. krkbos bu resmî belgeleri oluşturmaz. Doğru belge hazırlandıktan sonra işletme içindeki harcamayı ve her ay tekrar eden sabit giderleri krkbos'ta kaydedip izleyebilirsiniz.
Bu ayrım iki kaydın da anlaşılır kalmasını sağlar: resmî belgenin vergi ve muhafaza sorumluluğu kendi sisteminde, işletme içindeki para çıkışının takibi ise günlük ön muhasebe düzeninde yürür. İşletme tarafındaki kapsamı gelir gider takip programı sayfasında inceleyin.
Sınırı açık: Bir harcamayı krkbos'a kaydetmek, gider pusulasını ya da başka bir VUK belgesini düzenlemiş olmak anlamına gelmez.
Sık sorulanlar
Gider pusulası nedir?
Gider pusulası, kanundaki şartlar oluştuğunda belge düzenleme zorunluluğu bulunmayan kişiden alınan mal veya hizmeti, alıcı tarafın düzenleyerek belgelediği VUK belgesidir.
Gider pusulasını alıcı mı satıcı mı düzenler?
Gider pusulasını malı veya hizmeti alan taraf düzenler; malı satan ya da işi yapan muhataba bir nüsha verir. Normal faturadaki düzenleme yönünün tersidir.
Gider pusulası kaç gün içinde düzenlenir?
Malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en fazla yedi gün içinde düzenlenir. Süresinde düzenlenmeyen belge, VUK bakımından hiç düzenlenmemiş sayılır.
Banka dekontu gider pusulası yerine geçer mi?
Belirli işlemlerde; ödeme kanuni süre içinde satıcıya veya işi yapana banka, yetkili ödeme kuruluşu ya da PTT üzerinden yapılmışsa ve belge gerekli bilgileri taşıyorsa ikame mümkün olabilir. Her dekontun koşulsuz olarak yeterli olduğu söylenemez.
e-Gider Pusulası 2026'da herkese zorunlu mu?
Hayır. GİB'in yazılı bildirimle zorunluluk getirdiği mükellefler geçmek zorundadır; diğer mükellefler güncel Tebliğ'deki katılım şartlarıyla gönüllü olarak uygulamaya dâhil olabilir.
Gider pusulasında stopaj oranı kaçtır?
Bütün gider pusulalarına uygulanabilecek tek bir oran yoktur. Oran ve vergi türü, ödeme yapılan kişi ile mal veya hizmetin niteliğine göre değerlendirilmelidir; güncel sonucu mali müşavirinizden doğrulayın.
Masraf bildirim formu gider pusulası yerine geçer mi?
Hayır. Masraf formu işletme içi bildirim ve onay kaydıdır. Fatura, gider pusulası veya işleme uygun başka bir resmî belgenin yerine geçmez.
